Arbeta strategiskt med LCC

Att arbeta strategiskt med inköp innebär bland annat att ha fokus på organisationens uppdrag, att inköpen är integrerade i organisationens övergripande strategier och mål samt att beslut är förankrade på ledningsnivå.  

Att arbeta strategiskt med LCC innebär att analysen av en varas eller tjänsts livscykelkostnader bidrar till att organisationen når både ekonomiska och hållbarhetsmässiga mål.  

Var besluten fattas i den enskilda organisationen beror på styrmodell. Exempelvis fattas beslut om en policy i en kommun av kommunstyrelsen medan en riktlinje kan antas av förvaltningschef eller kommunchef. 

På vilken nivå arbetet med LCC inkluderas får en avgörande roll för hur arbetet kan implementeras. En högre nivå får naturligtvis en större tyngd i organisationen samtidigt som det måste fungera på den operativa nivån. Till syvende och sist är det den egna ambitionsnivån som avgör resultatet. 

Glöm inte att utvärdera och revidera er interna arbetsprocess vid behov. 

För att uppnå en hållbar affär är det viktigt att inköp och upphandling lyfts till en strategisk nivå. Att utgå från ett livscykelskostnadsperspektiv kan hjälpa organisationen att nå sina övergripande hållbarhetsmål. Detta oavsett om det handlar om ekonomisk, social eller miljömässig hållbarhet. LCC är inte ett komplement till, utan en del av, det strategiska arbetet. 

Inköpsprocessen består av fyra delprocesser: 

• Förarbete 
• Upphandlingsdokument
• Anbudsutvärdering
• Uppföljning 

Målarbetet och budgetprocessen kan ses som steg innan inköpsprocessen tar vid. De är därför en förutsättning för att rätt beslut ska kunna fattas. 

För att uppfylla beslutade mål är det viktigt att det är tydligt hur man ska tillämpa LCC i arbetet. Genom att komplettera policy- och strategidokument samt verksamhetsplaneringen med riktlinjer för LCC blir det tydligt för medarbetarna hur de ska agera. Riktlinjerna kan vara en del av styrdokumenten för upphandling och inköp om sådana finns i organisationen. 

Ta fram riktlinjer på en övergripande nivå. Riktlinjerna ska gälla framöver och innehålla information om ansvarsfördelning, vilka styrdokument som berör LCC, vilka delar inom organisationen som arbetar med LCC och rutiner för de ekonomiska parametrarna. 

Som komplement till riktlinjerna kan man ta fram en arbetsplan som uppdateras årligen i samband med verksamhetsplaneringen. Denna blir också grunden i arbetet och följs upp av ansvariga. Arbetsplanen ska sammanfatta aktiviteter utifrån verksamhetsplaneringen, tydliggöra avsatta resurser, tidplan och vilka enheter som ansvarar för vilka aktiviteter.  

Utsedd ansvarig för LCC-arbetet är även ansvarig för arbetsplanen och följer upp att arbetet sker i enlighet med styrdokument och riktlinjer. 

En LCC-kalkyl visar helheten av ett inköp eftersom den tar hänsyn till såväl initiala investeringar som löpande kostnader som drift- och underhåll. Detta betyder att den berör både investerings- och driftbudget. 

Användningen av LCC som beslutsunderlag för inköp kan betyda att belastningen mellan investerings- och driftbudget skiftar vilket ökar vikten av att planera för LCC redan i steget före inköpsprocessen. Exempelvis kan en utvärdering resultera i att investeringen bli större än planerat medan driften blir billigare. I budgetarbetet är det viktigt att ha förståelse för hur LCC fungerar och skapa spelrum för eventuella skiftningar mellan olika delar i budgeten. 

Gör en behovsanalys i samband med budgetarbetet för att identifiera kommande investeringar och projekt där LCC kan tillämpas. Ta hänsyn till att det kan uppstå skiftningar mellan investerings- och driftbudget kan i dessa projekt. Tänk även på val av investeringens livslängd i detta skede. 

Det är viktigt att komma ihåg att redovisningslagen inte utgör något hinder för användningen av LCC. Men arbetet bör samspela med organisationens budgetering så långt det är möjlig så att exempelvis val av ekonomisk nyttjandetid motsvarar den tekniska livslängden. Genom planering kan man på förhand identifiera vilka investeringar där LCC kan tillämpas och förbereda för dessa i investeringsbudgeten. 

Det flera ekonomiska parametrar, exempelvis kalkylränta och livslängd, som är avgörande för utfallet i en LCC-kalkyl. Parametrarna behöver definieras på förhand och väljas ut med omsorg. Osäkerhet kring de ekonomiska parametrarna är en stor orsak till varför användningen av LCC inom offentlig upphandling är begränsad.  

De ekonomiska parametrarna bör beslutas tillsammans med ekonomiavdelningen för att stämma överens med organisationens övergripande budgetarbete. 

Ta fram rutiner tillsammans med ekonomiavdelningen för hur de ekonomiska parametrarna beslutas och uppdateras.  

 En sådan rutin kan innehålla information om: 

1. vilken kalkylränta som ska tillämpas 
2. hur och när kalkylräntan ska revideras 
3. hur nyttjandetiden (livslängd) bestäms
4. vilka antaganden för prisökningar som ska gälla för känslighetsanalysen
5. hur ska känslighetsanalysen spela in som beslutsunderlag
6. vilka schablonvärden som ska användas för driftkostnader såsom energipriser
7. intern ansvarsfördelning. 

För att arbetet med LCC ska fungera på en strategisk nivå är det viktigt att det finns ett tydligt uttalat ansvar för frågorna.  

Det kan vara en fördel om en enhet inom organisation får ett särskilt utpekat ansvar för arbetet med LCC samt för att följa upp detta. Inom den enheten kan man sedan utse en särskilt ansvarig som driver arbetet. 

Var tydlig med ansvarsfördelningen. Även om en enhet har ansvar för arbetet med LCC så kan andra delar av organisationen ha ett särskilt ansvar för särskilda aktiviteter som rör olika delar av verksamheten. 

Det är tillåtet att inkludera externa kostnader i upphandlingen. Men det är viktigt att det görs på ett sätt som har stöd i upphandlingslagstiftningen och att det görs på ett sätt som är enkelt för anbudsgivare att förstå. 

Att inkludera externa kostnader i anbudsutvärderingen måste alltid utgå frångrundläggande principer. De uppgifter som ska lämnas in för att beräknas i kalkylen ska: 

• vara objektivt verifierbara och icke-diskriminerande
• inte på otillbörligt sätt gynnar eller missgynnar vissa leverantörer
• med rimliga ansträngningar kan tillhandahållas av leverantören
• metoden ska vara tillgänglig för leverantörerna så att det blir transparent