Tillämpning kontraktsvillkor – Uppföljning

Det är viktigt att den upphandlande myndigheten redan vid planeringen av upphandlingen beslutar om vem som ansvarar för att följa upp och att det finns tillräckliga resurser och kompetens för uppföljningen. 

Vem som har huvudansvaret för uppföljningen kan variera mellan olika upphandlande myndigheter. Det viktiga är att fastställa vem som bär ansvaret för att följa upp. I vissa organisationer är det upphandlingsfunktionen som ansvarar för att följa upp, och i andra organisationer kan uppföljningen hanteras av den kommunala arbetsmarknadsförvaltningen eller liknande funktion. Uppföljningen kan genomföras med egna resurser hos den upphandlande myndigheten eller med hjälp av ombud för myndigheten. 

Det är först vid kontraktets utförande som man kan kontrollera och följa upp efterlevnaden av Villkoren. När och hur ofta uppföljningen sker beror i hög grad på storleken på upphandlingen och antalet individer som erbjuds sysselsättning enligt kontraktet. 

Upphandlande myndigheter avgör själva när och hur de ska följa upp. I detta tillämpningsstöd ges några exempel på hur uppföljningen kan genomföras. Det är viktigt att upphandlande myndigheter redan vid utformningen av upphandlingsdokumenten anger hur villkoren kan komma att följas upp och säkerställer att organisationen har de resurser och den kompetens som krävs för att kunna göra detta. Det kan vara bra att avtala om regelbundna möten med leverantören för att följa upp villkoren för sysselsättning och vid vilken eller vilka tidpunkter som leverantören ska rapportera. Leverantören bör alltid få skälig tid på sig att inkomma med sin rapportering. 

De sysselsättningsfrämjande villkoren bör ingå i den ordinarie uppföljningen av kontraktet under dess löptid eller tas upp vid särskilda möten för just dessa villkor. Ett första steg för uppföljning av de sysselsättningsfrämjande villkoren kan vara att leverantören på en övergripande nivå skriftligen rapporterar hur villkoren efterlevs hos leverantören och hos eventuella underleverantörer. 

Den skriftliga rapporteringen kan lämnas i formuläret för egenrapportering (bilaga Formulär för egenrapportering av sysselsättning – övergripande nivå). Leverantören ska åta sig att lämna den rapportering som framgår av bilagan. Bilagan bör, med hänvisning till transparensprincipen, inkluderas i upphandlingsdokumenten. Leverantören ska i bilagan redovisa hur denne uppfyller villkoren och på vilket sätt. Det ger den upphandlande myndigheten förutsättningar att bland annat kunna kontrollera lämnade uppgifter, till exempel när den upphandlande myndigheten får indikationer på att det finns brister i efterlevnaden av kontraktsvillkoren eller i de fall leverantörens skriftliga rapportering inte bedöms som tillräcklig eller är bristfällig. Leverantören ska kunna styrka eller tillhandahålla dokumentation för kontroll av att villkoren efterlevs, till exempel anställnings-avtal, praktikavtal eller annat underlag för berörda arbetstagare eller praktikanter. 

Vid uppföljning av Villkoren är det den avtalade tiden på ett anställningsavtal eller motsvarande som räknas. Om det inte är någon anställningstid avtalad mellan leverantören och den anställde får uppföljningen göras av den faktiska tiden som en person har varit anställd. Om anställningen eller praktiken avslutas i förtid har leverantören uppfyllt sitt åtagande om minst två tredjedelar av tiden gått som var avtalad vid anställningens start. Leverantören ska kunna styrka att det förelegat saklig grund för uppsägning eller skäl för avskedande eller att det varit av sakligt godtagbara skäl som en praktik avslutats i förtid. 

Uppföljningen av de sysselsättningsfrämjande villkoren kan ske i dialog med leverantören genom leverantörsmöten och genom att leverantören rapporterar vilka anställningar/praktikplatser som har gjorts. 

Ett första steg i att följa upp de sysselsättningsfrämjande villkoren är att leverantören vid ett uppstartsmöte redogör för hur den avser att gå till väga för att uppfylla sitt åtagande enligt punkt 1, inom vilken tid detta ska ske samt hur handledningen och introduktionen av personerna ska gå till. Exempelvis kan leverantören diskutera med den upphandlande myndigheten hur leverantören tänker genomföra rekryteringen. 

Under kontraktstiden kan avstämningsmöten bokas in och rapportering lämnas i relation till kontraktets omfattning och hur många anställningar och praktikplatser som är aktuella. 

För att kontrollera att leverantören fullgör sina åtaganden kan det som ett första steg var tillräckligt att begära in uppgifter på en övergripande nivå och leverantören rapporterar om detta i enlighet med formuläret för egenrapportering (se bilaga Formulär för egenrapportering av sysselsättning – övergripande nivå). Av formuläret för egenrapportering framgår vilka uppgifter som ska lämnas av leverantören. 

Innan kontraktet löper ut är det också lämpligt att ha ett avslutningsmöte där leverantören får redogöra för resultatet av anställningarna och praktikplatserna. 

I samband med att man följer upp sysselsättningsfrämjande villkor kan det bli nödvändigt att ta del av personuppgifter. Vid all behandling av personuppgifter gäller dataskyddsförordningen (Europaparlamentets och rådets förordning 2016/679/EU (GDPR)). Upphandlande myndigheter måste säkerställa att man behandlar personuppgifter i enlighet med GDPR. 

Upphandlande organisationer kan som ett första steg genomföra uppföljningen utan att behandla personuppgifter. Uppgifter kan tas in på en övergripande, aggregerad, nivå och uppföljning kan ske utan att den upphandlande organisationen tar del av personuppgifter. 

GDPR och behandling av personuppgifter på Integritetsskyddsmyndighetens webbplats 

Hela tillämpningsstödet för sysselsättningsfrämjande kontraktsvillkor vid upphandling