Cirkulär ekonomi i den realiserande fasen
I den realiserande fasen använder ni avtalet för att följa upp leverans och leverantör så att ni säkerställer att intentionen med de cirkulära delarna i upphandlingen verkligen uppnås. Att implementera och följa upp ett avtal som främjar cirkulär ekonomi är inte så annorlunda mot andra typer av avtal. Utmaningen kan vara att detaljer kring exempelvis mätningar kan behöva skapas.
Innehåll på denna sida
Inköpsprocessen – den realiserande fasen
Implementera avtalet
Vid uppstartmötet med leverantören är det viktigt att gå igenom avtalet och säkerställa att ni har en gemensam bild av samarbetet mot de uppsatta målen. Leverantören har erfarenheter och vill ofta hjälpa till med att implementera och följa upp. Ta hjälp av dem att sätta nya rutiner för implementering och uppföljning.
Några punkter som kan vara viktiga att tänka på vid implementering:
- Finns det nya system för avrop som användare behöver förstå och kunna använda? Hur går det till?
- Behöver beställare och användare informeras om nya rutiner för avrop? Hur ska ni arbeta för att få dem att välja de cirkulära varorna?
- Kan vi märka varor som gynnar cirkulär ekonomi, så att det blir tydligt för användarna att välja rätt?
- Kan man premiera en användning av cirkulära varor i förhållande till andra? Ett lägre internt pris eller liknande?
- Behöver vi specifika kommunikationsinsatser för att få beställare och användare att välja varor från rätt leverantör?
Förvalta och följa upp
Att följa upp avtal som främjar cirkulär ekonomi skiljer sig inte så mycket från att följa upp andra typer av avtal. Man har mycket att vinna på att arbeta aktivt med avtalsuppföljning och avtalsförvaltning genom hela avtalsperioden. Det ger goda förutsättningar att nå målen för den genomförda upphandlingen och blir ett bra underlag för kommande upphandlingar.
Det finns flera nyckelaspekter i en avtalsuppföljning vid omställning till cirkulär ekonomi. Exempel på det kan vara:
- Säkerställa att efterfrågade behov och funktioner avseende varor och tjänster tillgodoses i enlighet med respektive avtal
- Skapa möjligheter att kunna spåra och kontrollera framstegen i omställningen
- Arbeta med regelbunden rapportering, datainsamling och analys för att kunna utvärdera resultatet och effekten av dess initiativ inom omställningen till cirkulär ekonomi.
Cirkulär ekonomi är ett förhållningssätt till ekonomi och resurshantering, som syftar till att minimera slöseri och maximera effektiviteten och värdet av resurser under hela deras livscykel. Här är ett samlat material för att ge en överblick över de möjligheter som finns när man använder offentlig upphandling som ett strategiskt verktyg i omställning till cirkulär ekonomi.
I samband med avtalsuppföljning hänvisar begreppet cirkulär ekonomi till de strategier som säkerställer ett effektivt genomförande och uppföljningen av avtalen. Dessa tas fram och implementeras av den upphandlande organisationen med betoning på den cirkulära ekonomins principer.
Det innebär att den upphandlande organisationen och leverantören identifierar eventuella luckor eller områden för förbättring och anpassar sina strategier därefter. Det innebär också att parterna lär sig av sina erfarenheter för att förfina tillvägagångssätt och förbättra de övergripande resultaten.
Uppföljning av avtal kräver samarbete, såväl internt inom den upphandlande organisationen som mellan den och leverantören. Genom dessa samverkansytor finns det goda förutsättningar att åstadkomma högre effektivitet och bättre resultat utifrån den fastställda strategin för omställning till cirkulär ekonomi.
Dialog och samarbete är viktiga förutsättningar för att säkerställa att nödvändiga resurser, kunskap och kompetens delas och utnyttjas effektivt inom den upphandlande organisationen. Leverantören har också ett stort ansvar att se till att kompetens och resurser används på ett effektivt sätt. Samverkan är därmed en viktig nyckel till att föra visionen om ett mer cirkulärt samhälle framåt.
Avtalsuppföljning inom den cirkulära ekonomin är en dynamisk och pågående process. Det innebär att man följer upp, utvärderar och justerar strategier och åtgärder för att driva omställningen mot en mer hållbar och resurseffektiv ekonomi. Genom att hålla fast vid principerna om cirkularitet och aktivt följa framsteg kan upphandlande organisationer och leverantörer arbeta tillsammans för att uppnå önskade resultat med en cirkulär ekonomi. Emellertid bör man beakta att effekterna av att använda cirkulära uppföljningsmått kan falla ut efter avtalsperiodens slut.
