Lägstanivå för miljöledningssystem
Publicerad 27 oktober 2017
Vi överväger att börja ställa krav på miljöledningssystem vid våra ramavtalsupphandlingar. Detta skulle då ställas som ett krav på leverantören vid kvalificeringen. Vi avser inte att ställa krav på certifiering eftersom det vi främst upphandlar är intellektuella tjänster.
Vår tanke är att vi genom att ställa krav på miljöledning kan säkerställa att leverantörerna på generell nivå arbetar för att begränsa sin miljöpåverkan. Eftersom vi som myndighet har ambitioner gällande hållbarhetsfrågor framstår det som rimligt att våra ambitioner även ska omfatta även den upphandlade delen av verksamheten.
Vår fråga är nu hur vi kan ställa ett effektivt krav på att leverantören ska ha "fungerande miljöledning" i sin verksamhet. För att det alls ska vara meningsfullt att ställa detta krav behöver upphandlarna på grundval av leverantörens dokumentation kunna skilja mellan "fungerande" och "icke-fungerande" miljöledning. I klartext skulle det handla om att på basis av insänd dokumentation med hjälp av fastställda kriterier kunna göra bedöma det som sannolikt att en viss leverantörs miljöledningssystem används i verksamheten och inte är någon "pappersprodukt".
Vi noterar att krav på miljöledningssystem, även utan certifiering, ställs av andra aktörer.
Vi har dock inte förstått det som att detta krav skulle ha mer än symbolisk betydelse i den faktiska kvalificeringen. Att som leverantör upprätta ett statiskt dokument med fina formuleringar skulle med den utgångspunkten kunna fungera, åtminstone första gången leverantören lämnar anbud i myndighetens upphandlingar. Om leverantören sedan vill delta i en ny upphandling skulle det förstås bli svårt att återanvända exakt samma material. Arbetet med "ständig förbättring" förväntas ju över tid ha lett till förbättrad prestanda.
Vår tanke är att vi genom att ställa krav på miljöledning kan säkerställa att leverantörerna på generell nivå arbetar för att begränsa sin miljöpåverkan. Eftersom vi som myndighet har ambitioner gällande hållbarhetsfrågor framstår det som rimligt att våra ambitioner även ska omfatta även den upphandlade delen av verksamheten.
Vår fråga är nu hur vi kan ställa ett effektivt krav på att leverantören ska ha "fungerande miljöledning" i sin verksamhet. För att det alls ska vara meningsfullt att ställa detta krav behöver upphandlarna på grundval av leverantörens dokumentation kunna skilja mellan "fungerande" och "icke-fungerande" miljöledning. I klartext skulle det handla om att på basis av insänd dokumentation med hjälp av fastställda kriterier kunna göra bedöma det som sannolikt att en viss leverantörs miljöledningssystem används i verksamheten och inte är någon "pappersprodukt".
Vi noterar att krav på miljöledningssystem, även utan certifiering, ställs av andra aktörer.
Vi har dock inte förstått det som att detta krav skulle ha mer än symbolisk betydelse i den faktiska kvalificeringen. Att som leverantör upprätta ett statiskt dokument med fina formuleringar skulle med den utgångspunkten kunna fungera, åtminstone första gången leverantören lämnar anbud i myndighetens upphandlingar. Om leverantören sedan vill delta i en ny upphandling skulle det förstås bli svårt att återanvända exakt samma material. Arbetet med "ständig förbättring" förväntas ju över tid ha lett till förbättrad prestanda.
Jens Thulin
Publicerad 27 oktober 2017
Hej!
Tack för era frågor!
Generella krav på miljöledningssystem
I nya lagen om offentlig upphandling (LOU) är möjligheterna större att kräva att leverantörer har ett miljöledningssystem än vad fallet var i gamla LOU men samtidigt gäller även fortsättningsvis att det måste finnas en koppling mellan uppställda krav och det som upphandlas och proportionalitetsprincipen. Så är även fallet med miljöledningssystem. Man bör alltså ställa sig frågan om det finns någon koppling mellan tjänsten (kontraktsföremålet) som ska upphandlas och kravet på ett miljöledningssystem. Den kopplingen behöver i och för sig inte tolkas snävt men den bör ändå vara tydlig.
En koppling mellan kontraktsföremålet och miljöledningssystemet behövs oavsett om man avser att ställa krav på att miljöledningssystemet ska vara certifierat (ett intyg) av en tredje part (ett oberoende organ) enligt vad som anges i 15 kap. 15 § LOU eller om man avstår från att kräva ett intyg från ett oberoende organ.
En annan aspekt när det gäller att ställa krav i offentlig upphandling är att krav och villkor måste vara proportionerliga. Ett krav på miljöledningssystem för att få leverantören att arbeta med ett övergripande generellt miljöarbete måste ställas i relation till kontraktsföremålet (tjänsten i detta fall) och hur tjänsten kan tas fram och genomföras på ett tillräckligt miljöanpassat vis. Det betyder i sammanhanget att det kan vara oproportionerligt att ställa krav på leverantören som innebär att leverantören måste genomföra åtgärder som går långt utöver vad som krävs för att kunna utföra tjänsten när en miljöanpassning av den upphandlade tjänsten skulle kunna uppnås med mindre ingripande åtgärder från leverantörens sida.
