Går det att sekretessbelägga RFI-svar?

I en av Upphandlingsmyndighetens informationsbroschyrer står det att:

"Den ansvariga upphandlaren på PTS framhåller att ett problem är att man som upphandlande myndighet inte kan sekretessbelägga RFI-svar, eftersom endast sådan information som ingår i en affärsrelation betraktas som företagssekretess."

Är detta sant?

Hej,

Notera att informationen togs fram i intervjuform. Den återspeglar den intervjuades syn på RFI-svar.

Ett skriftligt RFI-svar som inkommit till en myndighet utgör en allmän handling. Den intervjuade syftar troligen på att det kan vara svårt att belägga ett sådant RFI-svar med sekretess med hänvisning till sekretess till skydd för enskilds affärsförbindelse med myndigheten som framgår av 31 kap. 16 § offentlighets- och sekretesslagen (OSL). I vanliga fall finns ingen affärsförbindelse mellan den som lämnar ett RFI-svar och myndigheten.

Eventuellt kan bestämmelserna avseende sekretess till skydd för det allmännas ekonomiska intresse som framgår av 19 kap. 3 § första stycket OSL aktualiseras i samband med en RFI.

Uppdaterad: den 30 december 2019

Med vänlig hälsning,

Kan själva RFI:n sekretessbeläggas? Det vill säga att det utskickade remissunderlaget bara får hanteras av de leverantörer som fått det och att de inte får sprida det vidare?

Hej Camilla,

Ja, om uppgifter i en RFI omfattas av sekretess har myndigheten en skyldighet att sekretessbelägga uppgifterna. Det är alltså ingen valmöjlighet utan en skyldighet.

Angående din sista fråga, om utsträckning av sekretess vid användning av externa referensgrupper, hänvisar vi till inlägget Från och med när gäller "absolut sekretess" i en upphandling?.

Uppdaterad: den 30 december 2019

Med vänlig hälsning,

Hej,

Räknas inkomna svar från en RFI som del av ett framtida upphandlingsunderlag dvs omfattas de av upphandlingssekretess (eller blir de ”genast” allmänna handlingar)? För enskild leverantör kan andra leverantörers svar vara viktig information för att ex förstå konkurrens och prissättning vid ett senare upphandlingstillfälle

Hej Sofia,

För att avgöra om ett inkommet svar från en RFI är en allmän handling och om den i så fall omfattas av sekretess behöver en bedömning göras i det enskilda fallet. Upphandlingsmyndigheten gör inte bedömningar i enskilda fall, vilket innebär att vi inte kan svara på din fråga. Generellt sett gäller följande.

Det är den upphandlande organisationen som självständigt ska genomföra sekretessprövningen inför varje begäran om att ta del av en allmän handling. Det går alltså inte att på förhand bedöma utfallet i en sekretessprövning.

Såvitt vi känner till finns det inga vägledande rättsfall där en upphandlande myndighet har belagt ett RFI-svar eller delar av det med sekretess.

När man talar om ”upphandlingssekretess” hänvisar man vanligtvis till 19 kap. 3 § offentlighets- och sekretesslagen (OSL). Tyvärr är en sådan hänvisning otydlig eftersom det inte framgår om det avser första, andra eller båda styckena i bestämmelsen. Bestämmelsen om absolut sekretess i upphandling som framgår av 19 kap. 3 § andra stycket OSL omfattar endast uppgifter som rör anbud. Det är oklart om ett RFI-svar kan anses utgöra sådana uppgifter. Detta gäller i synnerhet om den upphandlande myndigheten inte har bjudit in leverantörerna till att lämna in en ansökan, ett anbud eller annonserat upphandlingen. Notera dock att bestämmelsen kan vara tillämplig innan anbudsansökan eller anbud lämnas, se exempelvis inlägget Visning av lokaler - hindrar absolut sekretess gemensam visning? i vår Frågeportal.

Utöver den aktuella sekretessbestämmelsen finns ett stort antal andra bestämmelser i OSL som myndigheten behöver ta hänsyn till vid en sekretessprövning. Andra exempel på bestämmelser är 19 kap. 3 § första stycket och 31 kap. 16 § OSL.

Läs mer om offentlighet och sekretess på vår webbplats.

Om deltagande i förberedelserna av en upphandling
Om en anbudssökande eller anbudsgivare har deltagit i förberedelserna av en upphandling, ska de andra anbudssökandena eller anbudsgivarna informeras om vilka upplysningar av relevans för upphandlingen som har lämnats i det sammanhanget. Läs mer om det i inlägget Måste man informera om vilka leverantörer man träffat under förberedelsefasen? i vår Frågeportal.

Källhänvisningar

• 19 kap. 3 § andra stycket offentlighets- och sekretesslag (2009:400) (OSL) – absolut sekretess i upphandling
• 19 kap. 3 § första stycket OSL – sekretess i vissa fall i upphandling
• 31 kap. 16 § OSL – sekretess vid enskildas affärsförbindelser med myndigheter med mera.

Uppdaterad: den 30 december 2019

Med vänlig hälsning,