Kontakter med leverantörer
Det är viktigt att föra en kontinuerlig dialog med företag på marknaden både före, under och efter upphandlingen. Leverantörerna behöver tydlig och lättillgänglig information.
Innehåll på denna sida
Informera dig om förutsättningarna på marknaden
Informera dig om de förutsättningar som gäller för leverantörer och produkter på den aktuella marknaden genom en noggrann marknadsundersökning. En upphandlande myndighet eller enhet (upphandlande organisation) som saknar tillräcklig kunskap om den aktuella marknaden riskerar att ställa krav i upphandlingen som marknaden inte kan leva upp till.
Det är ofta angeläget att hämta in kunskap om marknaden i dialog med tänkbara leverantörer. Det kan handla om eventuella krav i upphandlingsdokument eller betalningsvillkor. Informationen hämtar du med fördel innan du påbörjar upphandlingen för att resultatet av dialogen ska kunna påverka utformningen av upphandlingsdokumentet.
Var tydlig med var ni är i processen
I kontakten med tänkbara leverantörer är det viktigt att uppge att upphandlingen inte har påbörjats. Det är viktigt att det framgår att diskussionen inte är en förhandling med leverantören utan just en diskussion inför en upphandling i konkurrens. Principerna om likabehandling och icke-diskriminering innebär bland annat att en leverantör inte får gynnas i förhållande till andra.
Ta emot frågor under upphandlingen
Var öppen med att ni tar emot frågor om pågående upphandlingar. En förutsättning för att det ska fungera bra är att ni anger en kontaktperson som är tillgänglig under hela processens gång. Kompletterande upplysningar ska lämnas skriftligen till alla leverantörer som deltar i upphandlingen. Alla leverantörer ska få ta del av informationen vid en och samma tidpunkt oavsett vem som begärt de kompletterande upplysningarna.
Ge information till dem som inte tilldelats kontrakt
Ge leverantören så mycket information som möjligt om varför de inte tilldelades upphandlingskontraktet. Du stimulerar marknaden till förbättringar inför nästa upphandling.
Samma effekt uppnås genom att de upphandlande organisationerna efterannonserar de kontrakt eller ramavtal som har ingåtts. Det är viktigt att sådan annonsering innehåller alla efterfrågade uppgifter, bland annat upphandlingens värde.
Använd elektronisk kommunikation
Vid upphandling över tröskelvärdena är det i princip obligatoriskt att genomföra upphandlingar elektroniskt. Vid upphandling under tröskelvärdena ska upphandlingen som huvudregel ske skriftligt. Använd gärna elektronisk kommunikation när det är möjligt.