Start

Samordnad upphandling

Upphandlande organisationer kan samordna upphandlingar med varandra för att till exempel dra nytta av varandras upphandlingsresurser och därigenom effektivisera inköpsarbetet. Detta gäller vid såväl direktivstyrd upphandling som icke-direktivstyrd upphandling. Med icke-direktivstyrd upphandling avses upphandling under tröskelvärdena samt upphandling av sociala tjänster och andra särskilda tjänster. Det finns olika former för hur denna samordning kan se ut.

Informationen på denna sida gäller för upphandlingar enligt 

  • lagen om offentlig upphandling (LOU) 
  • lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF). 

Nya regler från 1 februari 2022

Nya och förenklade regler för offentliga upphandlingar började gälla den 1 februari 2022. De nya reglerna gäller för upphandlingar under EU:s tröskelvärden och upphandlingar av sociala tjänster och andra särskilda tjänster. De äldre reglerna gäller för upphandlingar som har påbörjats innan de nya reglerna trädde i kraft. 

Regler för upphandlingar som påbörjats före 1 februari 2022 

Nyheterna i de nya upphandlingsreglerna

Samordnad upphandling vid direktivstyrd upphandling 

I upphandlingslagarna finns ett fåtal bestämmelser om samordnad upphandling. Där används ibland begreppet gemensam upphandling i stället för samordnad upphandling. Bestämmelserna gäller för upphandlingar över tröskelvärdena enligt LOU respektive LUF. 

Formerna för en samordnad upphandling kan se ut på olika sätt. Det kan handla om samordnad upphandling i form av 

  • tillfälliga samarbeten mellan upphandlande myndigheter och enheter (upphandlande organisationer) 
  • anlitande av en inköpscentral.

Det är också möjligt att genomföra samordnade upphandlingar med upphandlande organisationer och inköpscentraler från andra medlemsstater.

Tillfälligt samordnad upphandling 

Upphandlande organisationer kan samverka med varandra för att genomföra tillfälliga gemensamma upphandlingar. Denna typ av samordning används vanligen när flera upphandlande organisationer har ett tillfälligt likartat behov som ska tillgodoses genom en offentlig upphandling. På så sätt kan de gemensamma resurserna användas på ett mer effektivt sätt. Ett vanligt exempel kan vara att ett antal mindre kommuner som är geografiskt närbelägna genomför vissa upphandlingar tillsammans för att spara på upphandlingsresurser. 

Saknas bestämmelser i upphandlingsreglerna 

Det finns inte några särskilda bestämmelser i upphandlingsreglerna när det gäller tillfälliga samordnade upphandlingar som sker mellan upphandlande organisationer från samma medlemsstat. Därför saknas det också bestämmelser om hur ansvaret ska fördelas mellan de upphandlande organisationerna vid en tillfälligt samordnad upphandling.

I förarbetena till lagarna anges det att det inte finns några bestämmelser i lagstiftningen som hindrar tillfälliga samordnade upphandlingar och att det är viktigt att upphandlande organisationer har en möjlighet att använda sig av sådana tillfälliga samarbeten vid upphandlingar när det anses vara lämpligt. Sådana bestämmelser finns däremot både i LOU-direktivet och i LUF-direktivet (se artikel 38 respektive artikel 56). 

Andra bestämmelser som kan påverka 

Utöver de upphandlingsrättsliga bestämmelserna finns det andra bestämmelser som påverkar förutsättningarna att använda sig av tillfällig samordnad upphandling, såsom att kunna delegera beslutanderätten för upphandlingen till någon utanför den egna organisationen. Se till exempel lagen (2009:47) om vissa kommunala befogenheter. 

Samordnad upphandling via inköpscentral 

Samordnad upphandling kan ske genom att en upphandlande organisation upphandlar från eller genom en inköpscentral. I sådana fall genomför inköpscentralen upphandlingar i eget namn eller på uppdrag av upphandlande organisationen. Det finns särskilda bestämmelser för hur upphandlande organisationer kan använda sig av inköpscentraler.

Det är också möjligt för en upphandlande myndighet eller enhet att upphandla från eller genom en inköpscentral i en annan medlemsstat. I sådana situationer tillämpas de regler som gäller i den medlemsstat där inköpscentralen finns. Det gäller även vid tilldelning av ett kontrakt inom ramen för inköpscentralens dynamiska inköpssystem eller ramavtal. 

Inköpscentraler 

Samordning med organisation från annan medlemsstat 

Det är möjligt att genomföra en samordnad upphandling med en eller flera upphandlande organisationer från en annan medlemsstat. I så fall ska de deltagande organisationernas ansvarsområden fastställas i en överenskommelse. I överenskommelsen ska det också framgå vilka nationella bestämmelser som ska tillämpas vid upphandlingen. Informationen ska också finnas med i upphandlingsdokumenten. 

