Så jobbar Uppsala kommun med avtalsuppföljning

Efter flera år i Filipstads och Örebro kommun började Helena som upphandlingschef i Uppsala kommun 2021. En av de första utmaningarna hon identifierade var att det var svårt att få en samlad överblick av inköpen. 

– Då fanns det två avtalscontrollers, en för den ekonomiska delen och en för den juridiska. De arbetade inte i samma processer och kunde inte dra nytta av varandra vilket var en av orsakerna till att vi släckte bränder hela tiden. Vi gjorde om arbetssättet och kunde snabbt visa positiva effekter.

För att få koll på om fakturorna som betalats stämde med avtalet behövde de gå tillbaka flera år i tiden för att kunna följa upp. 

För att snabba på arbetet med att hantera avtal och fakturor genomförde de en uppföljningsdag. Alla 46 kollegor på Upphandlingsavdelningen var med och granskade i stället för att bara de tre avtalscontrollerna skulle göra hela jobbet. På en enda dag granskade de fakturor kopplade till 160 avtal och blev av med sin backlog! 

Foto: Helena Sköld Lövgren

– Det är viktigt att ligga i fas för gamla avtal ger ofta stora summor om man upptäcker felaktigheter. I ett fall krävde vi tillbaka fem miljoner på ett ramavtal som rullat i tre och ett halvt år. Hade vi hittat det redan efter ett halvår hade vi kunnat stoppa det mycket tidigare.

Idag finns det ett tydligt politiskt uppdrag att motverka brottslighet i kommunens inköp och upphandlingar. Helena betonar vikten av att avtalsuppföljningen måste vara en central del av det strategiska inköpsarbetet. 

– Vi arbetar systematiskt och strukturerat med avtalsuppföljning. Sex månader efter att ett avtal har startat gör vi kontroller på fakturorna för samtliga ramavtal. Hittar vi fel går vi vidare i en djupare ekonomisk granskning. Vi begär in statistik och tar själva fram relevanta underlag för att följa upp. Ser vi att det är avvikelser kräver vi direkt tillbaka pengarna, oavsett hur lite eller mycket det gäller. 

Parallellt arbetar de också för att fler avtal hanteras via e-handelssystemet. Detta bidrar till att verksamheterna får lättare att göra korrekta inköp. Ett exempel där e-handelssystemet underlättat väsentligt är ett ramavtal för konsulter där procentuell fördelningsnyckel är en förutsättning. Innan det fördes in i systemet fick verksamheterna försöka hålla ordning på beställningar och fakturor via Excel.

Helena berättar att deras avtalsuppföljning och granskningar av fakturor visar att det finns brister i alla branscher. Det går alltså inte att peka ut enskilda riskbranscher som till exempel bygg, transport och städ.  

Sedan några år är inköpsverksamheten organiserad som en avdelning på kommunlednings-kontoret med fyra enheter varav en uppföljningsenhet. Vid uppföljningsenheten jobbar avtalscontroller, hållbarhetssamordnare och en risksamordnare som ansvarar för beredskapskrav tillsammans med uppföljningsarbetet.   

Ta del av Upphandlingsavdelningens årsbokslut för 2025 (pdf)

De ekonomiska vinsterna är tydliga. Under 2025 fick kommunen tillbaka 5,9 miljoner kronor och kunde stoppa drygt tolv miljoner i framtida felaktiga faktureringar. Det är en minskning i antalet återkrav jämfört med 2024.  

– Jag tolkar detta som att arbetet fått fäste i näringslivet och att leverantörer är måna om att göra rätt. Numera hör företagen självmant av sig om de fakturerat fel och vill betala tillbaka. De vet att vi ändå kommer att upptäcka det.  

Avdelningen bygger också stor internt förtroende genom att ta fram årsbokslut och tertialuppföljningar vilket gör det tydligt för ledningen och politiken att följa och förstå arbetet. I rapporterna redovisar de återbetalningar, antal upphandlingar, överprövningar och dynamiska inköpssystem.  

Helena betonar också vikten av att bygga dialogen med näringslivet. Varje år arrangerar de en träff med ungefär 300 leverantörer. Dessutom genomförs enskilda branschråd för bygg och anläggning, it, livsmedel, fordon, transport, vård och omsorg samt sociala företag.  

Deltagarna behöver inte ha avtal med kommunen utan det räcker att man verkar i branschen. Agendan planeras utifrån branschernas önskemål som fångas in inför planeringen av mötet.  

Politiken ville också att det skulle finnas ett politiskt forum med tema upphandling. Det är stort intresse så nu genomförs forumen fyra gånger om året, jämfört med 1 gång per termin när de började.  

– Vid träffarna går vi igenom statistik, tertialuppföljning, aktuella frågor och upphandlingsplanen framåt. Vi fördjupar oss oftast i ett ämne. I våras hade vi både kategoristyrning och hållbarhetskrav som teman. Även ledningen har förstått hur viktigt det här är. Det är en bidragande anledning till att vi har fått utöka verksamheten och ta oss an nya roller.

Ett exempel på nya roller är att de i våras kunde anställa en risksamordnare. I rollen ingår att arbeta med att ställa utökade krav för försörjningsberedskap samt följa upp dessa krav.

Foto: Malin Klevebrand

För att höja medarbetarnas kompetens har de också tagit fram en obligatorisk digital inköpsutbildning som tar ungefär 25 minuter att genomföra. För de verksamheter som inte använder dator dagligen har de tagit fram ett utbildningsmaterial som cheferna kan använda på en arbetsplatsträff.  

– Vi märker skillnad! Nu frågar inte kollegor i verksamheten var man ska vända sig utan numera säger medarbetarna att de inte hittar rätt avtal i avtalsdatabasen. Det är en positiv utveckling!  

Trots flera interna insatser som gett positiva effekter finns det fortfarande stora skillnader både internt och i de kommunala bolagen som ska göra avrop på avtalen.  

– Vi ser till exempel att fakturor ofta inte har kontrollerats ordentligt internt innan de attesterats och godkänts. Medarbetarna behöver också bättre kompetens så de gör korrekta beställningar och inte av misstag gör otillåten direktupphandling. Båda dessa misstag innebär onödigt höga kostnader som vi måste komma till rätta med.      
Helena berättar också att de har flera dialogmöten med de verksamheter där rutiner och kompetenser behöver stärkas för att komma till rätta med problemen.  

De skickar också ut inköpsrapporter fyra gånger om året till kommunens alla ekonomiansvariga.  Utifrån rapporterna kan ledningsgrupperna i förvaltningarna följa vilka inköp som gjorts, om det funnits avtal eller inte och vilka leverantörer man handlat av.  

– Genom att vi har ökat vår dialog både internt och externt på flera olika sätt samt arbetar systematiskt med avtalsuppföljning sätt bidrar vi varje dag till att säkerställa sunda inköp inom kommunen!