Det återstår endast ett oacceptabelt anbud i en upphandling enligt LUF 19 kap., vad kan vi göra?

Hej!

Vi har gjort en upphandling enligt LUF med kap. 19 och vi fick in två anbud. Den ena anbudsgivaren klarade inte prövningskraven för anbudsgivarna och hade dessutom missat att bifoga information i anbudet för att vi ska kunna värdera anbudet.

Det enda återstående anbudet är giltigt men anbudssumman är ca 50 % högre än vad den upphandlande enheten har budgeterat med för projektet innan upphandlingen påbörjades.

Vilka möjligheter har vi nu?

1. Kan vi avbryta upphandlingen med hänsyn till att det enda giltiga anbudet i vår mening är oacceptabelt?
2. Kan vi avbryta upphandlingen på grund av otillräcklig konkurrens?
3. Om vi avbryter upphandlingen, kan vi då göra en direktupphandling eller måste vi annonsera upphandlingen igen?
4. Kan vi övergå till förhandlat förfarande utan föregående annonsering med den enda godkända anbudsgivaren, och i så fall vad får vi förhandla om?

Mvh
Anders

Frågan är uppdaterad av Upphandlingsmyndigheten den 1 februari 2022

Hej Anders,

Förhandla om det är möjligt
Beroende på vad ni skrivit i upphandlingsdokumenten kan det vara möjligt att förhandla med den kvarvarande anbudsgivaren. Eftersom grundläggande upphandlingsprinciperna ska följas är det inte tillåtet att förhandla i en upphandling enligt 19 kap. lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF) om detta inte framgår av upphandlingsdokumenten. Det är möjligt att förhandla om samtliga aspekter av anbudet, inklusive priset.

Läs mer om förhandling i inlägget Vad får man förhandla om enligt LUF? i vår Frågeportal

Avbryta upphandling
En upphandling kan avbrytas om det finns sakliga skäl. Det finns ingen definition av vad som utgör sakliga skäl, utan det är något som får prövas utifrån förutsättningarna i varje enskilt fall. Ett vanligt skäl till att man avbryter en upphandling är att det föreligger bristande konkurrens, vilket brukar anses föreligga om man inte har fått in några giltiga anbud eller om man endast har fått in ett enda giltigt anbud.

Direktupphandla på grund av olämpliga anbud
I vissa fall kan det vara möjligt att övergå från ett annonserat förfarande till direktupphandling. I ett annonserat förfarande enligt 19 kap. är det inte möjligt att gå över till ett förhandlat förfarande utan föregående annonsering, utan då är det fråga om att övergå till en direktupphandling. Möjligheten att övergå till direktupphandling regleras i 19 a kap. 3 § LUF. I bestämmelsen framgår att direktupphandling får användas om det vid en upphandling enligt 19 kap. inte har lämnats några lämpliga anbudsansökningar eller anbud och de villkor som har angetts i de ursprungliga upphandlingsdokumenten inte har ändrats väsentligt. Exempel på när en anbudsansökan ska anses vara olämplig enligt bestämmelsen är om den berörda leverantören får uteslutas enligt 19 kap. 17 § eller inte uppfyller de kvalificeringskrav som den upphandlande enheten har fastställt. Ett anbud ska anses vara olämpligt om det är irrelevant för kontraktet och därför uppenbart inte utan väsentliga ändringar kan tillgodose den upphandlande enhetens krav enligt upphandlingsdokumenten.

Till skillnad från vad som gäller enligt 6 kap. 6 och 16 §§ samt 19 a kap. 4 § lagen om offentlig upphandling (LOU) finns ingen särskild regel i LUF som behandlar situationen där inkomna anbud är ogiltiga eller oacceptabla och vilka möjligheter som finns till förhandlat förfarande i en sådan situation.

Vad gäller begreppen olämpligt anbud, ogiltigt anbud och oacceptabelt anbud framgår det i förarbetena att gränserna mellan begreppen inte är helt tydlig och att det överlämnas till rättstillämpningen att närmare klarlägga hur grunderna ska tillämpas och hur de förhåller sig till varandra (prop. 2015/16:195 s. 500). I förarbetena beskrivs ogiltiga och oacceptabla anbud på följande sätt:

Ogiltiga anbud
I synnerhet anbud som inte överensstämmer med upphandlingsdokumenten, som inkommit för sent, där det finns bevis för hemligt samförstånd eller korruption, eller som den upphandlande myndigheten funnit onormalt låga, vara ogiltiga. I författningskommentaren anges att uppräkningen inte är uttömmande.

Oacceptabla anbud
I synnerhet anbud som lämnats in av anbudsgivare som saknar de kvalifikationer som fordras, och anbud vars pris överskrider den budget som beslutats och dokumenterats av den upphandlande myndigheten innan upphandlingsförfarandet inleds anses vara oacceptabla. I författningskommentaren anges att uppräkningen inte är uttömmande.

Även om det inte är reglerat i lika stor utsträckning i LUF vad som gäller när anbud har inkommit som är ogiltiga eller olämpliga bör motsvarande möjligheter att kunna tillämpa förhandlat förfarande utan föregående annonsering eller direktupphandling gälla i LUF som i LOU då LUF generellt sett är en mer flexibel lagstiftning än LOU.

Källhänvisningar

• 19 kap. 16 § lag (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF) - förhandling vid icke direktivstyrd upphandling
• 19 a kap. 3 § LUF - direktupphandling vid olämpliga anbud och anbudsansökningar.

Med vänlig hälsning