Det är viktigt att den upphandlande organisationen tar med sig kunskaper och erfarenheter från uppföljnings- och utvärderingsfasen in i en förnyad upphandlingsprocess. Detta är strategiskt viktigt i en omställning till cirkulär ekonomi på samma sätt som inom den generella inköps- och upphandlingsprocessen.
Upphandling för att främja cirkulär ekonomi
Strategiskt arbete för cirkulär verksamhetsutveckling
Grunden i cirkulära affärsmodeller är att de på olika sätt ska bidra till att minimera behovet av resurser eller tillvarata befintliga resurser och avfall i nya produktionsloopar. Vid uppföljning av avtal är det – oavsett val av affärsmodell – viktigt att kontrollera att modellen svarar mot det behov som leverantören ska tillgodose och att ersättningsmodellen passar för det enskilda avtalet.
Affärsmodeller som gynnar cirkulär ekonomi
Under avtalets löptid följer den upphandlande organisationen upp leverans och leverantör för att säkerställa att såväl leverantören som de upphandlade varorna och tjänsterna lever upp till de krav som den upphandlande organisationen ställt. Man säkerställer också att man följt det avtal som ingåtts mellan parterna.
Att följa upp avtal som främjar cirkulär ekonomi är inte så annorlunda mot att följa upp andra typer av avtal. Vid uppföljning av avtalet ur ett cirkulärt perspektiv är det dock viktigt att sätta upp mätpunkter som gynnar den cirkulära ekonomin. I och med att det blir nya typer av mätpunkter så kanske det behövs nya metoder för att mäta.
Genom en avtalsuppföljning som främjar omställningen till en cirkulär ekonomi, följer den upphandlande organisationen även upp att intentionerna med de cirkulära delarna i upphandlingen/de cirkulära valen/kraven i upphandlingen verkligen uppnås.
I slutet av avtalsperioden är det dags att utvärdera avtalet. Den upphandlande organisationen reflekterar över hur implementeringen gått, frågar användare hur de upplevt produkterna och frågar leverantören om dennes upplevelser och lärdomar. Det är angeläget att i god tid inför nästa upphandling undersöka hur återbruk och återvinning kan främjas under kommande avtalsperiod. Det är viktiga lärdomar att ta med sig till förberedelserna till nästa upphandling.
Att ställa om till en cirkulär ekonomi är ett strategiskt arbete som innebär förändringar av värderingar och praktiskt arbete. I detta arbete kan man använda modellen "Mål och strategier för en cirkulär upphandling".
Syftet med modellen är att visa hur den upphandlande organisationen kan nå de olika målen med cirkulär ekonomi genom att ställa relevanta frågor och välja anpassade strategier. Dessa behöver övervägas utifrån avtalsföremålet, det vill säga utifrån det som ska upphandlas.
Modellen kan användas när den upphandlande organisationen vill titta på olika inköpskategorier eller upphandlingar och det är också möjligt att ta stöd av den vid behovs- och marknadsanalyser. Det är ofta inte rimligt att göra allt på en gång varför det kan vara lämpligt att välja ett eller flera av de fem målen.
Modellen kan användas som ett stöd i förberedande, genomförande och realiserande fasen i inköpsprocessen.
För att främja en cirkulär ekonomi bör man utgå från den generella inköpsprocessen med dess steg och metoder. Därefter kan man fokusera särskilt på vissa delar i inköpsprocessen för att hantera de cirkulära aspekterna. Det övergripande målet är att använda redan upphandlade resurser, därför är återvinning och återbruk av dessa resurser så viktigt.
För att åskådliggöra dessa faktorer följer här några exempel på olika typer av upphandlingar där man kan applicera ett cirkulärt tänkande.
Dessa exempel utgår från ett cirkulärt tänkande genom hela inköpsprocessen, och inte specifikt med avseende på avtalsuppföljning. För att läsa mer om avtalsuppföljning för omställning till cirkulär ekonomi hänvisas till följande länk:
Bygg och entreprenad
En tredjedel, eller cirka tio miljoner ton, av det avfall som uppstår i Sverige kommer från bygg- och fastighetssektorn. Därför är det viktigt att sträva efter att ta vara på värdet som finns i materialåtervinning och återbruk. Genom att alltid tänka på hållbarhetsfrågor i behovsanalys, marknadsanalys och ha en tät dialog med företag i det förberedande arbetet skapas bättre förutsättningar för uppföljning av krav kopplade till återvinning och återbruk.
