Start

Framgångsfaktorer för lyckad upphandling i byggprojekt

Det offentliga Sverige är en stor byggherre och har därför stor möjlighet att påverka genom sina inköp. Vi har samlat nio viktiga framgångsfaktorer för att lyckas.

Förväntningar på offentlig sektor

Upphandling är ett verktyg som används för att uppnå en rad samhällsnyttor. Det kan till exempel leda till ökad sysselsättning och bättre social och miljömässig hållbarhet. I den nationella upphandlingsstrategin har den offentliga sektorn som uppdrag att vara föredömen för hur vi ska bygga ett hållbart samhälle. För att nå klimatmål och andra samhällsmål behöver offentliga bygg och anläggningsprojekt alltså använda upphandling som strategiskt verktyg. Här följer nio framgångsfaktorer.

1. Tydliga beslut och stöd från ledningen: strategi och styrdokument

Engagemang från politiken eller tjänstepersonsledningen är en framgångsfaktor och en förutsättning för att organisationen ska kunna arbeta för en hållbar samhällsbyggnad.

Beställarens ambitionsnivå anger ramarna för byggprojektledare, entreprenörer och konsulter i offentliga bygg- och anläggningsprojekt. Ytterst är det beslutsfattare och ledning i staten, regionerna och kommunerna som är beställare av offentliga byggnadsverk. Finns den politiska viljan uttryckt i budget, policy eller riktlinjer är det lättare för tjänstemän att arbeta med frågan.

2. Samverkan internt och externt

Väl fungerande samverkan internt och externt är en framgångsfaktor för att ett bygg- och anläggningsprojekt ska kunna genomföra upphandlingar som ger önskad effekt i slutresultatet.

3. Samarbeta i beställarnätverk

En framgångsfaktor för att lyckas driva nya, transformativa och hållbara lösningar i offentliga byggprojekt är att gå ihop och samordna arbetet inför en upphandling. En sådan möjlighet är att flera beställarorganisationer och andra organisationer deltar i eller upprättar beställarnätverk. Där kan kommuner, regioner och bostadsbolag ingå för att dela erfarenheter och kompetens, dra nytta av en större marknad och sprida riskerna i arbetet med byggupphandling. Exempel på beställarnätverk är storstadsöverenskommelsen om cirkulärt byggande och beställarnätverket för klimatneutral anläggningssektor.

4. Inta bygg- och anläggningsbranschens och leverantörens perspektiv

Bygg- och anläggningsbranschen har stora möjligheter att bidra till samhällsutvecklingen. Det gäller både möjligheterna med teknikutveckling, digitalisering och innovativa lösningar och hantering av utmaningar som kompetensbrist, ojämlik arbetsmarknad och klimatpåverkan. Men vissa krav i upphandlingar kan förändra leverantörens förutsättningar att delta i upphandling. En framgångsfaktor för lyckad upphandling i byggprojekt är alltså att inta leverantörens perspektiv och ha kunskap om vad som pågår i branschen.

5. Ta vara på transformativa och innovativa lösningar inom byggbranschen

Tydlig styrning från beslutsfattare att ge uppdrag om nya och innovativa lösningar vid beställningar av byggprojekt är en framgångsfaktor för att inköpen ska främja transformativa lösningar inom byggområdet. Om det inte finns hållbara eller klimatneutrala lösningar på marknaden kan man bedriva ett utvecklingsarbete tillsammans med leverantörer genom innovationsupphandling.

6. Integrera klimatarbetet i projekteringsprocessen

För att lyckas med sina klimatambitioner behöver klimatarbetet integreras redan i projekteringsprocessen, särskilt i de tidiga skedena. Beställaren behöver då försäkra sig om att konsulter och byggentreprenörer arbetar enligt lämpliga principer som omhändertar klimataspekterna på ett effektivt och integrerat sätt. Det kan handla om att anpassa processer, inrätta ansvariga befattningar och skapa en projekteringskultur där klimataspekter respekteras i lika hög grad som etablerade discipliner inom projektering.

7. Planera för en energieffektiv fastighetsdrift

En betydande del av en byggnads klimatpåverkan sker när byggnaden används och förvaltas. En framgångsfaktor för att bygga med lägre klimatbelastning är att redan tidigt i byggprojektet ställa krav på låg energianvändning i upphandling.

8. Uppföljning av ställda krav

Det är beställarorganisationen som ansvarar för att följa upp ställda krav i upphandlingen och kontrollera att leverantören uppfyller åtagandena enligt kontraktet. Uppföljning av hållbarhetskrav är viktigt för att uppnå hållbara entreprenader. Om uppföljning saknas riskerar kravställningen att inte ge den effekt man vill uppnå.

En framgångsfaktor för att säkerställa att upphandlingen ger rätt effekt är att redan vid planeringen av upphandlingen besluta om vem som ska genomföra uppföljningen och se till att tillräckliga resurser och kompetens finns för att genomföra den.

9. Proaktiv inköpsorganisation hos byggentreprenören

En stor del av klimatavtrycket i ett byggprojekt genereras långt ned i leveranskedjan, hos byggentreprenörens olika underentreprenörer eller materialleverantörer. Det betyder att även byggentreprenörens inköpsprocess är en viktig framgångsfaktor.

Exempel på åtgärder hos proaktiva inköpsorganisationer är att de har krav på och kartläggning av miljövarudeklarationer liksom återtagandeklausuler för att möjliggöra återtagande av överblivna varor.

Bakgrund

Framgångsfaktorerna har identifierats under Upphandlingsmyndighetens och Boverkets arbete med regeringsuppdraget att främja minskad klimatpåverkan vid offentlig upphandling av bygg-, anläggnings- och fastighetsentreprenader.

Relaterade länkar