Vad är e-handel?

 Att införa e-handel har många fördelar både för den upphandlande organisationen och dess leverantörer.  Framför allt bidrar e-handel till att man inom offentlig sektor får en ökad ramavtalstrohet, gör tids- och kostnadsbesparingar, uppnår en ökad intern kontroll samt får en positiv miljöpåverkan. Läs mer om respektive nytta nedan. De brukar sammanfattas så här: 

E-handelssystemen synliggör tecknade avtal, aktuella avtalade priser och avtalsvillkor. Det blir lättare för beställare att söka och hitta varor och tjänster och därmed att handla på avtal vilket leder till att avtalstroheten ökar. 

I ett e-handelssystem tydliggörs avtalade priser och avtalsvillkor och det blir enkelt att jämföra produkter med varandra. Avstämning mellan order och faktura görs automatiskt och eventuella avvikelser upptäcks. Hanteringen av e-fakturor går ofta snabbare så att fakturor kan betalas i tid och därmed kan även påminnelseavgifter och dröjsmålsräntor undvikas.  

E-handelssystem möjliggör digitalisering och automatiseringen av delar i inköpsprocessen, exempelvis görs automatisk kontroll mellan faktura och order där endast avvikelser kräver manuell hantering. Alla typer av abonnemang och återkommande fakturor kan matchas mot uppsatta register där kontroll, kontering och attest kan automatiseras helt och här finns normalt den största tidsvinsten. Även konteringen på beställningar kan automatiseras, beställningsmallar kan skapas och beställningar kan återanvändas vilket alla leder till en effektivare process som möjliggör för stora tidsbesparingar. 

I e-handelssystemet kan ni också samla verksamhetens olika avtalade varor och tjänster på ett ställe vilket underlättar vid beställning och vid samordning av verksamhetens inköp. 

Digitalisering av information på hög detaljnivå gör det enklare att förbättra sin interna styrning och kontroll. E-handelssystem möjliggör uppsättning av attestregler med automatiska kontroller och styrning av attest och att delegationsordningen säkerställs automatiskt. Beställningar godkänns och attesteras av behörig innan de går vidare till leverantör vilket också ökar styrningen och kontrollen på inköpen. 

Elektroniska inköp underlättar för verksamheterna att analysera och följa upp sina inköp på hög detaljnivå. Uppföljning kan göras löpande under avtalstiden och även för att ge bra underlag inför nya upphandlingar. 

E-handel bidrar till en bättre miljö då man sparar både på papper och manuell hantering. I e-handelssystemet synliggörs också miljövänliga varor för att underlätta klimatsmarta inköp och det finns möjlighet att samordna inköp och därmed minska antalet leveranser. 

För att lyckas med e-handel och uppnå fördelarna så bör man tänka på de här aspekterna:   

• strategi och styrning 
• organisation 
• processer 
• uppföljning och analys 
• it-stöd. 

Genom att införa e-handel kan en organisation skapa effektiva digitala inköpsprocesser. Det behövs dock en strategi för både införande och drift samt möjlighet att utöva viss styrning av organisationen för att kunna uppnå målsättningarna. 

Strategi och styrning 

Att införa e-handel innebär att roller och ansvar för olika arbetsuppgifter förändras. När en organisation inför e-handel behöver den därför sannolikt förtydliga de roller och ansvar som finns för e-handelsprocessen på strategisk, taktisk och operativ nivå. 

Organisation 

När en organisation inför e-handel påverkas den befintliga inköpsprocessen. Det tillkommer även drift och support kopplat till e-handelssystemet.   

Processer 

E-handel ger bra förutsättningar till detaljerad uppföljning. Information från ett e-handelssystem kan, i kombination med data från ekonomisystem och avtalssystem, användas för att följa upp och analysera inköpen på strategisk, taktisk och operativ nivå. 

Uppföljning och analys 

Att införa e-handel är att digitalisera affärsprocesserna genom att använda moderna system- och kommunikationslösningar. 

It-stöd 

När du upphandlar ett it-system för e-handel är det viktigt att ställa krav på anslutning till Peppol för att underlätta för framtida leverantörsanslutningar.  

Peppol 

Med detta beräkningsverktyg kan ni se ve vilket värde som e-handel kan ge i form av tidsbesparing i organisationen. Ni har även en möjlighet att även lägga till en årlig kostnadsbesparing till följd av ökad avtalstrohet samt tillkommande kostnader vid införande av ett e-handelssystem.

Digitaliseringssnurra för e-handel (digitaliseringssnurran.se)

För leverantörer innebär e-handel en möjlighet 

• att effektivisera leveransprocessen. När man får in en elektronisk order går det att koppla den till leverantörens egna order-, lager- och faktureringssystem. Det innebär att den manuella hanteringen minskar. 
• En inkommen order är i normalfallet godkänd av behörig ansvarig hos köparen och innehåller korrekta referenser och adresser vilket innebär en snabbare leverans- och fakturahantering. 
• att effektivisera fakturaprocessen genom fakturering med e-faktura. Då kan leverantören snabbare få betalt för sin leverans. 
• till ökad avtalstrohet. Anställda på offentliga organisationer gör fler beställningar från upphandlade ramavtal, då de finns inlagda i inköpssystemet 

Vi har samlat exempel på hur olika offentliga organisationer infört och använder e-handel i sin verksamhet.  

• Lidingö stad: Framgång genom strukturerat arbete 
• Länsstyrelsen i Västra Götaland: E-handeln frigör tid 
• Skövde kommun: E-handel en bra affär för kommunen 
• SVOA: E-handel ger bättre styrning av inköpen 
• Varbergs kommun: Avtalstrohet största vinsten 

• Strategiskt inköpsarbete för ändamålsenliga inköpsorganisationer 
• SFTI  
• PEPPOL  
• Obligatorisk e-faktura (digg.se) 
• EU-kommissionen  
• E-fakturering i offentlig sektor - rättsregler att beakta (sfti.se)