Materialåtervinning inom bygg och fastighet gynnar cirkulär ekonomi
IT-utrustning
Tillverkning av IT-utrustning kräver ändliga naturresurser och ger upphov till stora mängder avfall. Efterfrågan på IT-utrustning är stor och nya produkter utvecklas i snabb takt, vilket leder till att stora mängder IT-utrustning kasseras efter bara en kort användningstid. En kravställning om förlängd livslängd, återbruk och återvinning främjar ett minskat behov av jungfruliga material och nytillverkning.
Det är tidigt i inköpsprocessen som möjligheterna till en mer hållbar upphandling av IT-utrustning skapas. Det är därför viktig att ta fram en behovsanalys tillsammans med referenspersoner inom organisationen och ha dialog med möjliga leverantörer samt därefter fatta ett strategiskt beslut om vad det är som ska upphandlas. Ett genomtänkt upplägg av de cirkulära inslagen i upphandlingen bidrar till att möjliggöra en ändamålsenlig uppföljning av dessa aspekter av avtalet.
Textilier
Textilindustrin är en av världens mest resursintensiva och mest förorenande branscher. Störst miljöpåverkan har produktionen, där stora mängder råvaror, energi, vatten och kemikalier används. Ett sätt att avsevärt minska den totala miljöpåverkan från textilier är att öka den aktiva livslängden. Det kan exempelvis vara relevant att undersöka om leverantörerna kan erbjuda återanvända textilier.
I den förberedande fasen till upphandlingen är det viktigt att göra en behovsanalys, ha dialog med möjliga leverantörer och därefter fatta ett strategiskt beslut om vad det är som ska upphandlas. Exempel på frågor som den upphandlande organisationen behöver ta ställning till är; Vilka funktioner ska textilierna ha för att uppfylla den upphandlande organisationens behov? Ska en ägande- eller hyr-modell tillämpas?
Plastmaterial
Plast används i många produkter i samhället och har blivit en del av vårt vardagliga liv. Nedskräpning på land och i hav, svårigheten att materialåtervinna plast och utsläppen av växthusgaser från plastförbränning och plastproduktion, gör plasten till en av vår tids stora miljöutmaningar. Plasten fungerar ofta som en behållare, hygienisk barriär, och är vanligt förekommande inom bland annat livsmedelshantering och inom hälso- och sjukvården.
Hållbar plastupphandling innebär att minska, återanvända, återvinna och tänka nytt kring plast vid upphandling. Med upphandling som verktyg kan avfallsmängderna från plast minskas och en bättre fungerande marknad för återvinning kan skapas för att främja hållbara lösningar på marknaden.
Livsmedel
Livsmedelsproduktion och -konsumtion påverkar våra samhällen och gemensamma miljö i stor utsträckning. Det sker genom primärproduktion, förädling, handels- och leverantörskedjor och slutligen tillagning och konsumtion, eller svinn. Livsmedelskedjan är lång och komplex. Vilket led i kedjan som har störst påverkan skiljer sig för olika livsmedel och förädlingsgrad. Livscykelanalyser pekar på att primärproduktionen av livsmedel i regel står för den största delen när det gäller miljö- och klimatpåverkan.
Där det är möjligt bör man efterfråga material som är möjliga att återvinna. Avtal med leverantören bör också skrivas så att de kan hjälpa till med återvinning. Att stimulera cirkulära affärsmodeller kan också öka möjligheterna för återanvändning och återvinning av material.
Ur ett cirkulärt perspektiv har vi tagit fram hållbarhetskriterier som ökar möjligheten till återanvändning och återvinning avseende exempelvis plastförpackningar för livsmedel.
Fordon och transporter
Transportsektorn står för en tredjedel av de totala koldioxidutsläppen i Sverige. Den största delen av sektorns utsläpp kommer från vägtransporter. Målsättningen är att minska utsläpp av växthusgaser från inrikes transporter med 70 procent till 2030. För att uppnå målet måste fordonen och transporttjänsterna effektiviseras och drivas med el och förnybara bränslen. Att ställa krav på exempelvis biogas som drivmedel är ett konkret sätt att gynna cirkulär ekonomi och fossilfria transporter.
Upphandla fordon och transporter med klimatpåverkan (Biobränsle gynnar cirkulär ekonomi)