Avtalsvillkor vid upphandling i akuta situationer

Om inte annat framgår av upphandlingsdokumenten ska de krav som ställs i upphandlingen vara uppfyllda vid tiden för anbudsinlämnande. Därför måste anbudsgivare visa i anbudet att samtliga krav och åtaganden uppfylls. 

När tidsbrist råder har den upphandlande myndigheten förmodligen behov av att effektivisera genomförandet av upphandlingen i alla led. Därför kan det vara bra att använda särskilda kontraktsvillkor, även kallade villkor för fullgörande av kontrakt. Det är krav som ska uppfyllas först under avtalstiden. Den upphandlande myndigheten kan då genomföra kontrollen av vissa krav först inför nyttjandet av de avtalade tjänsterna eller beställning av de avtalade varorna. Det är exempelvis möjligt att ange att anbudsgivaren inte behöver uppfylla kravet innan avtalet träder i kraft. 

Om den upphandlande myndigheten ställer särskilda kontraktsvillkor är det viktigt att då formulera avtalsvillkor som säkerställer att det finns möjlighet att avsluta avtalet om det vid den senare kontrollen framkommer att leverantören inte uppfyller angivna krav eller åtaganden.

Särskilda kontraktsvillkor

När den upphandlande myndigheten tillämpar ett undantagsförfarande (förhandlat förfarande utan föregående annonsering eller direktupphandling) på grund av synnerlig brådska ska avtalet omfatta det omedelbara behovet. Avtalstiden ska därför begränsas till den tidpunkt då en annan mer långsiktig lösning förväntas kunna inträda.

En sådan tidpunkt kan av olika anledningar vara svår att ange exakt. Därför bör den upphandlande myndigheten reglera hur avtalet som avser det akuta behovet ska avslutas i samband med att behovet kan övergå till att täckas av den mer långsiktiga lösningen.

Om den upphandlande myndigheten tillämpat ett påskyndat förfarande finns ingen sådan begränsning avseende det omedelbara behovet. Det beror på att förfarandet räknas som ett sedvanligt annonserat förfarande.

Genomföra en ny upphandling i akuta situationer