Det finns självklart fall då det är motiverat med krav på ett ”generellt” miljöledningssystem. I gamla LOU nämndes byggentreprenader som ett exempel på när det var motiverat med ett krav på ett miljöledningssystem intygat av en tredje part.
Övergripande mål bör reflekteras i inköpsarbetet
När det gäller att sträva efter ett mer hållbart inköpsarbete och mer hållbara upphandlingar så instämmer vi i att de ambitioner en organisation har på området även bör ha genomslag i inköpsarbetet, upphandlingarna och i avropen från ramavtal samt i uppföljningarna. Att arbeta strategiskt med inköp innebär bland annat att övergripande mål bör reflekteras i inköpsarbetet där det är adekvat.
Regeringen har tagit fram den Nationella upphandlingsstrategin som bland annat innehåller ett mål om miljöanpassning med mera. Upphandlingsstrategin vänder sig främst till företrädare för de statliga myndigheterna. Avsikten med upphandlingsstrategin är att även andra upphandlande myndigheter och enheter ska ta fram styrande dokument för att förverkliga inriktningsmålen och regeringens mål med den offentliga upphandlingen i sina verksamheter.
Miljöledningssystem utan intyg från ett oberoende organ
Det finns utrymme att ställa krav på ledningssystem för miljöarbete utan att dessa system är intygade av en oberoende tredje part. Det utrymmet finns inom ramen för 15 kap. 11 § punkten 8 LOU. Upphandlande myndigheten har möjlighet att som en del av kvalificeringen av leverantören utreda de ”… miljöskyddsåtgärder leverantören… kan vidta vid fullgörande av kontraktet...”.
Fortfarande bör man som upphandlande myndighet ställa krav som är verksamma och proportionerliga och ha anknytning till kontraktsföremålet och så vidare. För att åstadkomma det så bör man därför, när man ställer krav på ett miljöledningssystem utan att samtidigt kräva ett intyg från en oberoende tredje part, beskriva vilka moment eller rutiner som ett sådant system minst ska innehålla.
Verksamma och inte bara symboliska krav
De moment eller rutiner som den upphandlande myndigheten ställer som krav bör sålunda ha koppling till kontraktsföremålet och inte vara oproportionerliga. Inom ramen för detta ligger även att det inte kan vara orimligt att anta att de moment och rutiner man ställer som krav kommer att leda i riktning mot avsedda effekter. Upphandlande myndighet kan då beskriva vilka miljöaspekter som ett sådant system minst ska hantera, här kan kopplingen till de största miljöaspekterna för kontraktsföremålet hanteras. Inom ramen för ”att leda i riktning mot avsedda effekter” ligger även att miljöledningssystemet bör innehålla moment och rutiner som innebär exempelvis att det finns målsättning och uppföljning av mål, hantering av avvikelser samt någon form av kunskapsöverföring för att hantera de aktuella miljöaspekterna och rutinerna samt krav på dokumentation.
Därutöver bör den upphandlande myndigheten inkludera ett kontraktsvillkor i upphandlingsdokumenten som ger den upphandlande myndigheten möjlighet att göra uppföljningar under avtalstiden. Uppföljningar skulle kunna inkludera en samverkan mellan upphandlande myndighet och leverantör med syfte att minska de största miljöaspekterna. I kontraktsvillkoren bör då ingå sanktioner om det skulle visa sig att leverantören inte följer kraven eller inte samverkar. Ställer man upp sanktionsmöjligheter ska man använda sig av dessa då det är påkallat. Att genomföra det man angett i upphandlingsdokumenten är viktigt för att upprätthålla likabehandlingen av leverantörer och i förlängningen även avseende likabehandlingen av potentiella anbudsgivare.
Läs mer
Hur man kan ställa hållbarhetskrav och mer allmänt om att ställa krav på miljöledningssystem kan man se på vår webbplats.
Källhänvisningar
Lycka till och med vänlig hälsning
Tack för era frågor!
Generella krav på miljöledningssystem
I nya lagen om offentlig upphandling (LOU) är möjligheterna större att kräva att leverantörer har ett miljöledningssystem än vad fallet var i gamla LOU men samtidigt gäller även fortsättningsvis att det måste finnas en koppling mellan uppställda krav och det som upphandlas och proportionalitetsprincipen. Så är även fallet med miljöledningssystem. Man bör alltså ställa sig frågan om det finns någon koppling mellan tjänsten (kontraktsföremålet) som ska upphandlas och kravet på ett miljöledningssystem. Den kopplingen behöver i och för sig inte tolkas snävt men den bör ändå vara tydlig.
En koppling mellan kontraktsföremålet och miljöledningssystemet behövs oavsett om man avser att ställa krav på att miljöledningssystemet ska vara certifierat (ett intyg) av en tredje part (ett oberoende organ) enligt vad som anges i 15 kap. 15 § LOU eller om man avstår från att kräva ett intyg från ett oberoende organ.
