Regler för e-handel och e-faktura
E-handel och e-fakturering har flera fördelar, bland annat tidsbesparing och ökad spårbarhet. Det finns också formella regler om e-handel och e-faktura inom offentlig sektor som måste följas. Regleras återfinns i lag, förordning och föreskrifter. Här får du en samlad översikt över vad som gäller för upphandlande organisationer och för leverantörer till offentlig sektor. Du hittar också information om Peppol, e-fakturastandarder, leverantörsportaler och vanliga frågor och svar.
Innehåll på denna sida
Vem gäller reglerna för?
Det finns regler både för offentliga aktörer och för leverantörer till offentlig sektor.
Offentliga aktörer ska kunna ta emot e-fakturor enligt europeisk standard och vara registrerade i Peppol som fakturamottagare. Statliga myndigheter omfattas dessutom av lagkrav på elektroniskt informationsutbyte, elektroniska beställningar och e-handel.
Leverantörer till offentlig sektor ska skicka e-fakturor när fakturan utfärdas till följd av offentlig upphandling enligt LOU, LUF, LUFS eller LUK, om upphandlingen påbörjats från och med den 1 april 2019. Ett par undantag finns, se mer under rubriken Undantag från kravet på e-faktura.
E-fakturalagen
Lag om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling, ofta kallad e-fakturalagen, gäller fakturor som utfärdas till följd av offentlig upphandling enligt:
- Lag om offentlig upphandling, LOU
- Lag om upphandling inom försörjningssektorerna, LUF
- Lag om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet, LUFS
- Lag om upphandling av koncessioner, LUK
Lagen gäller upphandlingar som påbörjats från och med den 1 april 2019.
Vad innebär lagen?
Fakturor som en leverantör skickar till en upphandlande organisation ska vara elektroniska och följa den europeiska standarden för e-fakturering, som du kan läsa mer om nedan. Parterna kan dock genom avtal komma överens om en annan standard för e-faktura.
Det är den upphandlande organisationen som behöver bedöma om ett inköp omfattas av någon av upphandlingslagarna.
Om e-faktura
I e-fakturalagen anges att den e-fakturastandard som ska användas för fakturering ska vara i enlighet med vad Europeiska kommissionen har hänvisat till i Europeiska unionens officiella tidning.
Den europeiska standarden beskriver affärstermerna i en e-faktura, till exempel fakturanummer samt köparens och säljarens uppgifter. När man utväxlar e-fakturor enligt den europeiska standarden kan två olika XML-format användas: UBL (Universal Business Language) och CII (Cross Industry Invoice).
Upphandlande myndigheter och enheter ska kunna ta emot båda XML-formaten medan leverantörerna kan välja att använda ett av dem, och UBL är det absolut vanligaste.
Upphandlingsmyndigheten rekommenderar att e-fakturaformatet Peppol BIS Billing 3 används för att säkerställa att lagens krav på format och innehåll uppnås. Peppol BIS Billing 3 är en implementering av den europeiska standarden för e-faktura.
Vad räknas som e-faktura?
En e-faktura är en faktura som utfärdas, skickas och tas emot i ett strukturerat elektroniskt format som gör det möjligt att behandla fakturan automatiskt och elektroniskt.
En PDF-faktura eller inskannad pappersfaktura räknas därför inte som e-faktura enligt e-fakturalagen.
Europeisk standard och Peppol
För att uppfylla kravet på europeisk standard (EN 16931) rekommenderar Upphandlingsmyndigheten att e-fakturor skickas i formatet Peppol BIS Billing 3. Rekommendationen är också att Peppolnätverket används för att skicka och ta emot e-fakturor, eftersom konvertering mellan olika format kan innebära att information går förlorad.
Alla upphandlande organisationer som berörs av e-fakturalagen ska vara registrerade som mottagare av e-fakturor i Peppol. Leverantörer som ofta skickar fakturor till offentlig sektor rekommenderas att ansluta sig till Peppol via en tjänsteleverantör som är certifierad enligt Peppol-regelverket.
Det här gäller för offentlig sektor
Upphandlande organisationer ska kunna ta emot e-fakturor enligt europeisk standard. De får via avtal komma överens med en leverantör om ett annat elektroniskt fakturaformat än europeisk standard. De ska också vara anslutna till Peppols infrastruktur som fakturamottagare för Peppol BIS Billing 3.
Myndigheter under regeringen omfattas av förordning (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte. Myndigheter med fler än 50 anställda ska hantera sina utgående beställningar av varor och tjänster elektroniskt, med vissa undantag.
Föreskrifterna MDFFS 2021:1 och MDFFS 2026: 2 innehåller bestämmelser om elektronisk hantering av beställningar och om standarder eller motsvarande krav vid elektroniskt informationsutbyte i samband med beställning, leverans och fakturering.
I föreskrifterna framgår bland annat att:
- samtliga myndigheter ska tillhandahålla leverantörsportal för faktura,
- myndigheter med fler än 50 anställda även ska erbjuda leverantörsportal för produktkatalog och order,
- fakturering mellan myndigheter ska ske elektroniskt,
- samtliga myndigheter ska vara registrerade i Peppol för att kunna ta emot e-fakturor,
- samtliga myndigheter ska kunna skicka e-fakturor i Peppols infrastruktur.
