Från otrampad mark till effektiv avtalsuppföljning

När Åsa Magnusson började som avtalscontroller försökte hon förstå hur arbetet med avtalsuppföljning kunde organiseras, både på kort och lång sikt. 

Det första konkreta steget var att definiera vem som ska följa upp avtalen, vad som ska följas upp, när uppföljning ska genomföras och vilka systemstöd som kan användas. Då skapades rutinen att avtalsansvariga upphandlare och avtalscontroller bokade in månatliga arbetsmöten för att genomföra avtalsuppföljningar. 

– Första året hann vi med 200 avtal och fick tillbaka 6,5 miljoner kronor i återbetalningar och viten. Det visade väldigt tydligt hur viktigt det är att följa upp avtal. I år då vi har en avtalscontroller till på plats har vi redan hunnit granska 650 avtal under det första halvåret.

För att få bättre kunskap om hur leverantörsgransking kan göras, bjöd Åsa in Ekobrottsmyndigheten till en halvdags workshop. I den medverkade kommunens samtliga upphandlare. Vid workshopen gick man igenom konkreta exempel och skapade samsyn kring: 

• hur man gör en baskontroll av en leverantör för att säkerställa att företaget är registrerat hos Bolagsverket och registrerat för F-skatt, moms och arbetsgivaravgifter, samt om det finns skatteskulder.
• hur man kontrollerar företrädare för företaget.
• hur man kontrollerar en årsredovisning.

Kommunen gick också med i nätverket Motståndskraft hos utbetalande och rättsvårdande myndigheter (MUR) där flera kommuner och regioner möts. Inom Huddinge kommun startades också gruppen Samverkan Mot Välfärdsbrott där varje förvaltning och de flesta sektioner är representerade. Gruppen leds av kommunens trygghets- och säkerhetssektion. Syftet är att stärka kommunens förmåga att identifiera, förebygga, och vidta åtgärder mot brott inom välfärden, upphandling och otillbörlig påverkan.

Idag utgår deras arbete från en proaktiv, systematisk och strukturerad avtalsuppföljning.

– Har du inte med de här delarna i arbetet har du ingen grund att stå på, betonar Roger Himmelsköld. Utan den blir arbetet reaktivt och du kan bara begränsa skadan i stället för att förhindra att den uppstår. Att bara jobba med stickprovskontroller räcker inte.

I praktiken innebär det att upphandlarna följer upp avtalen tillsammans med en avtalscontroller som kan bistå med systemstöd för exempelvis fakturakontroll. 

– För att det ska bli av bokar vi in enskilda möten med varje upphandlare och gör uppföljningarna tillsammans. Vi brukar avsätta ungefär en och en halv timme varje månad, förtydligar Agnes. 

Som avtalscontrollers gör Åsa och Agnes även djupare granskningar av styrelser och ägarförhållanden för kategorierna vård och omsorg samt entreprenad. De har nära samarbete med den interna trygghets- och säkerhetsavdelningen och externa aktörer som Ekobrottsmyndigheten.

Ta del av rutinerna för avtalsuppföljning, leverantörskontroller och uppföljningar. (pdf)

Sedan två år tillbaka har de byggt upp en strukturerad leverantörsgranskning som görs innan tilldelning av avtal. Granskningen bygger på bolagsinformation och Standard för svensk näringsgrensindelning (SNI-kod), kreditvärdighet och nyckeltal i årsredovisningen. Den omfattar också styrelseledamöters engagemang, eventuella domar samt registrerade adresser. Om granskningen visar på tveksamheter och oegentligheter lämnas ärendet över till trygghets- och säkerhetssektionen som gör en fördjupad utredning. 

Samarbetet omfattar också regelbundna möten med flera interna förvaltningar. De träffar socialförvaltningens uppföljningsteam en gång i månaden för kvalitetsuppföljningar av vård- och omsorgsleverantörer. De har även löpande informationsutbyte med miljö- och bygglovsförvaltningens tillsynsverksamhet. De genomför också kvartalsvisa avstämningar med stora beställargrupper som t ex samhällsbyggnad. Här ligger fokus på att reda ut kopplingen mellan avtalsnummer och projektnummer på fakturor.

Rutinerna för arbetssättet är nedskrivna och har stämts av med den interna trygghets- och säkerhetssektionen. De presenterades på ett sektionsmöte där berörda personer fick möjlighet att lämna synpunkter. 

Även om effekterna är delvis svåra att mäta i exakta pengar är Roger Himmelsköld övertygad om att arbetet bidrar till att stärka förtroendet för upphandlingsprocessen.

Roger berättar också att kommunen har hävt omkring tio avtal på grund av välfärdsbrottslighet under en tolvmånadersperiod. De flesta har gällt kategorin vård och omsorg.  

Granskningen har också synliggjort brister i arbetsrättsliga villkor, särskilt inom vård och omsorg samt entreprenad. 

– Kostnaderna har i vissa fall ökat men nu betalar vi för rätt saker. Det handlar om människor som ska få lön för sitt arbete och ha rätt till lagstadgade arbetsvillkor. Det ligger i kommunens ansvar och intresse att vi besöker arbetsplatserna och träffar människorna för att följa upp i praktiken, betonar Agnes Elmqvist.

En annan tydlig vinst är också att samarbetet och förtroendet internt har stärkts. Tack vare nya mötesformer och arbetssätt vågar beställare lyfta problem med avtal och leverantörer. Det leder till både bättre upphandlingar och att avvikelser snabbare kan hanteras.  

De bedömer att de är igenom den akuta inlärningsfasen och att de har byggt upp effektiva arbetssätt såväl internt som externt. Men, de är överens om att arbetet mot välfärdsbrottslighet aldrig får vila eller bli statiskt. 

– Är det en osund leverantör eller ett osunt företag som vill fuska och ta skattepengar från kommuner så kommer de att hitta nya sätt att göra det, säger Åsa Magnusson. Kontrollerar vi dem från en vinkel, tar de en annan. Rutinerna och sätten att följa upp och kontrollera behöver därför justeras löpande.

Den främsta utmaningen idag för uppföljningsarbetet är bristen på ändamålsenliga verktyg. 

– Det behövs en tjänst som samlar informationen från de olika systemen som vi använder idag. Det vore bra med ett AI-baserat stöd att använda i granskningen. Bättre verktyg skulle effektivisera arbetet och bidra till att vi ligger steget före och kan motverka väldfärdsbrott i upphandlingarna, menar Agnes.