Framgångsfaktorer för lyckad upphandling i byggprojekt
Det offentliga Sverige är en stor byggherre och har därför stor möjlighet att påverka genom sina inköp. Vi har samlat nio viktiga framgångsfaktorer för att lyckas.
Innehåll på denna sida
- Förväntningar på offentlig sektor
- 1. Tydliga beslut och stöd från ledningen: strategi och styrdokument
- 2. Samverkan internt och externt
- 3. Samarbeta i beställarnätverk
- 4. Inta bygg- och anläggningsbranschens och leverantörens perspektiv
- 5. Ta vara på transformativa och innovativa lösningar inom byggbranschen
- 6. Integrera klimatarbetet i projekteringsprocessen
- 7. Planera för en energieffektiv fastighetsdrift
- 8. Uppföljning av ställda krav
- 9. Proaktiv inköpsorganisation hos byggentreprenören
Förväntningar på offentlig sektor
Upphandling är ett verktyg som används för att uppnå en rad samhällsnyttor. Det kan till exempel leda till ökad sysselsättning och bättre social och miljömässig hållbarhet. I den nationella upphandlingsstrategin har offentlig sektor som uppdrag att vara föredömen för hur vi ska bygga ett hållbart samhälle.
Nationella upphandlingsstrategin
För att nå klimatmål och andra samhällsmål behöver offentliga bygg- och anläggningsprojekt alltså använda upphandling som strategiskt verktyg. Här följer nio framgångsfaktorer.
1. Tydliga beslut och stöd från ledningen: strategi och styrdokument
Engagemang från politiken eller tjänstepersonsledningen är en framgångsfaktor och en förutsättning för att organisationen ska kunna arbeta för en hållbar samhällsbyggnad.
Beställarens ambitionsnivå anger ramarna för byggprojektledare, entreprenörer och konsulter i offentliga bygg- och anläggningsprojekt. Ytterst är det beslutsfattare och ledning i staten, regionerna och kommunerna som är beställare av offentliga byggnadsverk. Finns den politiska viljan uttryckt i budget, policy eller riktlinjer är det lättare för tjänstemän att arbeta med frågan.
På regeringsnivå bör långsiktiga arbeten formuleras i genomarbetade styrdokument i form av regleringsbrev eller särskilt regeringsuppdrag till myndigheter.
För kommuner och regioner bör de vara tydligt formulerade i policydokument om hållbarhet och upphandling. I policybeslutet tar den upphandlande organisationen ställning till hur man vill använda sig av upphandling som ett verktyg för att uppnå en större samhällsnytta med sina inköp. Det kan till exempel handla om en hållbarhetspolicy med tillhörande mål och handlingsplaner som ger riktlinjer om att väga in miljö, klimat och sociala hänsyn vid upphandling för att uppfylla politiska mål och samhällsmål.
De som jobbar i projekten behöver också bra förutsättningar såsom rimlig tid att genomföra projektet, rätt kompetenser och bra bemanning. Även det är förutsättningar som ges av beslutsfattarna i organisationen.
Beslutsfattare, oavsett om det är från politiken eller tjänstepersonsledningen, behöver förstå hur deras beslut påverkar budgeten för byggprojekt. För att skapa utrymme för hållbarhetsarbete behöver de i många fall prioritera hållbarhet högre för bygg- och anläggningsprojekt.
2. Samverkan internt och externt
Väl fungerande samverkan internt och externt är en framgångsfaktor för att ett bygg- och anläggningsprojekt ska kunna genomföra upphandlingar som ger önskad effekt i slutresultatet.
Hållbara entreprenader kräver samverkan mellan beställarorganisationen och leverantören genom hela byggprocessen och inköpsprocessen. Leverantören har en viktig roll för ett lyckat resultat. Det är därför bra att vara lyhörd inför dennes förutsättningar och möjligheter. Beställarorganisationens engagemang, kunskap och resurser är därför avgörande för att ge leverantören rätt förutsättningar.
