Handfasta arbetssätt för att motverka oseriösa leverantörer

Första beslutet var att skapa en resurs vilket innebar att en person fick börja arbeta halvtid med frågan. Runt den personen bildades en arbetsgrupp som en controller, kommunens inköpsanalytiker och Daniel medverkade i. Daniel var då teamledare med verksamhetsansvar för upphandlingar och arbetade mycket med upphandlingar. Senare anslöt ytterligare en controller från den centrala kommunförvaltningen och som tidigare hade jobbat på Skatteverket.

– Man måste kunna läsa och tolka bokslut för att förstå helheten. Har upphandlaren ingen ekonomibakgrund blir det jättesvårt att göra skrivbordskontrollerna ensam. Det är därför viktigt att få med controller och ekonomer i arbetet.

Teamet började med att omvärldsbevaka och att kompetensutveckla organisationen. Ekobrottsmyndigheten och Byggföretagen som hade bidragit till insikten i samband med konferensen i Skellefteå blev en viktig kontakt.

De började med att följa upp bygg och anläggning där kommunen köper mycket. Efter ungefär tre år lades sociala tjänster till.

För att sprida kunskapen brett inom kommunen bjöd de in Ekobrottsmyndigheten till två utbildningstillfällen. I det första deltog ett femtiotal personer från kommunkoncernen. Det var främst beställare inom bygg och anläggning men också ekonomer och representanter från de kommunala bolagen. Den andra utbildningen var upplagd i två delar; en för beställare inom bygg och anläggning och en för beställare av sociala tjänster.

Daniel lyfter fram tre tydliga lärdomar som framkommit under arbetets gång. Verksamheten måste bidra med tid och engagemang med att följa upp leverantörerna. Han betonar också att det behövs flera utbildningar löpande över tid. Utbildningarna måste ligga på olika nivåer, både en övergripande nivå och specifikt anpassade för användarna. Den tredje lärdomen är att det sällan är svart eller vitt. De flesta granskningar slutar i en gråzon.

– Ganska ofta har vi en misstanke om att något är fel. Vi upplevde det som väldigt frustrerande att inte få klarhet i olika frågor när vi följde upp leverantörer. Vi hade kontakt med polisen som uppmanade oss att tipsa dom och relevanta myndigheter vid tveksamheter så de kan gräva vidare. Det har hjälpt oss framåt i arbetet.

– Det är inte rocket science men vi gör det i flera steg. Vi följer fortfarande Ekobrottsmyndighetens checklista och gör löpande skrivbordskontroller. Det innebär att vi granskar bolagens ekonomi, hur många anställda de redovisar, vilka ägarna är och om det finns eventuella domar. Fokus ligger på arbetskraften.

Redan vid startmötet ska entreprenören meddela kommunen vilka underleverantörer de använder och löpande så snart någon ny blir känd. Uppgiften går direkt till kommunens upphandlare som är avtalsansvarig. Alla företag förs in i en gemensam lista. På så sätt ser de som gör fördjupade kontroller vilka som är nya och vilka som redan är granskade. Okända företagsnamn undersöker de extra noga för att säkerställa att det är en seriös leverantör.

Kommunen gör platskontroller via Adda ungefär en gång per år eller vartannat år, främst i stora projekt. Det krävs planering för att komma ut i rätt tid då vissa företag bara gör sitt jobb under en vecka.

Kommunen har tydliggjort sin rätt att följa upp och har infört viten vid avvikelser. Uteslutningsgrunderna överförs också till avtalet. När ett anbud ser onormalt lågt ut begär kommunen en förklaring, ibland i två omgångar. Håller den inte utesluts anbudsgivaren.

– Vi kräver att entreprenören ska skicka in sin kalkyl så vi kan göra en bedömning om priset motsvarar företagets kostnader för att kunna utföra arbetet. I ett fall handlade det om timpriser på hjullastare och grävmaskiner. Det var ett stort lokalt företag som omsätter miljarder som inte kunde visa att maskinkostnad, bränsle, personal och vinst gick ihop, utan skickade svävande svar. Granskningen visade att de inte uppfyllde kraven varpå vi behövde utesluta dem från upphandlingen.

Daniel kommenterar att det är få avvikelser och att det entreprenörerna rapporterar stämmer i stort sett med det som syns på plats. Många leverantörer är välkända företag och andelen utländsk arbetskraft och utländska leverantörer är fortfarande liten. De börjar dock skönja att med lite mer utländsk arbetskraft kommer lite fler avvikelser.

• Konkreta fynd: Inom sociala tjänster upptäckte kommunen leverantörer som inte ens hade tillstånd från IVO och kunde agera direkt.
• Vunna rättsprocesser: Kommunen har vunnit varje mål om uteslutning på grund av onormalt lågt anbud, även mot det stora lokala företaget.
• Arbetet har växt i verksamheten: Bland annat har en ny rutin för socialtjänsten tagits fram. I stället för att vänta in granskning av inköp så hanterar idag Socialtjänstens controllerfunktion av leverantörskontrollen för utförare av sociala tjänster. Utöver det arbetar samtliga upphandlare idag med ett tydligt fokus på avtalsuppföljning och leverantörskontroller.
• Positiva entreprenörer: Alla entreprenörer kommunen träffat har välkomnat kontrollerna.
• Bekräftad magkänsla: När kommunen har hört av sig till polisen eller Ekobrottsmyndigheten har det ofta funnits skäl att gräva vidare.

Kommunen vill utveckla myndighetsgemensamma kontroller för att minska beroendet av och kostnaden för externa leverantörer. Tillsammans med kollegorna på miljö och bygg ska de skärpa rutinerna kring avfallshantering och miljöbrott. Syftet är att hantera risken att entreprenörerna kapar kostnader genom att fuska med avfallshanteringen. Därför håller vi på att ta fram rutiner för att tillsammans med miljö och bygg följa upp detta bättre.

De snabba grundkontrollerna de gör idag av ägare och ekonomi ska effektiviseras ytterligare.