Behöver man betala för att få ta del av en allmän handling?

Hej
Vi har deltagit i en upphandling där vi tyvärr inte vann men då vi önska få ut de andra anbudsgivares anbud för att se om skall överklaga så får jag ned svar från upphandlaren:

Det är inga problem att få ta del av handlingarna för våra upphandlingar. Vi har dock rutiner för detta som vi måste följa.
Vår företagsrutin gällande utlämning av handlingar som bland annat bland annat baseras på Avgiftsförordningen 1992:191 säger bland annat:

• Anbudshandlingarna finns för att titta i på plats hos xxx
• Ska vi ta kopior gäller en administrativ avgift om min 100 kr + 4 kr/sida. Moms tillkommer.
• Kopior får sändas ut mot inbetalning på xxx bankgiro: xxx.
• Den som begär handlingar ska enligt offentlighetsprincipen ange namn, företag man arbetar åt och i vilket syfte informationen begärs ut.

Kan de ta betalt för kopior och administrativ tid?

Hej Anna,

I princip är svaret på din fråga ja.

Omfattas en upphandlande myndighet av offentlighetsprincipen gäller följande. Den som önskar ta del av en allmän handling har rätt att göra detta på två olika sätt. För det första kan sökanden avgiftsfritt ta del av handlingen genom att myndigheten genast eller så snart det är möjligt ”tillhandahåller den på stället”. Sökanden kan också ta del av handlingen genom att få den utlämnad till sig i ”avskrift eller kopia”, myndigheten har då rätt att ta ut en avgift för detta. Sökanden har alltså i princip att välja mellan att studera handlingen i myndighetens lokaler eller att beställa en utskrift eller kopia av handlingen mot eventuell betalning.

För att läsa mer om vad som gäller hänvisar vi till Ekonomistyrningsverkets (ESV) handledning Avgift för kopia av allmän handling (ESV 2005:27). Handledningen är framtagen år 2005, sedan dess kan det ha skett vissa ändringar i avgiftsförordningen (1992:191). Handledningen ger svar på några vanliga frågor om kopior av allmänna handlingar, bland annat:

• Med vilket stöd kan myndigheterna ta ut avgifter för kopia av allmän handling?
• Måste avgift tas ut?
• Kan man frångå huvudreglerna om avgifter och i så fall när?
• Vad gäller om beställaren hellre vill få ut uppgifterna i elektronisk form än på en papperskopia?

Om den upphandlande myndigheten inte omfattas av offentlighetsprincipen
Det är dock aningen oklart om den upphandlande myndigheten i ditt exempel omfattas av offentlighetsprincipen. För en upphandlande myndighet som inte ska tillämpa tryckfrihetsförordningen finns bestämmelser om allmänna handlingars offentlighet i 12 kap. 19–24 §§ lagen om offentlig upphandling (LOU).

Läs mer
Se även JO:s beslut dnr 1149–2015 och JK:s beslut dnr 720-17-2.1.

Källhänvisningar

• 2 kap. 12 § första stycket tryckfrihetsförordning (1949:105) (TF) – sökanden kan avgiftsfritt ta del av handlingen genom att myndigheten genast eller så snart det är möjligt ”tillhandahåller den på stället”
• 2 kap. 13 § första stycket TF – sökanden kan ta del av handlingen genom att få den utlämnad till sig i ”avskrift eller kopia”
• Allmänna handlingar i elektronisk form – offentlighet och integritet, SOU 2010:4, s. 27–74 – sökanden har alltså i princip att välja mellan.

Med vänlig hälsning,