Samverkan skapar utrymme för att gemensamt diskutera och prioritera hållbarhet under hela projektet. Samverkan ställer högre krav på kompetens och engagemang från beställaren, men skapar förutsättningar för en god, öppen och rak kommunikation mellan beställare och entreprenör, något som ses som en framgångsfaktor oavsett entreprenadform.
Intern samverkan i beställarorganisationen behövs för att man ska kunna uppnå gemensamma och övergripande mål.
Som exempel bör representanter från organisationen för drift och förvaltning vara med i ny- och ombyggnationsprojekt. Energianvändningen är en av de viktigaste faktorerna som påverkar både klimat och ekonomi när det gäller fastigheter. Ofta är det olika delar av organisationen som står för ny- och ombyggnationer av byggnader och driften av desamma. Det kan innebära att den uppförande organisationen och den organisation som ansvarar för drift och underhåll har olika mål i ett projekt. Det som anses göra ett ny- eller ombyggnationsprojekt lyckat behöver inte stämma överens med vad som gör byggnadens drift och förvaltning enkel och billig.
3. Samarbeta i beställarnätverk
En framgångsfaktor för att lyckas driva nya, transformativa och hållbara lösningar i offentliga byggprojekt är att gå ihop och samordna arbetet inför en upphandling. En sådan möjlighet är att flera beställarorganisationer och andra organisationer deltar i eller upprättar beställarnätverk. Där kan kommuner, regioner och bostadsbolag ingå för att dela erfarenheter och kompetens, dra nytta av en större marknad och sprida riskerna i arbetet med byggupphandling. Exempel på beställarnätverk är storstadsöverenskommelsen om cirkulärt byggande och beställarnätverket för klimatneutral anläggningssektor.
4. Inta bygg- och anläggningsbranschens och leverantörens perspektiv
Bygg- och anläggningsbranschen har stora möjligheter att bidra till samhällsutvecklingen. Det gäller både möjligheterna med teknikutveckling, digitalisering och innovativa lösningar och hantering av utmaningar som kompetensbrist, ojämlik arbetsmarknad och klimatpåverkan. Men vissa krav i upphandlingar kan förändra leverantörens förutsättningar att delta i upphandling. En framgångsfaktor för lyckad upphandling i byggprojekt är alltså att inta leverantörens perspektiv och ha kunskap om vad som pågår i branschen.
Byggbranschen står inför en expansiv utveckling framöver på grund av behovet av ökat byggande och ökade renoveringar. Hållbarhetskrav i byggupphandlingar är därför en möjlighet för branschen att bidra till lösningar när det gäller utmaningarna inom branschen, såsom klimatpåverkan, arbetsplatsolyckor, arbetskraftbrist, brist på jämställdhet, arbetslivskriminalitet och dåliga arbetsvillkor.
Några initiativ som branschen jobbar med är till exempel:
- Byggsektorns färdplan för att nå netto nollutsläpp av växthusgaser.
- Byggföretagens arbetsmodell för hållbar upphandling i bygg- och anläggningssektorn (WSP, 2020).
- I projektet ”Klimatkrav till rimlig kostnad” har en vägledning tagits fram som underlättar för bostadsföretag att ställa klimatkrav för byggprojekt (Thrysin, o.a., 2020).
- Projektet ”Upphandlingskrav för cirkulära flöden i bygg- och rivningsprocessen” leddes av Göteborgs Stad genom initiativet cirkulära Göteborg som finansierades av Vinnova.
- Expertgruppen för Cirkulär anläggningsindustri, som är en del av delegationen för cirkulär ekonomi.
- Lokal färdplan Malmö, LFM30.
Hur små och medelstora företag påverkas av hållbarhetskrav i en byggupphandling är viktigt att beakta, särskilt vad gäller små företag. Hållbarhetskrav i byggupphandlingar bör inte göra det oproportionerligt svårt för små och medelstora företag att delta i en byggupphandling. Faktorer som till exempel tillgång till ny teknik och innovation, leverantörens befintliga kompetens och utrustning kan på olika sätt påverka leverantören och dennes förmåga att leverera i tid och med avsedd kvalitetsnivå.
