Får man förhandla om innehållet i en varukorg?

Vi ser ett problem i att på förhand kunna beskriva produkter och dess kvalitetsnivå i en varukorg. Är det möjligt att ändra innehållet och kraven i en varukorg under en förhandling i syfte att få likvärdiga anbud? Förfarandet skulle då gå till som att man begär in priser på efterfrågade produkter. Därefter justeras kraven på produkterna och nya priser begärs in. Alla anbudsgivare får samma möjlighet.

Detta under förutsättning att förfarandet är beskrivet i upphandlingsdokumenten.

Hej Petter,

Upphandlingsmyndigheten gör inga bedömningar i enskilda fall och kan därför inte avgöra om ett specifikt upplägg är förenligt med bestämmelserna i lagen om offentlig upphandling (LOU).

Det kan inledningsvis konstateras att det är möjligt att förhandla med en eller flera anbudsgivare vid ett upphandlingar under tröskelvärdet. Förhandlingarna får dock inte avse de obligatoriska kraven, tilldelningskriterierna eller tilldelningskriteriernas inbördes vikt. Det är alltså inte möjligt att ändra innehållet och kraven i en varukorg under en förhandling. Syftet med förhandling enligt LOU är att förbättra anbuden så att den upphandlande organisationen kan erhålla varor, tjänster och byggentreprenader som är anpassade till organisationens behov. De inlämnade anbuden ska alltså anpassas till underlaget, och inte tvärtom.

Som utgångspunkt gäller alltså att de obligatoriska kraven, tilldelningskriterierna och dess inbördes viktning som fastställts i upphandlingsdokumentet måste upprätthållas under hela förfarandet. Potentiella leverantörer måste kunna utgå ifrån att de obligatoriska kraven är så pass viktiga att den som anser sig inte kunna, eller inte vilja, uppfylla kravet avstår från att lämna ett anbud. Ett anbud som inte uppfyller de obligatoriska kraven ska därför förkastas, eftersom det skulle strida mot likabehandlingsprincipen att anta ett sådant anbud, se bland annat Högsta förvaltningsdomstolens dom i HFD 2016 ref. 37. Jag har personligen svårt att se att det faktum att det av dig beskrivna förfarandet skulle beskrivas i upphandlingsdokumenten skulle påverka bedömningen. En bedömning måste dock göras utifrån samtliga omständigheter i det enskilda fallet.

I sammanhanget kan även nämnas att svenska domstolar anser att det generellt sett krävs utförlig information för att utvärderingsmodeller och tilldelningskriterier inte ska anses strida mot principen om öppenhet (se exempelvis Kammarrätten i Jönköpings dom i mål nr 3257–17).

Vid köp av produkter där det är svårt att beskriva produkterna på en detaljerad nivå kan det vara lämpligt att överväga att omvandla utvalda detaljkrav på produkterna till funktionskrav. Läs gärna mer om att ställa krav på funktion i offentlig upphandling på vår webbplats.

Det kan även vara möjligt att helt tänka om och fundera på om leverantören kan leverera en tjänst istället för ett varukontrakt. Det är ett vanligt upplägg vid exempelvis upphandling av skrivare eller arbetsplatser (datorer med tillbehör).

Källhänvisningar
19 kap. 16 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – Möjligen att förhandla vid upphandlingar under tröskelvärdet.

Med vänliga hälsningar,