ESPD - en standardiserad egenförsäkran
Upphandlande myndigheter har en skyldighet att acceptera en standardiserad form av egen försäkran som preliminärt bevis på att leverantören får delta i upphandlingen. Detta kallas ESPD (European Single Procurement Document) – det europeiska enhetliga upphandlingsdokumentet.
Innehåll på denna sida
Informationen på denna sida gäller för upphandlingar enligt
- lagen om offentlig upphandling (LOU).
- lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF).
Egenförsäkran innebär att anbudsgivare och anbudssökande intygar att det inte föreligger grund för uteslutning, att de uppfyller kvalificeringskraven och att de kan ge in efterfrågade bevis för detta. Den upphandlande myndigheten får sedan begära in de dokument den ställt krav på när det av någon anledning krävs senare under upphandlingen. Kontroll ska ske av sådana anbudsgivare som ska tilldelas kontrakt eller ramavtal i upphandlingen genom att myndigheten begär in och kontrollerar att de handlingar (bevis) som leverantören gett in verkligen visar att den uppfyller de formella kraven för att få delta i upphandlingen.
När ska ESPD accepteras?
Upphandlande myndigheter ska vid upphandling enligt LOU acceptera ESPD som preliminärt bevis vid alla annonserade direktivstyrda upphandlingar, alltså sådana upphandlingar som omfattas av EU:s upphandlingsdirektiv.
ESPD-systemet omfattar även förnyade konkurrensutsättningar inom direktivstyrda ramavtal. Detta innebär att samtliga leverantörer som huvudregel måste lämna en egenförsäkran eller ge in nödvändiga bevis vid den förnyade konkurrensutsättningen. Ofta kan det dock vara tillräckligt att den upphandlande myndigheten begär att leverantörerna i samband med avropet bekräftar att informationen i tidigare ingivna ESPD fortfarande är riktig.
Om den avropande myndigheten som gör avropet även upphandlade själva ramavtalet har den redan tillgång till bevisen och behöver vanligtvis inte begära in dem i samband med avropet. Detta gäller så länge bevisen fortfarande är aktuella vid tidpunkten för avropet. Om ramavtalet har upphandlats av en inköpscentral så finns bevisen istället normalt hos inköpscentralen.
Det finns ingen skyldighet att acceptera ESPD vid upphandling som inte omfattas av LOU-direktivet (till exempel under tröskelvärdena) eller vid direktupphandling som sker i särskilda situationer (till exempel vid synnerlig brådska).
Det finns dock inte något rättsligt hinder mot att upphandlande myndigheter ställer krav på att ESPD-systemet ska användas även i andra upphandlingar. Upphandlande myndigheter kan alltså även i dessa fall godta en leverantörs egenförsäkran som preliminärt bevis vad gäller grunder för uteslutning och kvalificeringskrav. Om det är lämpligt eller inte beror bland annat på vilka kvalificeringskrav som den upphandlande myndigheten har ställt i upphandlingen. Vid dessa upphandlingar är nämligen en upphandlande myndighet inte bunden av de detaljerade förfarandereglerna för kvalificeringskrav som gäller inom ESPD-systemet. Detta innebär att det är möjligt att ställa kvalificeringskrav som inte är möjliga att återge i ett ESPD-formulär, och då går det inte att använda ESPD-systemet.
Upphandlande enheter har inte någon generell skyldighet att använda ESPD-systemet i upphandlingar. Inom försörjningssektorerna (vid upphandling som regleras av LUF) gäller dock att även upphandlande enheter som också är upphandlande myndigheter ska acceptera ESPD. Andra upphandlande enheter ska acceptera ESPD om de använder samma uteslutningsgrunder och kvalificeringskrav som i LOU.
Hur använder man ESPD?
Vilka uppgifter ett ESPD ska omfatta har fastställts i en EU-förordning av Kommissionen. Tanken är att ESPD ska finnas med i de olika nationella upphandlingssystemen och inte existera skiljt från de system där leverantörerna lämnar elektroniska anbud. Exakt hur man fyller i ESPD varierar därför beroende på vilket upphandlingssystem som används i upphandlingen.
Vad behöver man tänka på i upphandlingsdokumentet?