Att tänka på

Upphandlande organisationer får inte välja en viss samordningsform för att undvika tvingande bestämmelser i enlighet med EU-rätten som till exempel finns i upphandlingslagarna. Ett exempel kan vara att det inte är tillåtet att använda samordna en upphandling med upphandlande organisationer från andra medlemsstater för att undvika dokumentationsplikten i de svenska upphandlingslagarna eller de svenska bestämmelserna om offentlighet och sekretess. 

Upphandling med en gemensam enhet

Upphandlande organisationer från olika medlemsstater kan också samordna upphandlingar genom att etablera en gemensam enhet som genomför egna upphandlingar. Vid en sådan upphandling tillämpas de bestämmelser som gäller i den medlemsstat där enheten har sitt registrerade säte eller bedriver sin verksamhet.

Vilka regler som ska tillämpas beslutas av den gemensamma enhetens behöriga organ. Ett sådant beslut kan gälla tills vidare om beslutet fattas när enheten etableras. Beslutet kan också begränsas till en viss tidsperiod eller gälla för vissa typer av kontrakt eller en eller flera tilldelningar av kontrakt. 

Samordnad upphandling vid icke-direktivstyrd upphandling 

På det icke-direktivstyrda området saknas det regler om olika former av samordnad upphandling. Med det icke-direktivstyrda området avses upphandling under tröskelvärdena samt upphandling av sociala tjänster och andra särskilda tjänster

Den svenska lagstiftaren har uttryckt att det som huvudregel ska finnas samma utrymme för upphandlande organisationer vid icke-direktivstyrd upphandling som finns på det direktivstyrda området, även om uttrycklig reglering saknas. Detta ska enligt lagstiftaren även gälla för olika typer av samordnad upphandling.

Andra typer av samordning

Det finns andra sätt för upphandlande organisationer att samarbeta kring upphandling. Här är ett par exempel.

Nätverk för beställare 

Exempelvis är det möjligt att samordna sig i så kallade beställarnätverk för att samla kompetens, resurser och köpkraft från flera upphandlande organisationer. Beställarnätverket kan exempelvis bidra med ämnes- och verksamhetsexpertis i utvecklingsprojekt och i samordnade upphandlingar. 

Beställarnätverk 

Samarbetsavtal 

Upphandlande organisationer kan i vissa undantagsfall träffa samarbetsavtal med andra upphandlande organisationer utan att genomföra en upphandling. Det finns flera villkor som ska vara uppfyllda för att undantaget ska gälla. Ett samarbetsavtal ska träffas mellan upphandlande organisationer. Privata aktörer får inte vara parter i avtalet. Alla samarbetsparter ska också bidra till utförandet av uppdraget. Detta brukar ibland kallas för Hamburgundantaget eller Hamburgsamarbeten. 

Samarbetsavtal 

Källhänvisningar

  • artikel 38 Europaparlamentets och rådets direktiv 2014/24/EU (LOU-direktivet) samt artikel 56 Europaparlamentets och rådets direktiv 2014/25/EU (LUF-direktivet) – tillfällig gemensam upphandling 
  • 7 kap. 10–13 §§ lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU)/7 kap. 5–8 §§ lag (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF) – Inköpscentraler 
  • 7 kap. 14 § LOU/7 kap. 9 § LUF – det är tillåtet att genomföra en upphandling gemensamt med en upphandlande organisation från en annan medlemsstat, men en upphandlingsåtgärd får inte väljas i syfte att undvika tillämpningen av tvingande föreskrifter som är förenliga med EU-rätten 
  • 7 kap. 15–16 §§ LOU/7 kap. 10–11 §§ LUF – Inköpscentraler i annan medlemsstat 
  • 7 kap. 17–21 §§ LOU/ 7 kap. 12–16 §§ LUF – Gemensamma upphandlingsåtgärder med upphandlande myndighet eller enhet i annan medlemsstat
  • 7 kap. 22–23 §§ LOU/7 kap. 17–18 §§ LUF – Upphandling med en gemensam enhet
  • prop. 2015/16:195 s. 543–554 – tillfällig gemensam upphandling och andra former av gemensam upphandling. 
  • prop. 2021/22:5 s. 102 och 194 – en upphandlande organisation har möjlighet att använda sig av till exempel inköpscentraler, samordnade upphandlingar, ramavtal, dynamiska inköpssystem och de andra tekniker och instrument som finns i upphandlingsdirektiven även vid icke-direktivstyrd upphandling.