Om offentlighetsprincipen och vad den innebär i offentlig upphandling

När en handling har anlänt till en upphandlande organisation, till exempel genom att en upphandlare har fått tillgång till den genom att den har skickats in via e-post, så har handlingen "kommit in".  

Det spelar ingen roll om den upphandlande organisationen eller dess företrädare faktiskt har öppnat, läst eller på annat sätt tagit del av innehållet i handlingen. Bedömningen påverkas inte heller av om handlingen har skickats till upphandlarens personliga e-postadress, utan vad som är avgörande är om handlingen rör organisationens verksamhet, till exempel en pågående upphandling.  

Även handlingar som aldrig har efterfrågats av den upphandlande organisationen i en upphandling är handlingar i tryckfrihetsförordningens mening. Det viktiga i sammanhanget är inte om den upphandlande organisationen har bett om att få ta del av handlingen, utan om handlingen faktiskt kommit in till organisationen. Det innebär att även information som leverantörer skickar oombedda ofta är allmänna handlingar, även om de kanske inte ska anses utgöra en del av leverantörens anbud.  

Enligt lagens definition av vad som har kommit in till en upphandlande organisation skulle man kunna tro att anbud anses inkomna i samma stund som de lämnas in. Det skulle i sin tur innebära att någon kan begära att få ta del av anbuden innan anbudstiden gått ut och anbuden har öppnats.

Det finns en särskild undantagsregel i tryckfrihetsförordningen som säger att just anbud inte ska anses ha kommit in före tidpunkten för anbudsöppning. Det innebär att anbud som har skickats till den upphandlande organisationen och kanske har lagts i en särskild låda, i lagens mening inte anses ha kommit in till organisationen förrän det är dags för anbudsöppning. Före denna tidpunkt är organisationen inte skyldig att lämna ut anbuden, eftersom de inte är allmänna handlingar. Att anbuden inte är allmännas och därför inte får lämnas ut ska däremot inte blandas ihop med bestämmelserna om absolut sekretess, som bland annat råder innan tilldelningsbeslutet har meddelats. Läs mer om denna situation i avsnittet Den absoluta anbudssekretessen.

En handling är som huvudregel "upprättad" när den har expedierats, det vill säga skickats till någon utanför den upphandlande organisationen. Dokument som däremot skickas internt blir inte expedierade, och är därför inte heller upprättade. På motsvarande sätt är en handling inte expedierad om den skickas till någon som utför ett uppdrag för organisationen.  

Detta innebär att upphandlingsdokument enligt huvudregeln blir allmänna först när upphandlingen publiceras. Det är därför som regel inte möjligt att begära ut delar av ett upphandlingsunderlag, till exempel upphandlingsdokument eller avtalsutkastet, innan upphandlingen har publicerats, eftersom dessa ännu inte är allmänna.

Det finns situationer när en handling anses upprättad, trots att handlingen inte har expedierats. Exempelvis blir handlingar som hör till ett visst ärende allmänna när ärendet avslutas eller i vissa fall när handlingarna på annat sätt har färdigställts, även om handlingarna aldrig har expedierats. Syftet med det är att även handlingar som aldrig lämnar en upphandlande organisation ska kunna bli tillgängliga för var och en inom ramen för offentlighetsprincipen.  

Ett upphandlingsärende anses vanligtvis avslutat när ett tilldelningsbeslut har fattats. Det innebär att de handlingar som hör till upphandlingen och som varken har skickats ut eller kommit in till den upphandlande organisationen, då kan bli allmänna handlingar. Exempelvis kan olika former av protokoll som upprättats internt hos den upphandlande organisationen (och därför aldrig kommer in) bli allmänna först när upphandlingen har avslutats, eftersom de som huvudregel inte skickas ut innan dess. Vilka handlingar som i slutändan blir allmänna handlingar måste avgöras från fall till fall.