Dokumentationsplikt vid återkommande direktupphandlingar

Om en upphandlande myndighet gör direktupphandlingar av samma slag där det sammanlagda värdet uppgår till 100 tkr under räkenskapsåret ska myndigheten dokumentera genomförandet av upphandlingen. Låt säga att en upphandlande myndighet under ett räkenskapsår gör 15 direktupphandlingar á 10 000 kr (exkl. moms) från en och samma leverantör (och samma typ av varor/tjänster). Då överskrids summan för när det krävs dokumentation. Vid den tionde direktupphandlingen enligt detta exempel kommer myndigheten upp i 100 tkr. Är det just vid den direktupphandlingen det då ska finnas dokumentation? Eller ska resterande fem direktupphandlingar också dokumenteras?

Hej Andreas,

En upphandlande myndighet behöver dokumentera genomförandet av en upphandling om upphandlingens värde uppgår till minst 100 000 kronor.

Denna skyldighet bör inte förväxlas med bestämmelserna om beräkning av värdet av en upphandling vid upphandling under tröskelvärdena, där direktupphandlingar av samma slag gjorda av myndigheten under räkenskapsåret ska beaktas.

I det beskrivna scenariot uppgår ingen av upphandlingarna till över 100 000 kronor. Därmed finns enligt lagen ingen skyldighet att dokumentera någon av dessa direktupphandlingar. I den upphandlande myndighetens riktlinjer för användning av direktupphandling kan naturligtvis mer omfattande dokumentationskrav framgå.

Läs mer
Mer information om dokumentationsplikt finns på vår webbplats. Se även Konkurrensverkets informationsmaterial Dokumentation av direktupphandlingar (notera att lagrummen i informationsmaterialet hänvisar till bestämmelser i gamla LOU).

Källhänvisningar

• 19 kap. 30 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – dokumentationsplikt vid upphandling under tröskelvärdet samt av sociala tjänster och andra särskilda tjänster inklusive välfärdstjänster, det vill säga icke direktivstyrda upphandlingar
• 19 kap. 8 § LOU – beräkning av värdet av en upphandling.

Med vänlig hälsning,

Hej,

Tack för svar. Direktupphandlingar av samma slag under räkenskapsåret ska beaktas när man ska beräkna värdet av en upphandling. Denna typ av "sammanräkning" av flera olika direktupphandlingar ska alltså bara göras för att säkerställa att man inte överskrider gränsen för direktupphandling? När det gäller dokumentationsplikten tittar man bara på varje enskild direktupphandling var för sig? Även om den upphandlande myndigheten skulle göra direktupphandlingar av samma slag för exempelvis 500 tkr under ett räkenskapsår så krävs alltså ingen dokumentation så länge ingen enskild direktupphandling uppgår till 100 tkr?

Hej Andreas,

Det är min uppfattning, även om rättsläget till viss del är oklart.

Av lagens ordalydelse framgår att direktupphandlingar av samma slag gjorda av myndigheten under räkenskapsåret ska beaktas vid beräkningen av värdet av en upphandling. Lagens ordalydelse talar i vart fall inte emot att den aktuella bestämmelsen gäller även vid tillämpningen 19 kap. 30 § lagen om offentlig upphandling (LOU). Detta innebär att en upphandlande myndighet eventuellt behöver dokumentera alla direktupphandlingar oavsett dess värde om den gjort direktupphandlingar av samma slag under räkenskapsåret som uppgår till minst 100 000 kronor.

Mot denna tolkning talar förarbetena, bestämmelsens syfte och lagens utformning i gamla lagen om offentlig upphandling (gamla LOU). Av förarbetena framgår att den nya lydelsen i LOU inte innebär någon ändring i sak jämfört med motsvarande bestämmelse i gamla LOU. Vidare anges att de uttalanden som har gjorts i förarbetena till gamla LOU är således alltjämt av betydelse. I de aktuella förarbetena där följande framgår ”Skyldigheten bör dock begränsas till att gälla för enbart upphandlingar som har ett värde av betydelse. I likhet med utredningen görs i promemorian bedömningen att 100 000 kronor är en lämplig gräns.” [min kursivering] (prop. 2013/14:133 s. 23).

Vidare skiljer sig begreppsanvändningen åt mellan bestämmelserna om upphandlingsförfarande och beräkningen av värdet, samt dokumentationsplikten i gamla LOU jämfört med LOU. Angående beräkningen av värde och upphandlingsförfarande används begreppet ”kontraktets värde”, medan begreppet ”upphandlingens värde” används angående dokumentationsplikten. Även detta talar för en skillnad vilket värde som ska beaktas vid tillämpning av de olika bestämmelserna.

Sammanfattningsvis är min uppfattning att lagen bör tolkas och tillämpas på så sätt att den upphandlande myndigheten endast vid beräkningen av värdet av en upphandling, för att avgöra vilket upphandlingsförfarande som kan användas, ska beakta direktupphandlingar av samma slag gjorda av myndigheten under räkenskapsåret. När det gäller bedömningen av om dokumentationsplikt föreligger ska det bedömas utifrån den beräknade enskilda upphandlingens värde (inklusive eventuella options- och förlängningsklausuler).

Det hade givetvis varit önskvärt om reglerna hade varit tydligare utformade i denna fråga. Om den upphandlande myndigheten bedömer att flera mindre direktupphandlingar kan komma att göras för inköp av samma slag kan det givetvis vara lämpligt att dessa dokumenteras, även om värdet på dessa upphandlingar understiger gränsen för dokumentationsplikten.

Källhänvisningar

• prop. 2015/16:195 s. 1149 – nya lydelsen i lagen (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) om dokumentationsplikt vid upphandling under tröskelvärdena innebär inte någon ändring i sak jämfört med motsvarande bestämmelse i lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (gamla LOU)
• 15 kap. 3, 3 a och 18 §§ gamla LOU respektive 19 kap. 7–8 och 30 §§ LOU – jämförelse av begreppsanvändningen i gamla LOU och LOU
• 19 kap. 7 § LOU – upphandlingsförfaranden vid upphandling under tröskelvärdena.

Med vänlig hälsning,

Hej,

Vi har en följdfråga på detta, om en myndighet underlåter att dokumentera direktupphandlingar med ett värde över 100 000 sek, finns det någon möjlig rättslig sanktion kopplat till detta?

Hej Sofie,

Nej, det finns ingen sanktion vid underlåtenhet att dokumentera vid upphandlingar vars värde överstiger 100 000 kr. Däremot kan Konkurrensverket, som är tillsynsmyndighet för den offentliga upphandlingen, rikta kritik i samband med sitt tillsynsarbete mot upphandlande organisationer som inte följer dokumentationsplikten.

Källhänvisningar 

• prop. 2015/16:195 s. 1149 - någon sanktion finns inte i lagen för underlåtenhet att dokumentera enligt bestämmelsen
• prop. 2013/14:133 s. 24 - regeln bör inte kompletteras med en sanktion för underlåtenhet att dokumentera.

Med vänlig hälsning,