Införa och upphandla e-handel

Ett införande av e-handel är både ett verksamhetsutvecklingsprojekt och ett it-projekt. För att lyckas behöver ni planera för:

• mål och förväntade effekter
• processer och arbetssätt för inköp
• systemstöd och integrationer
• leverantörsanslutning
• utbildning och förändringsledning
• uppföljning och nyttorealisering.

Det är viktigt att tidigt involvera verksamhet, ekonomi, inköp, it och andra berörda funktioner för att skapa samsyn kring målbild, ansvar och arbetssätt.

• För att säkerställa ett lyckat resultat bör uppdraget att införa e-handel komma från ledningen.
• Förankra på alla chefsnivåer.
• Tillsätt resurser och avsätt tid både för införandeprojektet och driftsorganisationen.
• Projektet bör bemannas med personer från upphandling, ekonomi, IT, kommunikation.
• Kartlägg den befintliga beställarorganisationen och vilka som ska beställa i framtiden med e-handel.
• Gör en systemkartläggning inför integration till e-handelssystem
• Se över ert befintliga attestreglemente och förbered inför e-handelsinförande.
• Vilka avtal finns och vilka är på väg att upphandlas? Kravställ e-handel vid upphandling av varor och tjänster.
• Ta fram en intern kommunikationsplan både för införandeprojektet och driftsorganisationen.
• Informera befintliga leverantörer om att ni kommer att gå över till e-handel och önskemål om samarbete på befintligt avtal.
• Använd Peppols standarder för både e-handelsmeddelanden och kommunikation.

För att arbeta med e-handel behöver organisationen ha ett systemstöd som kan hantera hela eller delar av den elektroniska inköpsprocessen. Exempel på funktioner som behövs är:

• beställning
• attest och godkännande
• orderhantering
• mottagningskvittens
• fakturamatchning
• statistik och uppföljning.

Systemstödet bör samtidigt kunna stödja de standarder och kommunikationssätt som används inom offentlig sektor.

Gemensamma standarder skapar förutsättningar för ett effektivt informationsutbyte mellan köpare och leverantörer. De underlättar både införandet och den långsiktiga förvaltningen av e-handel.

Inom offentlig sektor rekommenderas de standarder som tas fram och förvaltas inom SFTI (Single Face To Industry). SFTI är ett gemensamt samarbete mellan Upphandlingsmyndigheten, Kammarkollegiet och Sveriges kommuner och Regioner där fokus ligger på att främja förutsättningarna för e-handel för offentlig sektor i Sverige arbetar med att ta fram rekommendationer av öppna standarder för elektronisk affärskommunikation, handledningar och teknisk dokumentation. Inom ramen för SFTI hålls även konferenser samt utbildningar och kurser. SFTI erbjuder även stöd från ett tekniskt kansli och en verifieringstjänst där de olika meddelanden som rekommenderas kan testas.

Standardiserade gränssnitt och meddelandeformat gör det enklare att ansluta nya leverantörer, byta system och säkerställa en enhetlig informationshantering.

Vidare stöd finns i handledningen “Kontroll av verifikationer” som finns tillgänglig på SFTI.se. Handledningen belyser viktiga frågor att ta ställning till vid utformningen av regler för kontroll av verifikationer när man inför nya rutiner och system, till exempel för e-handel.

Handledning för kontroll av verifikationer (sfti.se)

Läs mer om SFTI och deras rekommendationer (sfti.se)

Vid e-handel utväxlas elektroniska affärsmeddelanden mellan köpare och säljare, exempelvis:

• produktkataloger
• ordermeddelanden
• orderbekräftelser
• leveransmeddelanden

För att möjliggöra ett effektivt informationsutbyte bör ni ställa krav på att it-systemet och kommunikationslösningen stödjer Peppol. Peppol är det nätverk som rekommenderas för elektronisk affärskommunikation inom offentlig sektor.

När ni upphandlar systemstöd bör ni säkerställa att lösningen:

• har anslutning till Peppol
• kan skicka och ta emot de meddelandeformat som rekommenderas av SFTI
• kan publicera mottagningskapacitet i Peppol Directory
• automatiskt kan identifiera om en mottagare finns registrerad i Peppol
• kan validera inkommande och utgående meddelanden
• kan hantera och avisera felmeddelanden.

Vi har tagit fram ett generellt kravpaket som kan användas i upphandlingar. Observera att det kan behöva ändras eller läggas till krav beroende på mottagarens specifika förutsättningar.

Alla leverantörer har inte egna system för elektroniskt informationsutbyte. För att även dessa leverantörer ska kunna delta i den elektroniska inköpsprocessen bör organisationen erbjuda en leverantörsportal.

Genom en leverantörsportal kan leverantören exempelvis:

• registrera produktinformation
• ta emot order
• skapa och skicka elektroniska fakturor.

Det bidrar till att fler leverantörer kan anslutas till e-handeln.

För att e-handel ska fungera effektivt under avtalstiden behöver kraven ställas redan när varor och tjänster upphandlas. Detta för att säkerställa att köpare och säljare är överens om den elektroniska avropsprodessen och dess rutiner.

Genom tydliga krav skapas transparens kring vilka förutsättningar som gäller för elektronisk handel och informationsutbyte mellan parterna.

Inför varje upphandling bör ni ta ställning till:

• vilken e-handelsprocess som ska användas
• vilka elektroniska meddelanden som ska utväxlas
• hur kommunikationen mellan parterna ska ske
• vilka standarder och format som ska användas.

SFTI har tagit fram vägledningar och mallar som kan användas som stöd vid kravställning.

Vägledning om krav på e-handel i samband med upphandling (sfti.se)

Införandet av e-handel innebär investeringar i både verksamhetsutveckling och systemstöd. Därför är det viktigt att tidigt planera för hur effekterna ska mätas och följas upp.

Nyttorealisering är ett arbetssätt som hjälper organisationen att:

• formulera effektmål
• följa upp resultat
• säkerställa att förväntade nyttor uppnås.

Exempel på nyttor kan vara ökad avtalstrohet, kortare ledtider, minskad administration och bättre möjligheter till inköpsanalys.

Läs mer om nyttorealisering hos Myndigheten för digital förvaltning (digg.se)

E-handel och elektroniska inköpsprocesser är prioriterade områden inom både EU och Sverige. Det finns lagar, förordningar och andra regelverk som påverkar hur offentlig sektor ska arbeta med elektroniska inköp och fakturor.

Det finns även stödmaterial som kan användas under införandet, exempelvis handledningen "Kontroll av verifikationer" från SFTI. Handledningen beskriver frågor att ta ställning till när nya rutiner och system införs.

Regler för e-handel och e-faktura [LÄNK HÄR <<<<]

Kontroll av verifikationer (sfti.se)

• Om SFTI (sfti.se)
• Om Peppol