Startsida

Vad offentlighetsprincipen är och vilka som omfattas

Offentlighetsprincipen innebär att var och en har rätt att ta del av allmänna handlingar. De flesta upphandlande organisationer omfattas av reglerna. Offentlighetsprincipen återfinns i tryckfrihetsförordningen som är en av Sveriges grundlagar.

Innan det går att vara säker på att offentlighetsprincipen gäller för de handlingar som finns i en upphandling måste en rad begrepp redas ut först. Det kan nämligen vara så att den upphandlande organisation som genomför upphandlingen inte är en organisation som omfattas av offentlighetsprincipen. Det kan även vara så att den handling som begärs ut inte är allmän, och därför inte ska lämnas ut.  

För att kunna ta ställning till vilka handlingar som ska lämnas ut är det därför viktigt att känna till vissa grundläggande begrepp och avgränsningar kopplade till offentlighetsprincipen.

Upphandlande organisationer som omfattas av offentlighetsprincipen

Alla myndigheter omfattas av offentlighetsprincipen, oavsett om de är kommunala eller statliga. Vad som menas med en myndighet i detta fall är däremot inte alltid samma sak som en upphandlande myndighet enligt upphandlingslagstiftningen. Anledningen är att begreppet myndighet har ett snävare tillämpningsområde än begreppet upphandlande myndighet.  

Det innebär att det kan finnas upphandlande organisationer som inte omfattas av offentlighetsprincipen, även om de är upphandlande myndigheter. Ett exempel är statliga bolag, som inte är myndigheter men som ofta är upphandlande myndigheter enligt upphandlingslagstiftningen.   

Utöver myndigheter omfattas även aktiebolag, handelsbolag, ekonomiska föreningar och stiftelser (så kallade juridiska personer) där kommuner eller regioner utövar ett rättsligt bestämmande inflytande av offentlighetsprincipen.  

Med rättsligt bestämmande inflytande menas bland annat att en kommun eller region äger eller på annat sätt förfogar över majoriteten av rösterna i den juridiska personen och därmed kan styra den. På samma sätt finns det ett bestämmande inflytande om kommunen eller regionen har rätt att utse eller avsätta mer än hälften av styrelseledamöterna i den juridiska personen.  

Det finns även ett antal upphandlande organisationer som varken är myndigheter eller kommunala eller regionala bolag, men som ändå omfattas av offentlighetsprincipen. Dessa räknas upp i bilagan till offentlighets- och sekretesslagen. 

Vad är en allmän handling? 

Det är bara handlingar som omfattas av offentlighetsprincipen. En handling kan vara en framställning i skrift eller bild, exempelvis ett utskrivet dokument eller en tidning.  

Ordet handling betyder däremot mer än vad man i dagligt tal kanske menar med uttrycket. Med handling menas nämligen också en upptagning som den upphandlande organisationen kan läsa, avlyssna eller uppfatta på annat sätt om den har hjälp av något tekniskt hjälpmedel.  

En handling kan därför, annorlunda uttryckt, även vara ett föremål – exempelvis ett USB-minne eller en hårddisk – som innehåller någon typ av information som den upphandlande organisationen kan avläsa med hjälp av ett tekniskt hjälpmedel. 

I offentliga upphandlingar förekommer många olika typer av handlingar. Både upphandlingsdokument och anbudshandlingar brukar vara handlingar, eftersom de innehåller information som den upphandlande organisationen har möjlighet att tillgodogöra sig.  

På samma sätt kan olika typer av dokumentation som förts under upphandlingen vara handlingar, till exempel utvärderingsrapporter som har upprättats av olika jurymedlemmar som haft som uppgift att utvärdera de inkomna anbuden. Att någonting är en handling, exempelvis ett USB-minne, är inte samma sak som att handlingen ska lämnas ut i dess befintliga format. Det är med andra ord skillnad på vad som är en handling och hur en handling ska lämnas ut.

Kom ihåg - vad är en handling?

En handling kan vara mycket annat än ett dokument, till exempel innehållet på USB-minnen, bilder och ritningar. 

Allmänna handlingar omfattas av offentlighetsprincipen 

Även om något är en handling betyder det inte att vem som helst kan ta del av den. För att handlingen ska omfattas av offentlighetsprincipen måste den också vara allmän.  

För att vara en allmän handling måste handlingen förvaras hos en upphandlande organisation som omfattas av offentlighetsprincipen. Dessutom måste handlingen antingen ha  

  • kommit in till organisationen, eller  
  • upprättats hos organisationen 

för att den ska anses vara allmän.

Ansvar som upphandlande organisationer som omfattas av offentlighetsprincipen har 

Upphandlande organisationer som omfattas av offentlighetsprincipen är skyldiga att ta hänsyn till rätten att ta del av allmänna handlingar när de organiserar och i övrigt hanterar allmänna handlingar. Utöver denna generella skyldighet, medför offentlighetsprincipen ett antal specifika skyldigheter för den upphandlande organisationen.

