Planera och förbered upphandlingen
Innan ni genomför upphandlingar med villkor som syftar till att säkerställa ansvarsfulla leveranskedjor behöver ni planera och förbereda arbetet.
Innehåll på denna sida
Under planeringsfasen inleder ni arbetet med bedömningen om det är aktuellt att ställa villkor som syftar till att säkerställa ansvarsfulla leveranskedjor. Har ni tydliga ledningsbeslut om hur verksamheten ska arbeta med detta, exempelvis genom en uppförandekod eller liknande, kan det vara så att planeringsfasen redan är genomförd på en övergripande nivå genom era policy- eller strategibeslut.
I planeringsfasen besvarar ni följande frågor:
- Vilket mål och syfte har ni för arbetet med ansvarsfulla leveranskedjor i den aktuella upphandlingen?
- Vad behöver kartläggas och analyseras inför upphandlingen? Det kan exempelvis vara hur hållbarhetsriskerna ser ut i leveranskedjan av det som ska upphandlas och hur förutsättningarna i branschen ser ut.
- Finns det andra organisationer som ni kan samverka med?
- Hur ska ni genomföra uppföljningen och vem ansvarar för den?
Definiera mål och syfte
Det är viktigt att definiera vilket mål och syfte ni har med att arbeta med ansvarsfulla leveranskedjor i den aktuella upphandlingen. En tydlig målsättning är en förutsättning för att kunna följa upp om önskade resultat har uppnåtts.
Det kan vara svårt att mäta och följa upp de faktiska resultaten av arbetet. Men det kan ändå vara bra att fundera över hur resultat kan dokumenteras för att ge förutsättningar för att kunna utvärdera utvecklingen.
Planera vad som ska kartläggas och analyseras
I planeringsfasen ska ni även identifiera de frågeställningar ni behöver kartlägga och analysera vidare. Det kan exempelvis vara:
- Vilka risker finns det i leveranskedjan av den vara eller tjänst som ska upphandlas?
- Hur ser förutsättningarna ut i den aktuella branschen?
- Vilka krav är lämpliga att ställa?
- Hur kan dialog föras med potentiella leverantörer?
Identifiera samarbetspartners
Att samarbeta med olika aktörer kan vara värdefullt. Det kan exempelvis vara samverkan med intresseorganisationer, branschinitiativ och/eller myndigheter som har kunskap om produktionsvillkor i leveranskedjor.
Att samarbeta med andra upphandlande organisationer kan också vara värdefullt. Samverkan är ett bra sätt att utbyta erfarenheter och kunskap med andra, men det kan också finnas ekonomiska fördelar med att samordna resurserna.
Sveriges regioner
Sveriges regioner samarbetar genom arbetet med den gemensamma uppförandekoden. Arbetet hålls ihop av ett nätverk av kontaktpersoner som har ett nationellt kansli som stöd.
Hållbar upphandling – ett samarbete mellan Sveriges regioner
Adda – Hållbarhetskollen
Adda följer upp sociala villkor i leveranskedjor på uppdrag av kommuner och regioner inom den så kallade Hållbarhetskollen.
ETI Sweden
ETI Sweden arbetar för att främja hållbara affärsmetoder genom god inköpspraxis, riskhantering och kapacitetsbyggande i globala leverantörskedjor. Detta uppnås genom kompetenshöjning, samarbeten och konkreta insatser. ETI Sweden riktar sig till små och stora företag i alla branscher, offentliga aktörer, civilsamhällesorganisationer och fackförbund.
Planera uppföljningen
I planeringsfasen är det också viktigt att fundera kring hur ni ska genomföra uppföljningen och vem som ansvarar för att genomföra den.
Tänk på att samverkan med andra organisationer kan vara ett bra sätt att säkerställa att ni har förmåga och kapacitet att följa upp de villkor som ni avser att ställa i er upphandling.