Att skriva anbudsunderlaget med en förståelse för och kunskap om förutsättningarna för mindre företag, ökar chansen att få in fler anbud. Det är helt i linje med intentionerna för offentlig upphandling.
I upphandlingslagarna finns dessutom bestämmelser om tilldelning av kontrakt i separata delar (se exempelvis 4 kap. 13-16 §§ LOU). Syftet är att underlätta för små och medelstora företag att delta i offentliga upphandlingar. I korthet innebär bestämmelserna att en upphandlande organisation får besluta att ett kontrakt ska tilldelas i separata delar om det på kvantitativa eller kvalitativa grunder kan vara lämpligt. Om den upphandlande organisationen beslutar att ett kontrakt ska tilldelas i delar ska organisationen också bestämma om leverantörerna får lämna anbud på en del, flera delar eller alla delar av kontraktet. Om en upphandlande organisation beslutar att inte tilldela ett kontrakt i separata delar ska skälen för detta anges.
En viktig förutsättning för att upphandling ska kunna bidra till omställningseffekter över tid är att kraven är trovärdiga och konsekventa över tid (Dalhammar och Leire, 2012.). Det krävs för att entreprenörer och leverantörer ska ha möjlighet att ställa om sin produktion för att exempelvis minska sina utsläpp. En sådan omställning behöver kunna räknas hem ekonomiskt, vilket ofta tar många år. Därför är signaler om att klimatkraven kommer att bestå över tid, eller till och med öka i styrka av stor vikt.
5. Ta vara på transformativa och innovativa lösningar inom byggbranschen
Tydlig styrning från beslutsfattare att ge uppdrag om nya och innovativa lösningar vid beställningar av byggprojekt är en framgångsfaktor för att inköpen ska främja transformativa lösningar inom byggområdet. Om det inte finns hållbara eller klimatneutrala lösningar på marknaden kan man bedriva ett utvecklingsarbete tillsammans med leverantörer genom innovationsupphandling.
För att få in innovationer i byggprojektet och främja en lägre klimat- och miljöbelastning kan hela eller delar av projektet dedikeras för innovationer. Men ofta räcker det inte att enbart lägga till skrivningar om innovationer vid upphandling i byggprojekt.
Vill man att byggprojektet ska bidra till transformativa och innovativa lösningar kan det kräva ett ökat engagemang och risktagande av beställaren och en bättre fördelning av de ekonomiska riskerna mellan parterna. För att entreprenörer ska förstå vilka möjligheter som finns för innovation behöver man tidigt i processen ta höjd för tid och resurser för att utveckla nya lösningar.
Det är möjligt att ansöka om offentlig finansiering för att genomföra innovationsupphandling för transformativa och innovativa lösningar inom byggsektorn. Möjlighet till finansiering kan finnas hos myndigheter som Vinnova, Energimyndigheten, Formas och Naturvårdsverket eller hos de strategiska innovationsprogrammen.
Det finns också flera lärande exempel i Sverige om ambitiösa innovativa projekt för minskad klimatpåverkan inom bygg, till exempel förskolan Hoppet i Göteborg och Norra Djurgårdsstaden i Stockholm. Genom att ta del av dessa exempel kan man minska kostnaden för nya förstudier samt påskynda utvecklingen.
Stockholmshem upphandlade flerfamiljshus med plusenergi (Norra Djurgårdsstaden)
6. Integrera klimatarbetet i projekteringsprocessen
För att lyckas med sina klimatambitioner behöver klimatarbetet integreras redan i projekteringsprocessen, särskilt i de tidiga skedena. Beställaren behöver då försäkra sig om att konsulter och byggentreprenörer arbetar enligt lämpliga principer som omhändertar klimataspekterna på ett effektivt och integrerat sätt. Det kan handla om att anpassa processer, inrätta ansvariga befattningar och skapa en projekteringskultur där klimataspekter respekteras i lika hög grad som etablerade discipliner inom projektering.
