Kan en kommun tillämpa förvaltningsavgift i ett upphandlat avtal?

Hej,

Flera kommuner har börjat ta ut en så kallad förvaltningsavgift genom deras ramavtal. Denna är i ramavtalet formulerad så att leverantören till kommunen ska betala en viss procent av ramavtalets omsättning. I det senaste avtalet jag stött på motiveras avgiften med att denna ska finansiera den gemensamma upphandlingsorganisationen. Jag tycker att det är ett konstigt upplägg att som leverantör betala upphandlande myndighet. Ser ni några rättsliga problem med detta upplägg?
Tacksam för era tankar.

Hej Malin,

Inledningsvis så kan vi konstatera att det inte finns något generellt förbud mot administrativa avgifter i upphandlade avtal enligt lagen om offentlig upphandling (LOU). Däremot finns det ett förbud mot att ta ut avgifter i ett dynamiskt inköpssystem.

Det kan vara möjligt att ta ut administrativa avgifter under vissa förutsättningar. För att avgöra om administrativa avgifter är förenliga med LOU behöver en bedömning göras i det enskilda fallet. Upphandlingsmyndigheten gör inte bedömningar i enskilda fall, vilket innebär att vi inte kan svara på din fråga. Vi bistår däremot gärna med generell vägledning. Generellt sett gäller följande vid administrativa avgifter i upphandlande kontrakt.

Avgiften ska vara proportionerlig
Alla krav och villkor i en upphandling måste vara förenliga med de grundläggande upphandlingsprinciperna. En princip som kan bli aktuell att titta närmre på är proportionalitetsprincipen. En proportionalitetsbedömning behöver alltså göras av villkoret om administrativa avgifter i avtalet.

Proportionalitetsprincipen innebär bland annat att upphandlande organisationer inte får ställa högre krav på leverantören än vad som kan anses ändamålsenligt. En bedömning om ett visst krav eller villkor är förenligt med proportionalitetsprincipen kan gå till på flera sätt men sker vanligen i tre steg. Det första innefattar frågan om åtgärden är en lämplig och effektiv åtgärd för att tillgodose det avsedda ändamålet. Det andra steget utgörs av en prövning av om kravet är nödvändig för att uppnå det avsedda ändamålet. Till sist bedöms om den fördel som det allmänna vinner står i rimlig proportion till den skada som åtgärden förorsakar berörda enskilda intressen. Det får alltså inte finnas konkurrensbegränsade krav utan någon god anledning.

Annan lagstiftning som kan påverka bedömningen
Om den upphandlande organisationen är en kommun eller region kan en bedömning enligt kommunallagen behövas, utöver en bedömning enligt LOU. I kommunallagen finns en bestämmelse som reglerar när avgifter kan tas ut för tjänster och nyttigheter som kommunen tillhandahåller enligt lag eller annan författning. Kommuners behov ska som utgångspunkt finansieras av skatteintäkter. Utöver bestämmelsen om avgiftsuttag finns bestämmelsen om självkostnadsprincipen. Den innebär att en kommun inte får ta ut en större avgift än vad som krävs för att täcka kostnaderna för de tjänster eller nyttigheter som de tillhandahåller. Om upphandlingsverksamhet är en tjänst som träffas av dessa bestämmelser i kommunallagen har inte prövats av domstol såvitt vi känner till.

Källhänvisningar

• 8 kap. 14 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – avgift får inte tas ut för att en leverantör som vill delta i ett dynamiskt inköpssystem.
• 2 kap. 5 § kommunallagen (2017:725) (KL) – avgiftsuttag
• prop. 2016/17:171 s. 301 – kommuners behov ska som utgångspunkt täckas med skatt
• 2 kap. 6 § KL - självkostnadsprincipen

Med vänlig hälsning,