Du är nu på Upphandlingsmyndighetens nya webbplats. Information om vår webbplatsen och hur den är utformad.

Beslutsfattare och ledning – förbered för sysselsättningskrav

Är din organisation redo att använda era inköp som ett framgångsrikt arbetsmarknadsinstrument? Innan ni börjar ställa sysselsättningskrav i offentlig upphandling behöver ni förbereda organisationen genom att ta fram en tydlig strategi och viktiga styrdokument.

Modellen för sysselsättningskrav i offentlig upphandling utgår från dessa 6 steg som ingår i ett strategiskt inköpsarbete.

Konkreta styrdokument och en tydlig strategi utgör grunden för en effektiv process.  

Förbered för sysselsättningskrav 

Sysselsättningskrav i offentlig upphandling innebär att en upphandlande organisationen ställer krav i upphandlingen på att den leverantör som vinner under kontraktstiden ska erbjuda anställning, utbildning, praktik- eller traineeplatser till personer som har svårt att komma in på arbetsmarknaden. 

Inköpsprocessen är utgångspunkten i vårt stöd för ökad sysselsättning i offentlig upphandling. Ett offentligt inköp består av mycket mer än själva upphandlingen. I illustrationen ovan kan du se de olika steg som ingår i en effektiv inköpsprocess. Men om processen ska bli effektiv och offentliga inköp ett verkligt styrmedel krävs en tydlig strategi och konkreta styrdokument som organisationen kan följa. Det symboliseras av pilen in i processen i illustrationen.  

Framgångsfaktorer som identifierats för ett lyckat samarbete kring sysselsättningskrav: 

  • att det finns en bred enighet
  • att det finns en gemensam definition
  • att uppdraget är tydligt
  • att det finns rutiner för uppföljning
  • att erfarenheterna tas tillvara som lärdomar.  

Analysera förutsättningarna 

För att era inköp ska bli ett framgångsrikt arbetsmarknadsverktyg måste ni analysera förutsättningarna. Börja med att ställa dessa frågor: 

  • Vad vill vi uppnå med sysselsättningskrav i upphandlingar? 
  • Hur kommer arbetsmarknaden att se ut i vårt område/region under de närmaste fem åren? 
  • Har våra leverantörer behov av kompetens? 
  • Hur ser integrationen ut på arbetsmarknaden? 
  • Vilken kompetens har de som är arbetssökande? 
  • Kan sysselsättningskrav i upphandling vara ett bland flera arbetsmarknadsverktyg? 
  • Vill vi använda bonusincitament för att främja jämställdhet och/eller öka sysselsättningen? Har vi budget för det? 
  • Kan vi tänka oss att samverka med andra upphandlande organisationer? 

Tips!

Gör en samhällsekonomisk beräkning för att se vilken effekt det kan ge att ställa sysselsättningskrav under era förutsättningar. 

Se den samhällsekonomiska beräkningsmodellen

Besluta om sysselsättningskrav 

Utifrån analysen bestämmer ni om sysselsättningskrav i upphandlingar är aktuellt för er organisation. Rätt använt är det ett effektivt verktyg som utjämnar samhällsklyftor, ökar sysselsättningen och förbättrar kompetensförsörjningen för företagen. 

Mall för beslutsunderlag 

Beslutsunderlaget är i form av en checklista och beskriver viktiga förutsättningar som krävs för att sysselsättningskrav i offentlig upphandling ska ge de effekter som den upphandlande organisationen vill uppnå utifrån sina mål. 

Beslutsunderlag 

Förbered för genomförande 

Nu är det dags att ta fram styrdokument för organisationen och säkerställa att ni kan genomföra det operativa arbetet. Fundera först på om ni vill börja med en pilotupphandling eller gå igång direkt. 

Starta med en pilot? 

Ibland kan det vara bra att börja med ett pilotprojekt inom ett avgränsat upphandlingsområde eller under en begränsad tid. 

Redo att börja direkt? 

Ta fram policy och riktlinjer för hela organisationen. Styrdokumenten kan till exempel beskriva aktuella branscher, målgrupper och/eller storlek på upphandling. 

Förbered upphandlande organisation 

Det är viktigt att den upphandlande organisationen eller funktionen har de resurser som krävs för att effektivt kunna ge stöd till beställare och leverantörer före, under och efter upphandlingen. 

  • Det är bra att ha en dedikerad person som brinner för frågan och kan vara spindeln i nätet. 
  • Se till att den upphandlande organisationen har de resurser som krävs för att följa upp de krav som ställs i upphandlingen. 
  • Kan kommunen, arbetsförmedlingen eller någon annan aktör utbilda/rusta personer som står utanför arbetsmarknaden? 
  • Kan våra leverantörer bidra när det gäller enskilda individers kompetensutveckling? 
  • Har vi en organisation som arbetar med arbetsmarknadsfrågor eller kan vi samarbeta med arbetsförmedlingen, privata matchningsaktörer eller sociala företag? 
  • Har vi upphandlingar där det är lämpligt att ställa sysselsättningskrav? Har vi upphandlingar där det kan vara olämpligt eller kräver särskild uppmärksamhet (osund konkurrens/marknad)? 
  • Ha en dialog med olika arbetsmarknadsparter och se till att sysselsättningskravet inte skapar några undanträngningseffekter. 

Kommunicera i alla led 

När ni ska börja ställa sysselsättningskrav i upphandlingar behöver beslutet i sig kommuniceras både internt och externt. Men det är också viktigt att ni fortsätter kommunicera löpande under och efter upphandlingen.  

Vilka behöver vi nå internt? 

  • Ledningsgrupper 
  • Personalgrupper 
  • Projektledare/beställare 
  • Matchningsansvariga 

Vilka behöver vi nå externt? 

  • Leverantörer 
  • Det lokala näringslivet 
  • Bransch- och arbetsgivarorganisationer 
  • Fackliga organisationer 

Tips!

  • Ta hjälp av en kommunikatör. 
  • Ta fram en kommunikationsplan. 
  • Berätta, ha dialog och ta emot synpunkter på vilka krav ni kommer att ställa. 
  • Informera på leverantörsträffar. 
  • Informera på näringslivsträffar. 
  • Informera på er webbplats. 

Gör det enkelt och var tydlig i din kommunikation.

Följ upp resultatet 

Efter en tid är det dags att följa upp resultatet och identifiera eventuella brister. Se om styrdokumenten och/eller era riktlinjer behöver justeras. Kommunicera gärna resultatet till de olika målgrupperna, både internt och externt.  

Bra frågor att ställa 

  • Hur många upphandlingar har haft sysselsättningskrav? 
  • Hur många individer har kommit i sysselsättning? 
  • Vad säger leverantörerna? Ser vi någon skillnad i kostnad eller i antal anbud?  
  • Räcker resurserna för att klara det operativa arbetet? 
  • Har vi rätt funktioner? 
  • Fungerar rutiner och samarbeten i processen? 
  • Vilka är framgångsfaktorerna? 
  • Vad kan förbättras? 
  • Har vi sett några samhällsekonomiska vinster? 

Tips!

Gör en samhällsekonomisk beräkning för att se vilken effekt det kan ge att ställa sysselsättningskrav under era förutsättningar. 

Se den samhällsekonomiska beräkningsmodellen