Inom vilken tidsram skall saker och ting diarieföras?

Hej

Finns det riktlinjer på när direktupphandlingar /upphandlingar senast får diarieföras?

Jag vet att det står på många ställen att de skall diarieföras skyndsamt men finns det regler på hur lång tid det får ta att sammanställa underlag för en direktupphandling alt upphandling?

Hej Petra,

Reglerna om dokumentation vid offentlig upphandling och reglerna om diarieföring avser två olika saker och bör därför hållas isär.

Dokumentationsplikten i lagen om offentlig upphandling (LOU) tar främst sikte på vilken information som den upphandlande organisationen ska dokumentera. Vidare finns det regler som anger hur länge dokumentationen ska bevaras. De sistnämnda reglerna gäller främst för upphandlande myndigheter som inte omfattas av arkivlagen.

Det finns ingen uttrycklig regel om när dokumentationen enligt LOU senast ska ske. Syftet med dokumentationsplikten är dock att de beslut som tas under upphandlingens samtliga skeden ska vara motiverade. Det är därför rimligt att anta att dokumentationen bör ske löpande under upphandlingens genomförande och senast i nära anslutning till den tidpunkt då den upphandlande myndigheten har fattat beslutet som ska dokumenteras.

Observera att dokumentationsplikt enligt LOU endast uppstår vid upphandlingar över 100 000 SEK medan reglerna om diarieföring som huvudregel blir aktuella så snart en handling är inkommen till eller upprättad hos en myndighet som omfattas av offentlighets- och sekretesslagen.

Även om det inte finns någon dokumentationsplikt för upphandlingar under 100 000 SEK så är det ändå viktigt att den upphandlande organisationen dokumenterar inköpet för att säkerställa att beloppsgränsen för direktupphandling inte överskrids.

Läs mer 
Se gärna vår webbplats för mer information om Innehåll i individuell rapport
och dokumentationsplikt.

Källhänvisningar

• 12 kap. 14 § LOU (2016:1145) – dokumentationsplikt för upphandlingar över tröskelvärdet
• 12 kap. 17 § LOU – bevarande av handlingar inklusive dokumentationen enligt 14 §
• 19 kap. 22 § LOU – dokumentationsplikt för upphandlingar under tröskelvärdet
• 19 kap. 23 § LOU – bevarande av handlingar inklusive dokumentation enligt 22 §
• 19 a kap. 11 § LOU – dokumentationsplikt vid direktupphandlingar över 100 000 SEK
• arkivlagen (1990:782) – myndigheters skyldighet att bevara allmänna handlingar
• prop. 2015/16:195 s. 675 – vad omfattar dokumentationsplikten vid upphandlingar över tröskelvärdet
• prop. 2015/16:195 s. 681 och s. 1149 – uppgift om vad som minst ska framgå vid dokumentation under tröskelvärdet
• 5 kap. 1 § offentlighets- och sekretesslag (2009:400) – regler om registrering av allmänna handlingar.

Vänliga hälsningar,