7. Planera för en energieffektiv fastighetsdrift
En betydande del av en byggnads klimatpåverkan sker när byggnaden används och förvaltas. En framgångsfaktor för att bygga med lägre klimatbelastning är att redan tidigt i byggprojektet ställa krav på låg energianvändning i upphandling.
Det är klimatmässigt lönsamt att bygga så att energianvändning för uppvärmning och drift blir så liten som möjligt. Insatser i mer isolering med mera ger oftast en lägre klimatpåverkan under driftsfasen genom att energianvändningen blir lägre.
Uppvärmning och elanvändning när det är som kallast påverkar också samhällets effektbehov. Den kraftproduktion som används vid toppbelastning, så som vid de kallaste dygnen, är också den som oftast är mest miljöbelastande per kW. Det som byggs nu och framöver kommer att påverka hur det framtida byggnadsbeståndet påverkar klimatet och samhällets behov av energi och effekt.
För byggnader som uppförs kan storleken på klimatpåverkan i förvaltningsskedet bestämmas tidigt i byggprocessen, redan i idéskedet. Därför är det viktigt att ställa krav på att byggnaden ska ha låg energianvändning redan vid upphandling av arkitekt och energikonsulter och även i senare faser vid upphandling av projektering eller totalentreprenader. Att bygga för låg och effektiv energianvändning säkrar också lägre framtida driftskostnader.
Hur stor klimatpåverkan från en ny byggnad blir beror bland annat på:
- hur välisolerad, lite köldbryggor och tät mot luftläckage som klimatskärmen planeras, projekteras och byggs
- vilka energislag som används för uppvärmning och el
- hur energieffektiva de installationer som projekteras och byggs in är, till exempel installationer som värmeåtervinningssystem, ventilation, belysning och styr- och reglerutrustning.
8. Uppföljning av ställda krav
Det är beställarorganisationen som ansvarar för att följa upp ställda krav i upphandlingen och kontrollera att leverantören uppfyller åtagandena enligt kontraktet. Uppföljning av hållbarhetskrav är viktigt för att uppnå hållbara entreprenader. Om uppföljning saknas riskerar kravställningen att inte ge den effekt man vill uppnå.
En framgångsfaktor för att säkerställa att upphandlingen ger rätt effekt är att redan vid planeringen av upphandlingen besluta om vem som ska genomföra uppföljningen och se till att tillräckliga resurser och kompetens finns för att genomföra den.
Vem som genomför uppföljningen kan variera mellan olika upphandlande organisationer. I vissa organisationer är det fastighets- eller byggnadskontoret i andra trafik- eller gatukontoret för vägprojekt som gör uppföljningen. Uppföljningen kan också hanteras av den beställare som är behovsägare, det vill säga den som ska använda eller förvalta bygget senare eller liknande funktion.
Uppföljningen kan genomföras med egna resurser hos den upphandlande organisationen eller med hjälp av ombud eller konsult för organisationen.
9. Proaktiv inköpsorganisation hos byggentreprenören
En stor del av klimatavtrycket i ett byggprojekt genereras långt ned i leveranskedjan, hos byggentreprenörens olika underentreprenörer eller materialleverantörer. Det betyder att även byggentreprenörens inköpsprocess är en viktig framgångsfaktor.
Exempel på åtgärder hos proaktiva inköpsorganisationer är att de har krav på och kartläggning av miljövarudeklarationer liksom återtagandeklausuler för att möjliggöra återtagande av överblivna varor.
Bakgrund
Framgångsfaktorerna har identifierats under Upphandlingsmyndighetens och Boverkets arbete med regeringsuppdraget att främja minskad klimatpåverkan vid offentlig upphandling av bygg-, anläggnings- och fastighetsentreprenader.