En annan aspekt när det gäller att ställa krav i offentlig upphandling är att krav och villkor måste vara proportionerliga. Ett krav på miljöledningssystem för att få leverantören att arbeta med ett övergripande generellt miljöarbete måste ställas i relation till kontraktsföremålet (tjänsten i detta fall) och hur tjänsten kan tas fram och genomföras på ett tillräckligt miljöanpassat vis. Det betyder i sammanhanget att det kan vara oproportionerligt att ställa krav på leverantören som innebär att leverantören måste genomföra åtgärder som går långt utöver vad som krävs för att kunna utföra tjänsten när en miljöanpassning av den upphandlade tjänsten skulle kunna uppnås med mindre ingripande åtgärder från leverantörens sida.
Det finns självklart fall då det är motiverat med krav på ett ”generellt” miljöledningssystem. I gamla LOU nämndes byggentreprenader som ett exempel på när det var motiverat med ett krav på ett miljöledningssystem intygat av en tredje part.
Övergripande mål bör reflekteras i inköpsarbetet
När det gäller att sträva efter ett mer hållbart inköpsarbete och mer hållbara upphandlingar så instämmer vi i att de ambitioner en organisation har på området även bör ha genomslag i inköpsarbetet, upphandlingarna och i avropen från ramavtal samt i uppföljningarna. Att arbeta strategiskt med inköp innebär bland annat att övergripande mål bör reflekteras i inköpsarbetet där det är adekvat.
Regeringen har tagit fram den Nationella upphandlingsstrategin som bland annat innehåller ett mål om miljöanpassning med mera. Upphandlingsstrategin vänder sig främst till företrädare för de statliga myndigheterna. Avsikten med upphandlingsstrategin är att även andra upphandlande myndigheter och enheter ska ta fram styrande dokument för att förverkliga inriktningsmålen och regeringens mål med den offentliga upphandlingen i sina verksamheter.
Miljöledningssystem utan intyg från ett oberoende organ
Det finns utrymme att ställa krav på ledningssystem för miljöarbete utan att dessa system är intygade av en oberoende tredje part. Det utrymmet finns inom ramen för 15 kap. 11 § punkten 8 LOU. Upphandlande myndigheten har möjlighet att som en del av kvalificeringen av leverantören utreda de ”… miljöskyddsåtgärder leverantören… kan vidta vid fullgörande av kontraktet...”.
Fortfarande bör man som upphandlande myndighet ställa krav som är verksamma och proportionerliga och ha anknytning till kontraktsföremålet och så vidare. För att åstadkomma det så bör man därför, när man ställer krav på ett miljöledningssystem utan att samtidigt kräva ett intyg från en oberoende tredje part, beskriva vilka moment eller rutiner som ett sådant system minst ska innehålla.
Verksamma och inte bara symboliska krav
De moment eller rutiner som den upphandlande myndigheten ställer som krav bör sålunda ha koppling till kontraktsföremålet och inte vara oproportionerliga. Inom ramen för detta ligger även att det inte kan vara orimligt att anta att de moment och rutiner man ställer som krav kommer att leda i riktning mot avsedda effekter. Upphandlande myndighet kan då beskriva vilka miljöaspekter som ett sådant system minst ska hantera, här kan kopplingen till de största miljöaspekterna för kontraktsföremålet hanteras. Inom ramen för ”att leda i riktning mot avsedda effekter” ligger även att miljöledningssystemet bör innehålla moment och rutiner som innebär exempelvis att det finns målsättning och uppföljning av mål, hantering av avvikelser samt någon form av kunskapsöverföring för att hantera de aktuella miljöaspekterna och rutinerna samt krav på dokumentation.
Därutöver bör den upphandlande myndigheten inkludera ett kontraktsvillkor i upphandlingsdokumenten som ger den upphandlande myndigheten möjlighet att göra uppföljningar under avtalstiden. Uppföljningar skulle kunna inkludera en samverkan mellan upphandlande myndighet och leverantör med syfte att minska de största miljöaspekterna. I kontraktsvillkoren bör då ingå sanktioner om det skulle visa sig att leverantören inte följer kraven eller inte samverkar. Ställer man upp sanktionsmöjligheter ska man använda sig av dessa då det är påkallat. Att genomföra det man angett i upphandlingsdokumenten är viktigt för att upprätthålla likabehandlingen av leverantörer och i förlängningen även avseende likabehandlingen av potentiella anbudsgivare.
Läs mer
Hur man kan ställa hållbarhetskrav och mer allmänt om att ställa krav på miljöledningssystem kan man se på vår webbplats.
Källhänvisningar
- lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – nya LOU
- lag (2007:1091) om offentlig upphandling (gamla LOU) – gamla LOU.
Lycka till och med vänlig hälsning
Jens
03 november 2017
Fråga oss!
Våra öppettider gäller endast på helgfria dagar. På grund av en stor mängd inkomna frågor har vi just nu längre svarstider i Frågeportalen.