Krav på leverantören och grund för uteslutning

När det gäller krav på leverantören består prövningen av leverantören av två moment:

1. Uteslutning av leverantör: obligatoriska och frivilliga uteslutningsgrunder som tar sikte på omständigheter som allvarliga brott eller missförhållanden.
2. Kvalificering av leverantör: Det finns inget krav på att en upphandlande myndighet måste ställa kvalificeringskrav på leverantören. Det är frivilligt.

Gemensamt för dessa moment är att bedöma leverantörens lämplighet att klara av och genomföra ett kontrakt.

När det gäller de obligatoriska uteslutningsgrunderna finns det en skyldighet att utesluta en leverantör från att delta i en upphandling, om den upphandlande myndigheten får kännedom om att leverantören är dömd för viss typ av brottslighet. Domen måste ha vunnit laga kraft.

Det finns en tidsgräns för att utesluta en leverantör med stöd av de obligatoriska uteslutningsgrunderna. Den innebär att en upphandlande myndighet inte får låta en dom som har meddelats för mer än fem år sedan, räknat från tidpunkten för beslut om uteslutning, ligga till grund för uteslutning.

En upphandlande myndighet har också en skyldighet att utesluta en leverantör som inte har fullgjort sina skyldigheter vad gäller skatter och socialförsäkringsavgifter om denna brist har fastställts i en dom eller beslut som vunnit laga kraft. Det finns ingen uttrycklig tidsgräns för hur länge en sådan dom eller beslut kan ligga till grund för uteslutning.

Uteslutning

En upphandlande myndighet kan använda frivilliga uteslutningsgrunder när det gäller exempelvis missförhållanden i en leverantörs verksamhet. Frivilliga uteslutningsgrunder ger möjligheten att själv avgöra om en uteslutningsgrund ska användas eller inte.

Det finns en tidsgräns för att utesluta en leverantör med stöd av de frivilliga uteslutningsgrunderna. En upphandlande myndighet får inte låta en händelse som utgör ett sådant missförhållande ligga till grund för uteslutning om händelsen skett för mer än tre år sedan, räknat från tidpunkten för beslut om uteslutning.

En upphandlande myndighet har också möjlighet att utesluta en leverantör med anledning av obetalda skatter och socialförsäkringsavgifter om myndigheten på lämpligt sätt kan visa att dessa skyldigheter inte har fullgjorts. Det finns ingen tidsgräns för när sådana händelser kan ligga till grund för uteslutning.

Om du väljer att ange i upphandlingsdokumentet att uteslutning kommer att ske om någon frivillig uteslutningsgrund aktualiseras, är myndigheten skyldig att utesluta leverantören.

Samtliga uteslutningsgrunder är frivilliga vid upphandling under tröskelvärdena och vid upphandling av sociala tjänster och andra särskilda tjänster.

I dessa upphandlingar kan den upphandlande myndigheten, utöver de uteslutningsgrunder som gäller vid upphandling över tröskelvärdena, även ange andra uteslutningsgrunder. Om andra uteslutningsgrunder ska gälla ska den upphandlande myndigheten tydligt ange dessa grunder i upphandlingsdokumenten. 

Uteslutningsgrunderna som används i upphandlingen ska alltid vara förenliga med de grundläggande upphandlingsprinciperna. 

För att kunna göra en bedömning av leverantörens förmåga att leverera det som upphandlingen avser kan du ställa krav på leverantören. Syftet är att identifiera de leverantörer som har tillräcklig erfarenhet eller ekonomisk möjlighet att utföra uppdraget. 

Det är viktigt att skilja på att identifiera leverantörens kapacitet och att hitta den leverantör som har den bästa förmågan att genomföra uppdraget. I kvalificeringen kan du bara bedöma om leverantören klarar av att genomföra uppdraget eller inte. Den upphandlande myndigheten kan på så sätt säkerställa att ett kontrakt inte tilldelas en leverantör som inte kan förväntas fullfölja kontraktet. 

Det finns inget krav på att en upphandlande myndighet måste ställa kvalificeringskrav, men om sådana krav ställs vid upphandlingar över tröskelvärdena får de avse:

1. Behörighet att utöva yrkesverksamhet
   Kan exempelvis vara att krav ställs på att leverantören är registrerad i ett aktiebolags-, handels- eller föreningsregister eller motsvarande register som förs där leverantörens verksamhet är etablerad.
2. Viss ekonomisk och finansiell ställning
   Kan exempelvis vara att krav ställs på att leverantören ska ha en viss minsta årsomsättning eller en lämplig ansvarsförsäkring.
3. Viss teknisk och yrkesmässig kapacitet
   Kan exempelvis vara en redovisning över de referensuppdrag som har utförts under de senaste tre åren.

