Öppet förfarande
I ett öppet förfarande har alla leverantörer rätt att lämna anbud. Normalt sker både prövningen av kraven på leverantören och prövningen av anbudet i ett och samma steg. Den upphandlande organisationen har dock möjlighet att göra avsteg från den ordningsföljden och utvärdera anbuden innan kvalificeringsfasen.
Innehåll på denna sida
Informationen på denna sida gäller för upphandlingar enligt
- lagen om offentlig upphandling (LOU)
- lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF).
När får det användas?
Den upphandlande myndigheten eller enheten (upphandlande organisationen) får alltid använda sig av detta förfarande.
Så går det till
Förfarandet innebär att den upphandlande organisationen annonserar ett upphandlingsdokument (tidigare kallat förfrågningsunderlag) där samtliga krav är fastställda på förhand. Den upphandlande organisationen kontrollerar sedan leverantörerna och utvärderar inkomna anbud och tilldelar därefter kontraktet till den leverantör som vunnit upphandlingen.
Den upphandlande organisationen får inte begränsa antalet leverantörer som får lämna anbud. Inga förhandlingar får heller föras med leverantörer.
Förfarandet genomförs normalt i ett steg. Det innebär att samtliga intresserade leverantörer kan lämna in anbud och att både prövningen av kraven på leverantören och prövningen av anbudet sedan sker i ett och samma steg.
I upphandlingar kontrollerar den upphandlande organisationen normalt först att leverantören uppfyller de krav som ställts på leverantören innan organisationen går vidare och prövar vilket anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga. En upphandlande organisation som använder sig av öppet förfarande har dock möjlighet att utvärdera anbuden först och sedan kontrollera att den leverantör som lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet inte ska uteslutas och uppfyller kvalificeringskraven.
Utvärderingen kan annars bli ganska tidskrävande i och med att alla får lämna anbud och inget urval får göras före utvärdering av inkomna anbud. Bestämmelsen ger därmed en upphandlande organisation möjlighet att göra ett avsteg från den ordningsföljd som annars ska gälla vid anbudsprövningen.
- Minimifristen för att komma in med anbud är som huvudregel 35 dagar från den dag då annonsen om upphandlingen skickades för publicering.
- Om anbuden får lämnas in elektroniskt är minimifristen 30 dagar.
- Vid ett påskyndat förfarande är minimifristen för att komma in med anbud 15 dagar.
- Om upphandlingen har förhandsannonserats är minimifristen för att komma in med anbud 15 dagar.
När ska tidsfristen förlängas?
Om den upphandlande organisationen inte ger fri, direkt, fullständig och kostnadsfri tillgång till upphandlingsdokumenten med elektroniska medel ska tidsfristen i förekommande fall förlängas med fem dagar. Det gäller inte för påskyndat förfarande.
Utmärkande med förfarandet
- I ett öppet förfarande får en upphandlande organisation inte begränsa antalet leverantörer, utan alla får lämna anbud. Det ökar sannolikheten att få in många anbudsgivare och öka konkurrensen. Detta kan gynna små och medelstora företag
- Förfarandet lämpar sig för såväl standardiserade som enkla kundanpassade projekt eller uppdrag.
- Förfarandet underlättar den administrativa hanteringen av anbudsprövningen, genom möjligheten att först utvärdera anbuden innan den upphandlande organisationen kontrollerar att leverantören inte ska uteslutas och uppfyller kvalificeringskraven.
Att tänka på
- Vid upphandlingar som kräver anpassningar och speciallösningar går det inte att begränsa antalet anbudsgivare för att minska den administrativa kostnaden för bägge parter.
- Utvärderingen kan bli tidskrävande i och med att alla kan lämna anbud och inget urval görs före utvärdering av inkomna anbud.
- Inga förhandlingar får föras med leverantören.
- 6 kap. 2 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU)/ lag (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF) – Öppet förfarande
- 4 kap. 12 § LOU – Omvänd anbudsprövning vid öppet förfarande
- 4 kap. 10 § LUF – Omvänd anbudsprövning vid öppet förfarande
- 10. Kap. 3 § LOU/LUF – förhandsannonsering om planerade upphandlingar
- 11 kap. 2 § LOU/LUF – tidsfrist för öppet förfarande
- 11 kap. 5–6 §§ LOU/LUF – förkortade tidsfrister efter förhandsannonsering och vid elektroniska anbud
- 11 kap. 9 § LOU/LUF – förlängning av tidsfrist
- 11 kap. 10 § LOU/LUF – påskyndat förfarande