Den upphandlande myndigheten bör i upphandlingsdokumenten ange att den accepterar ESPD som preliminär egenförsäkran. Leverantörer har sedan två alternativ när den ger in sitt anbud eller ansökan i upphandlingen:
- Leverantören kan välja att preliminärt intyga i ESPD att den uppfyller kraven i upphandlingen och att den kan ge in de bevis som efterfrågas när myndigheten behöver dessa.
- Leverantören kan istället redan tillsammans med anbudet eller ansökan ge in de handlingar som efterfrågas istället för att fylla i en ESPD.
Enligt Upphandlingsmyndighetens uppfattning kan den upphandlande myndigheten bestämma att alla leverantörer ska fylla i och ge in en ESPD i upphandlingen. Detta bör i så fall tydligt framgå av upphandlingsdokumenten. En fördel med att göra detta är att det blir enklare att behandla alla leverantörer på samma sätt i upphandlingen.
Myndigheten bör också tänka på att den inte kan kräva att sådana anbudssökande och anbudsgivare som gett in en ESPD ger in efterfrågade bevis avseende de krav som omfattas av ESPD redan tillsammans med ansökan eller anbudet.
Åberopad kapacitet och underleverantörer
Enligt upphandlingsreglerna finns en i princip obegränsad rätt att åberopa kapaciteten hos ett annat företag, till exempel ett moderbolag eller underleverantör, för att visa att man har de resurser eller den kapacitet som krävs för att delta i upphandlingen. Däremot kan det följa begränsningar av konkurrensreglerna. Om leverantören åberopar kapaciteten hos ett annat företag för att visa att man uppfyller kvalificeringskraven gäller enligt LOU att även det andra företaget ska ge in ett ESPD där företaget intygar att det inte ska uteslutas och att det uppfyller det aktuella kvalificeringskravet.
- 15 kap. 1–2 §§ lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – ESPD-systemet gäller vid all upphandling som omfattas av LOU-direktivet och upphandlande myndighet ska acceptera en egenförsäkran som en leverantör har lämnat in som ett preliminärt bevis
- 15 kap. 4 § andra stycket LOU – ESPD-systemet gäller även vid förnyade konkurrensutsättningar från ramavtal som omfattas av LOU-direktivet
- 13 kap. 1–3 §§ samt 14 kap. 1–3 §§ lag (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF) – ESPD-systemet gäller upphandling där den upphandlande enheten också är en upphandlande myndighet, samt vid upphandling där den upphandlande enheten använder samma uteslutningsgrunder och kvalificeringskrav som i LOU
- Kommissionens genomförandeförordning (EU) 2016/7 av den 5 januari 2016 om fastställande av standardformuläret för det europeiska enhetliga upphandlingsdokumentet (ESPD-förordningen) – fastställande av vilka uppgifter som en egenförsäkran ska innehålla
- Prop. 2015/16:195 s. 769 – en leverantör kan antingen välja att lämna in en egenförsäkran som ett preliminärt intyg att den uppfyller kraven i upphandlingen eller lämna in de handlingar som efterfrågas tillsammans med anbudet
- 15 kap. 1 § andra stycket LOU – om leverantören lämnat en egenförsäkran och dessutom åberopat annat företags kapacitet ska även det åberopade företaget lämna in en egenförsäkran som intygar att det inte ska uteslutas och att det uppfyller det eller de aktuella kvalificeringskrav företaget åberopats för
- 4 kap. 10 § och 15 kap. 4 § LOU – en upphandlande myndighet ska inhämta bevis och kontrollera att vinnande leverantör inte är föremål för uteslutning, uppfyller kvalificeringskraven samt i förekommande fall begränsningskriterierna, innan tilldelningsbeslut fattas
- 15 kap. 3 § LOU – en upphandlande myndighet får inhämta bevis när som helst under upphandlingsprocessen om den anser att det är nödvändigt för att kunna genomföra upphandlingen korrekt
- 15 kap. 5 § LOU – en leverantör är inte skyldig att lämna in ett bevis om den upphandlande myndigheten redan har tillgång till beviset eller själv har möjlighet att kostnadsfritt och direkt få tillgång till beviset med hjälp av elektroniska medel.
Frågor och svar om ESPD
Här är ett urval av frågor vi har besvarat om ESPD. Du hittar fler frågor och svar i vår Frågeportal.