Det här gäller för leverantörer
Leverantörer ska skicka e-faktura till offentlig sektor när fakturan utfärdas till följd av inköp enligt LOU, LUF, LUFS eller LUK och upphandlingen påbörjats från och med den 1 april 2019. Kravet gäller leverantörer oavsett i vilket land de finns. Det finns dock undantag från kravet, se mer information under rubriken Undantag från kravet på e-faktura.
Leverantörer kan skicka e-faktura på olika sätt:
Skicka via Peppol
Leverantörer som ofta fakturerar offentliga aktörer rekommenderas att ansluta sig till Peppolnätverket. För att skicka fakturor via Peppol behöver leverantören kontakta en tjänsteleverantör som är certifierad enligt Peppol-regelverket.
Skicka via leverantörsportal eller fakturaportal
Leverantörer som skickar få fakturor till offentlig sektor kan fråga sin offentliga kund om det finns en leverantörsportal eller fakturaportal. Om det finns kan leverantören oftast själv registrera fakturainformation och på så sätt uppfylla kravet på e-faktura.
Undantag från kravet på e-faktura
En faktura behöver inte skickas elektroniskt i vissa fall:
- om upphandlingen påbörjades före den 1 april 2019,
- om e-faktura skulle innebära risk för att röja uppgifter som omfattas av sekretess eller skada säkerhetskänslig verksamhet,
- om betalningen sker kontant eller med betalkort.
Det är den upphandlande organisationen som avgör om det finns en risk kopplad till sekretess eller säkerhetskänslig verksamhet för specifika fakturaflöden.
Om reglerna inte följs
Om en leverantör inte skickar e-fakturor, eller skickar felaktiga e-fakturor, kan leverantören anmälas till Upphandlingsmyndigheten. Upphandlingsmyndigheten har då en skyldighet att utreda ärendet. Beroende på vad utredningen visar och om leverantören självmant rättar felet, kan Upphandlingsmyndigheten utifrån behov förelägga leverantören att skicka e-faktura eller rätta e-faktureringen så att den blir korrekt.
Ett föreläggande från Upphandlingsmyndigheten kan förenas med vite. Upphandlingsmyndigheten rekommenderar att den upphandlande organisationen och leverantören i första hand försöker lösa frågan genom dialog mellan parterna. Om ärendet efter anmälan hamnar hos Upphandlingsmyndigheten och Upphandlingsmyndigheten fattar beslut om ett föreläggande, ska det delges leverantören. Ett beslut om föreläggande vid vite kan överklagas till allmän förvaltningsdomstol.
Vanliga frågor och svar
Ja. E-fakturalagen gäller oavsett vilket upphandlingsförfarande som används, inklusive direktupphandlingar. Kraven på leverantören kan uppfyllas genom användning av leverantörsportal eller fakturaportal om den upphandlande organisationen tillhandahåller en sådan.
Nej. En PDF-faktura är inte en e-faktura eftersom den inte är ett strukturerat elektroniskt format som kan behandlas automatiskt och elektroniskt.
Ja, bilagor kan bifogas, exempelvis tidrapporter eller ritningar. Själva fakturabilden ska däremot inte bifogas. En Peppol BIS-faktura som skickas via Peppolnätverket bryter mot Peppols regelverk om fakturabilden bifogas som bilaga.
En betalningspåminnelse är inte en faktura och behöver därför inte skickas elektroniskt. Inkassokrav omfattas inte heller av e-fakturalagstiftningen och ska skickas på papper. En räntefaktura är däremot en ny handling med nytt fakturanummer och ska skickas som e-faktura.
Ja. Alla varu- och tjänsteleverantörer omfattas av e-fakturalagen, oavsett vilket land leverantören finns i.
Ja, om fakturan har upprättats till följd av en upphandling som omfattas av e-fakturalagen och som påbörjats från och med den 1 april 2019. Fakturering mellan myndigheter ska ske elektroniskt enligt förordning om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte och föreskrifter som kompletterar den förordningen.
Den europeiska standarden beskriver affärstermerna i en e-faktura, exempelvis fakturanummer och uppgifter om köpare och säljare. E-fakturor enligt standarden kan skickas i XML-formaten UBL och CII. Upphandlande organisationer ska kunna ta emot båda formaten, medan leverantörer kan välja ett av dem.
Dokument och länkar
Regelverk
- Lag (2018:1277) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling (svenskforfattningssamling.se)
- Föreskrift om registrering i Peppol MDFFS 2019:1 (digg.se)
- MDFFS 2026:1, ändring av rubriken och 1-2 §§ (digg.se)
- Förordning (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte (riksdagen.se)
- Föreskrifter om hantering av beställningar och standarder vid elektroniskt informationsutbyte (MDFFS 2021:1) (digg.se)
- MDFFS 2026:2, ändring av 5, 6 och 10 §§ (digg.se)
- Mervärdesskattelag (2023:200) (svenskforfattningssamling.se)