It-stöd för e-handel

Det underlättar om it-stödet för upphandlingsprocessen kan överföra avtalsinformation till e-handelssystemet. Ett integrerat it-stöd för att hantera avtal och e-handel kan också underlätta när man ska följa upp inköpen. Men det är också fullt möjligt att införa e-handel med ett avtalshanteringssystem som är mer frikopplat från e-handelssystemet.

System för e-handel kan vanligen hantera flera olika affärsprocesser:

• En produktkatalog kan läsas in mer eller mindre automatiskt i e-handelssystemet
• En beställning kan nå leverantören på olika sätt, exempelvis genom en integration mellan e-handelssystem och leverantörens system
• Leverantören kan skicka en elektronisk bekräftelse på olika sätt, exempelvis via integration från leverantörens system direkt till beställarens e-handelssystem.
• En e-faktura kan skickas via en elektronisk infrastruktur eller registreras manuellt i en leverantörsportal. 

För att stödja beställnings-, leverans- och fakturahanteringsprocesserna bör ett e-handelssystem innehålla följande arbetsflöden:

• Hantera produktinformation från leverantören
• Söka produkter
• Skapa beställningsunderlag
• Godkänna beställning
• Skicka beställning
• Hantera orderändringar
• Bekräfta leveransens kvalitet
• Hantera faktura
• Följa upp inköp

Systemleverantörer erbjuder olika typer av it-stöd för e-handelsprocessen. Det finns lösningar där stödet är en modul i ett integrerat affärssystem eller där det är en eller flera fristående moduler som kan kopplas till andra it-stöd. Det kan också omfatta funktionalitet för att fungera som en leverantörsportal. It-stöd för e-handel ska vara utformade för att kunna utväxla e-handelsmeddelanden enligt SFTI:s rekommenderande tekniska standarder och format. 

Att använda standardiserade och rekommenderade meddelanden för e-handel underlättar vid anslutning både för leverantörer och köpare. Det är också bra att redan vid upphandlingen tänka på hur man vill e-handla det kommande avtalet. På SFTI:s webbplats finns mer information om rekommenderade meddelanden för e-handel och en handledning för hur e-handel kan kravställas vid upphandling. SFTI erbjuder också en kostnadsfri verifieringstjänst där det går att testa om ett meddelande följer SFTI:s tekniska standard och format. Det finns verifieringsstöd för de standardiserade meddelanden som SFTI fastställt.

Om e-upphandling

SFTI:s handledning för krav på e-handel i samband med upphandling

SFTI:s rekommenderade standarder för e-handel

SFTI:s verifieringstjänst

SFTI:s handledning E-fakturering i offentlig sektor - rättsregler att beakta

När köpare eller leverantör har skapat ett meddelande i systemet behöver det överföras till mottagaren. Det finns olika sätt att göra detta på. SFTI rekommenderar kommunikation via Peppol för att underlätta både för köpande och säljande sida.

Peppol är en internationell organisation som bland annat tillhandahåller standardiserade meddelanden för e-handel samt en infrastruktur för sändande och mottagande av meddelanden. Vid registrering i Peppol anger mottagaren vilka meddelanden som kan tas emot och det är enkelt att hitta nya mottagare. Inga tester behöver göras inför nya affärsrelationer och inga krångliga avtal behöver tecknas mellan sändare och mottagare. 

Peppol:s standarder rekommenderas av SFTI och på SFTI:s webbplats finns mer information om Peppol som infrastruktur och de olika typerna av meddelanden. För att få tillgång till Peppols infrastruktur behövs ett avtal med en accesspunkt som erbjuder detta. Ofta är e-handelssystemen en egen accesspunkt eller har avtal med en accesspunkt. Myndigheten för digital förvaltning (DIGG) är Sveriges Peppolmyndighet och hanterar bland annat anslutningar av accesspunkter.

Standardiserade meddelanden inom Peppol (SFTI.se)

Peppol som infrastruktur (SFTI.se)

Om Peppol (DIGG.se)

Alla upphandlande myndigheter och enheter som lyder under Lagen om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling (SFS 2018:1277) måste vara ansluta till Peppol för mottagande av elektroniska fakturor.

Statliga myndigheter ska även kunna skicka elektroniska fakturor över Peppol enligt föreskrifter till förordning (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte.

Om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling (DIGG.se)

Lagen (2018:1277) om elektroniska fakturor (riksdagen.se)

Förordning om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte (riksdagen.se)

Föreskrifter om hantering av beställningar och standarder vid elektroniskt informationsutbyte (DIGG.se)