Cirkulär ekonomi i inköpsprocessen

Det är i inköpsprocessen som möjligheterna för återvinning och återbruk skapas. Återvinning och återbruk är positivt ur hållbarhetssynpunkt då det minskar behovet av jungfruliga material och nytillverkning. Eftersom det övergripande målet med cirkulär ekonomi är att använda redan upphandlade resurser så långt som möjligt är återvinning och återbruk centralt. Främja därför återbruk och återvinning genom hela inköpsprocessen, från förberedelserna till kravställningen i upphandlingen och i realiseringen av inköpen.

I upphandlingen är det också viktigt att säkerställa att det återvunna materialet är säkert att använda ur en hälso- och miljösynpunkt. Offentliga upphandlingar kan användas för att fasa ut de särskilt farliga ämnena ur kretsloppen och därmed undvika återcirkulation. Det görs genom att ställa rätt typ av krav i upphandlingen. Men det är viktigt att det återvunna materialet är säkert att använda ur en hälso- och miljösynpunkt. Om en befintlig vara har en mycket hög energiförbrukning eller giftiga ämnen i förhållande till en ny, kan det vara bättre att inte återbruka.

I den förberedande fasen är det viktigt att utgå ifrån strategier och riktlinjer som tagits fram i det strategiska arbetet, men också att inkludera nödvändig kompetens.

Planera och genomför arbetet med aspekter kring hållbarhet och cirkulär ekonomi. Det är särskilt vid upphandlingar som berör de av regeringen prioriterade materialströmmarna: livsmedel, plast, textil, förnybara biobaserade bränslen, bygg och fastighetssektorn samt innovationskritiska metaller och mineraler.

Att det finns en miljökompetens i arbetsgruppen som kan följa hela upphandlingsprocessen är värdefullt. För att vinna kapacitet, och kunna ta ett större grepp, kan samverkan med annan myndighet underlätta arbetet.

I behovsanalysen är den interna dialogen med berörda intressenter avgörande. Modellen Mål och strategier för cirkulär upphandling kan användas för att reda ut hur behoven kan mötas samtidigt som cirkulär ekonomi främjas. Exempelvis kan man alltid börja med att ställa sig frågan, behöver vi verkligen varan? Kan vi köpa en tjänst istället för en vara? Skulle varan kunna digitaliseras?

Modellen Mål och strategier för cirkulär upphandling kan också användas som stöd vid leverantörsdialog för att höra hur olika leverantörer ser på de olika strategivalen och vilka strategier de själva valt att fokusera på.

Ha dialoger med leverantörerna i marknadsanalysen för att exempelvis få kunskap om vilka affärsmodeller som finns på marknaden. Dialogen är också viktig för att främja innovation.

I den upphandlande fasen ska upphandlingsdokument med krav, kriterier, utvärdering och avtalsvillkor tas fram.

I den cirkulära omställningen krävs innovation, att vi gör saker på nytt sätt. Det är viktigt att marknaden driver utvecklingen av nya cirkulära lösningar och nya cirkulära affärsmodeller. Undvik därför att ställa krav på exakt hur något ska genomföras, ställ istället funktionskrav. De öppnar upp för fler anbudsgivare att delta i upphandlingen och därmed också för fler lösningar och nya typer av affärsmodeller. Funktionskrav främjar därmed lösningar som bidrar till en cirkulär ekonomi. Exempelvis en delningstjänst som innebär att varor används mer effektivt och får en längre livslängd.

Funktionskrav i upphandling

För att främja en cirkulär ekonomi är det viktig att kraven på hållbarhet är tydliga. Området är brett och i en relation med leverantörer kan miljön påverkas vid många olika situationer och tillfällen. Vi har tagit fram kriterier som ni kan använda er av för att främja en cirkulär ekonomi. Baserat på vad ni ska upphandla får ni stöd att vara tydlig i era krav.

En av de centrala delarna i cirkulär ekonomin är att återbruka och återvinna varor och material. Vid upphandling av nya produkter, ställ krav som främjar cirkulära produkter.

Hållbarhetskriterier för cirkulär ekonomi

Kontraktsvillkor innehåller rättigheter och skyldigheter för offentliga köpare och leverantörer. Där regleras hur leveransen eller uppdraget ska utföras. För att kontraktsvillkoren ska främja en cirkulär ekonomi kan ni exempelvis avtala om:

• krav på innehållet i varor, exempelvis andelen återvunnet material och information om varans innehåll
• hur leverantören ska leverera varorna på ett cirkulärt sätt, exempelvis genom att minimera emballage
• villkor som hanterar service, underhåll och uppgradering under avtalstiden
• ersättningsmodeller med incitament för ökad grad av cirkulär ekonomi
• gemensam utveckling för ökad cirkularitet, exempelvis reducerad plastanvändning under kontraktstiden.
• villkor avseende mätning, då leverantören ofta kan bistå med nyckeltal
• återtag och hantering av ej använda varor och spill.

I den realiserande fasen använder ni avtalet för att följa upp leverans och leverantör så att ni säkerställer att intentionen med de cirkulära delarna i upphandlingen verkligen uppnås. Att implementera och följa upp ett avtal som främjar cirkulär ekonomi är inte så annorlunda mot andra typer av avtal. Utmaningen kan vara att detaljer kring exempelvis mätningar kan behöva skapas.

Vid uppstartmötet med leverantören är det viktigt att gå igenom avtalet och säkerställa en ni har en gemensam bild av samarbetet mot de uppsatta målen. Leverantören har erfarenheter och vill ofta hjälpa till med att implementera och följa upp. Ta hjälp av dem att sätta nya rutiner för implementering och uppföljning.

Några punkter som kan vara viktiga att tänka på vid implementering:

• Finns det nya system för avrop som användare behöver förstå och kunna använda? Hur går det till? 
• Behöver beställare och användare informeras om nya rutiner för avrop? Hur ska ni arbeta för att få dem att välja de cirkulära varorna?
• Kan vi märka varor som gynnar cirkulär ekonomi, så att det blir tydligt för användarna att välja rätt?
• Kan man premiera en användning av cirkulära varor i förhållande till andra? Ett lägre internt pris eller liknande?
• Behöver vi specifika kommunikationsinsatser för att få beställare och användare att välja varor från rätt leverantör?

Vid uppföljning av avtalet är det viktigt att sätta upp mätpunkter som gynnar den cirkulära ekonomin. I och med att det blir nya typer av mätpunkter så kanske nya metoder för att mäta behövs. Följande mätpunkter skulle kunna vara aktuella:

• Mängden avfall, exempelvis engångsförpackningar eller livsmedel.
• Mängden återbrukade varor, exempelvis datorer, telefoner, möbler.
• Mängden reparationer som utförts på befintliga varor i förhållande till utbytta.
• Mängden transporter för att genomföra reparationer, service eller underhåll.

När varorna är på plats är det viktigt att de används på avsett sätt och med rätt underhåll för en lång livslängd. Möjliggör förutsättningar för återbruk av varor, exempelvis genom att hitta ny användning för varor som inte längre behövs i verksamheten

I slutet av avtalsperioden är det dags att utvärdera upphandlingen. Reflektera över hur implementeringen gått i organisationen. Fråga användare hur de upplevt produkterna och fråga leverantören om deras upplevelser och lärdomar. Undersök i god tid inför nästa upphandling hur återbruk och återvinning kan främjas under kommande avtalsperiod.

Realisera avtalet