De krav som ställs ska vara förenliga med upphandlingsprinciperna. 

De grundläggande upphandlingsprinciperna

Det saknas detaljerade regler om leverantörskvalificering vid upphandlingar under tröskelvärdena och vid upphandling av sociala tjänster och andra särskilda tjänster. Den upphandlande myndigheten har därmed en större frihet att ställa de krav på en leverantörs kompetens och resurser som ska gälla i upphandlingen. Det ska dock framgå av upphandlingsdokumenten vilka krav som gäller i upphandlingen. Det bör även framgå på vilket sätt leverantörerna ska visa att de uppfyller dessa krav och hur prövningen av kraven kommer att gå till. 

Det är de grundläggande upphandlingsprinciperna som är avgörande för vilket utrymme som finns att ställa krav i respektive upphandling.

När du ställer kvalificeringskraven bör du ställa dig frågan om dessa krav kommer att ha en avsedd effekt. Fundera igenom vilka krav som är relevanta för den aktuella upphandlingen och hur dessa krav ska styrkas. Utgå från ditt behov och hur den aktuella branschens möjligheter att möta kraven ser ut. 

Det är viktigt att förstå den marknad du vänder dig till för att kunna ställa kvalificeringskrav som inte utesluter viktiga delar av marknaden, exempelvis nystartade, idéburna och mikroföretag. Krav som främjar konkurrens gynnar den offentliga affären och marknaden. 

Det är viktigt att tänka igenom vilka relevanta krav en upphandlande myndighet har behov av att ställa i den aktuella upphandlingen. Slentrianmässiga krav bör undvikas.

Det är viktigt att undersöka vilka behov och utmaningar som finns inom det aktuella området som är föremål för en upphandling. Fundera över vilka kvalificeringskrav som är lämpliga att ställa utifrån syftet med upphandlingen.

• Om krav ställs på viss kompetens eller funktion i leverantörens organisation, ska dessa krav kopplas ihop till det som är relevant i förhållande till varan, tjänsten eller byggentreprenad.
• Fundera över vilken funktion och eventuell nivå ett krav på ekonomisk och finansiell ställning har.

Ett alltför stort fokus på kvalificeringskrav kan i många fall bli en alltför administrativ börda för leverantörer och utesluta viktiga aktörer i branschen.

• Fundera och överväg om alla kvalificeringskrav är relevanta att ställa.
• Kvalificeringskrav som ställs i upphandlingsdokumenten kan var för sig vara relevant, men i sin helhet bli betungande.
•  Det är viktigt att en leverantör vet vad som krävs för att kvalificera sig och vad som kommer att utvärderas som ett tilldelningskriterium. Det går till exempel inte att ställa ett kvalificeringskrav på utbildnings- och yrkeskvalifikationer och sedan använda som ett tilldelningskriterium i anbudsutvärderingen.

För att kunna leva upp till kvalificeringskraven har leverantören olika möjligheter att samarbeta med andra.

Samarbete med underleverantörer och andra samarbetspartners i upphandlingar

Vid direktivstyrda annonserade upphandlingar ska ESPD-systemet användas. Det innebär bland annat att en leverantör har möjlighet att lämna in en så kallad egenförsäkran i syfte att preliminärt intyga att det inte finns någon grund för uteslutning och att leverantören uppfyller kvalificeringskraven. Om den upphandlande myndigheten exempelvis har ställt ett kvalificeringskrav, omfattas kvalificeringskravet av ESPD-systemet och bestämmelserna om bevis i LOU. Det är därför viktigt att det tydligt framgår av informationen i upphandlingsdokumenten vilka uppgifter som leverantören ska lämna.

Upphandlingar under tröskelvärdena och upphandlingar som avser sociala tjänster och andra särskilda tjänster omfattas inte av ESPD-systemet. Det finns dock inget rättsligt hinder mot att upphandlande myndigheter ställer krav på att ESPD-systemet ska användas även för dessa upphandlingar. Däremot kan det vara svårt att använda systemet i enskilda upphandlingar eftersom den upphandlande myndigheten har en större frihet att bestämma vilka uteslutningsgrunder och kvalificeringskrav som ska gälla i upphandlingen.

ESPD en standardiserad egenförsäkran