Källhänvisningar

  • 2 kap. 1 § tryckfrihetsförordningen (TF) – var och en har rätt att ta del av allmänna handlingar 
  • 2 kap. 4–5 §§ TF – begreppet allmän handling samt vilka organ som i TF:s mening ska jämställas med myndighet 
  • 2 kap. 3–5 §§ och bilagan till offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) (OSL) – övriga organ som omfattas av handlingsoffentligheten i TF 
  • 6 kap. 11 § OSL - om handläggning av överklagande 
  • 12 kap. 13 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – vilka upplysningar en upphandlande myndighet är skyldig att lämna på leverantörens begäran vid upphandling över tröskelvärdet 
  • 12 kap. 18–24 §§ LOU – regler om tillgång till kontrakt när den upphandlande myndigheten inte omfattas av handlingsoffentligheten vid upphandling över tröskelvärdet 
  • 19 kap. 29 § LOU – vilka upplysningar en upphandlande myndighet är skyldig att lämna på leverantörens begäran vid upphandling enligt 19 kap. LOU 
  • 19 kap. 32–33 § LOU – regler om tillgång till kontrakt när den upphandlande myndigheten inte omfattas av handlingsoffentligheten vid upphandling enligt 19 kap. LOU 
  • 12 kap. 13 § lag (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF) – vilka upplysningar en upphandlande enhet är skyldig att lämna på leverantörens begäran 
  • 12 kap. 17–23 §§ LUF – regler om tillgång till kontrakt när den upphandlande enheten inte omfattas av handlingsoffentligheten  
  • 19 kap. 29 § LUF – vilka upplysningar en upphandlande enhet är skyldig att lämna på leverantörens begäran vid upphandling enligt 19 kap. LUF 
  • 19 kap. 32–33 §§ LUF - regler om tillgång till kontrakt när den upphandlande enheten inte omfattas av handlingsoffentligheten vid upphandling enligt 19 kap. LUF
  • 2 kap. 3 § TF– definition av begreppet handling i TF:s mening 
  • 2 kap. 6 § TF – i vilka situationer en handling förvaras hos en myndighet 
  • RÅ 1996 ref. 25 och HFD 2020 ref. 38 – exempel när en handling inte ansetts vara förvarad hos en myndighet 
  • RÅ 1998:44 – exempel när en handling ansetts vara förvarad hos en myndighet 
  • 2 kap. 9 § TF– när en handling är inkommen till en myndighet, se särskilt andra stycket om anbud 
  • RÅ 1958 ref. 55 – exempel när en handling ansetts inkommen till en myndighet 
  • JO 1989/90 s. 415 – exempel på om en handling är inkommen till en myndighet när handlingen finns hos ett konsultbolag som genomför ett uppdrag åt myndigheten 
  • 2 kap. 10 § TF – när en handling anses vara upprättad hos en myndighet 
  • 2 kap. 12 § TF – när minnesanteckningar, utkast och koncept blir allmänna handlingar 
  • RÅ 1999 ref. 36 – exempel på om olika handlingar utgör upprättade handlingar enligt 2 kap. 10 § eller 12 § TF och därmed ska betraktas som allmänna handlingar 
  • RÅ 2004 ref. 49 – exempel på hur begreppet ”ärende” i TF:s mening ska förstås samt exempel på handlingar som inte ansetts inkomna till en myndighet och som blivit upprättade först när ärendet slutbehandlats 
  • Kammarrätten i Stockholms dom i mål nr 818–13 – den upphandlande myndighetens poängsättning av offererade konsulters cv:n ansågs inte utgöra minnesanteckningar då de tillförde ärendet nya sakuppgifter och skulle lämnas ut då skäl för sekretess inte förelåg
  • 5 kap. 1–4 §§ OSL – en myndighets skyldighet att registrera allmänna handlingar samt undantagsregler från denna skyldighet 
  • 2–3 §§ offentlighets- och sekretessförordning (2009:641) – myndigheter som inte ska tillämpa 5 kap. 1 § respektive 2 § andra stycket OSL för de ärenden som anges i respektive bestämmelse 
  • 2 kap. 15 § och 16 § andra stycket TF – skyndsamhetskravet vid utlämnande av allmän handling, antingen genom att ta del av handlingen på plats hos myndigheten eller genom att få en kopia av handlingen. 
  • JO 2016/17 s. 316, 321 och 351 – exempel på fall där myndigheten inte ansetts leva upp till skyndsamhetskravet i TF att hantera begäran om att ta del av allmän handling
  • 6 kap. 3 § OSL – en myndighet är skyldig att berätta att det krävs ett skriftligt beslut för att beslutet ska kunna överklagas. Om den enskilde begär ett skriftligt beslut är myndigheten skyldig att fatta ett skriftligt beslut  
  • 32 § förvaltningslagen (2017:900)(FL) – skyldighet att motivera ett beslut att inte lämna ut en handling eller en uppgift på grund av sekretess. Vad gäller frågan om skyldigheten för exempelvis kommunala bolag att tillämpa bestämmelserna i förvaltningslagen i ärenden som rör offentlighetsprincipen se JO 2008/09 s. 540 samt JO 2002/03 s.491 
  • Justitiekanslerns beslut 3594-97-21 – om det är oklart om den enskilde vill att myndigheten ska fatta ett överklagbart beslut bör myndigheten kontakta den enskilde och reda ut frågan 
  • Se 2 kap. OSL om lagens tillämpningsområde 
  • 6 kap. 11 § OSL – om handläggning av överklagande 
  • 33 § FL – när ett beslut ska innehålla en underrättelse om möjligheten att överklaga beslutet och vilka krav som ställs på överklagandets form och innehåll och vad som gäller i fråga om ingivande och överklagandetid Vad gäller frågan om skyldigheten för exempelvis kommunala bolag att tillämpa bestämmelserna i förvaltningslagen i ärenden som rör offentlighetsprincipen se JO 2008/09 s. 540 samt JO 2002/03 s.491 
  • 43–47 §§ FL – om överklagande