Start

Praktisk hantering av sanktionerna

Här har vi samlat praktiska råd till upphandlande organisationer som ska kontrollera om en leverantör omfattas av sanktionerna. Vi ger rekommendationer om hur befintliga avtal kan hanteras och förslag på vilken information som upphandlingsdokumenten i nya upphandlingar kan innehålla.

Begränsat med vägledning hos EU-kommissionen

Någon närmare vägledning om hur upphandlande organisationer ska genomföra de sanktioner som EU har beslutat finns inte. Det framgår inte av respektive sanktionsförordning hur olika aktörer inom EU ska gå till väga för att uppfylla sina skyldigheter enligt respektive förordning. 

Kommissionen har dock i allmänna ordalag redogjort för hur den ser på verkställande av de skyldigheter som följer av sanktionerna. Kommissionen har då uttalat att aktörerna bör anpassa sina åtgärder efter omständigheterna och sin riskexponering. Sådana åtgärder bör kontinuerligt uppdateras och kan omfatta kontroll av sanktionslistor och bevakning av medierapportering i syfte att identifiera aktörer som träffas av sanktionerna, eller försök att kringgå dessa. 

Uttalande om upphandlande organisationers skyldigheter

Vad gäller upphandlande organisationers skyldigheter har kommissionen uttalat att upphandlande organisationer bör kräva information från sina leverantörer om misstanke uppkommer om att kontraktet träffas av de aktuella sanktionerna (vår översättning).

Kommissionen har besvarat frågor om kontroll av aktörer som kan omfattas av sanktionerna i en FAQ: Commission – Circumvention and due diligence

Rekommendationer om att inventera befintliga avtal

Upphandlingsmyndigheten rekommenderar att upphandlande organisationer inventerar sina befintliga avtal för att identifiera sådana avtalsrelationer som omfattas av sanktionerna. 

Några tips i arbetet med att identifiera avtalsrelationer som omfattas av sanktionerna:

Kommunikation med leverantörer och kunder

Efter att en upphandlande organisation har inventerat sina befintliga avtal bör organisationen upplysa sådana avtalsparter som den bedömer omfattas av sanktionerna om konsekvenserna för avtalsförhållandet. Detta bör göras så snart som möjligt.

I avvaktan på att den upphandlande organisationen har identifierat sådana avtal som träffas av sanktionerna kan det vara en bra idé att i lämplig ordning informera samtliga leverantörer om förbudet mot att fullgöra vissa avtal. Detta ger bland annat leverantörerna möjlighet att själva undersöka sina underleverantörsled. 

Inköpscentraler kan även behöva informera de upphandlande organisationer som använder deras ramavtal om sanktionerna och deras konsekvenser.

Upplysning om sanktionerna och krav kopplade till dem i upphandlingsdokumenten

Enligt Upphandlingsmyndighetens uppfattning bör upphandlande organisationer upplysa anbudsgivare om sanktionerna och deras påverkan på upphandlingar. 

Upphandlande organisationer bör även ställa upp krav i upphandlingar kopplade till sanktionerna, såsom att anbudsgivare ska

  • intyga att varken anbudsgivaren eller det tänkta kontraktsförhållandet, direkt eller indirekt, omfattas av sanktionerna
  • hålla den upphandlande organisationen informerad om relevanta förhållanden
  • samarbeta i frågor som rör efterlevnaden av sanktionerna.

Upplysning om sanktionerna till anbudsgivare 

En upplysning om sanktionerna bör tas in i upphandlingsdokument i upphandlingar över tröskelvärdena. Upplysningen bör även tas in i upphandlingar av sådana varor och tjänster som omfattas av importförbuden. Även i andra upphandlingar kan en upplysning tas in eftersom förbudet mot betalning till uppräknande aktörer i teorin kan aktualiseras i alla offentliga kontrakt. Upplysningen kan ha följande innebörd:

EU har beslutat om sanktioner mot Ryssland och Belarus till följd av Rysslands aggression mot Ukraina. Dessa sanktioner påverkar upphandlande organisationer och offentliga upphandlingar på flera olika sätt: 

  • För det första finns ett förbud mot att göra betalningar med mera till vissa uppräknade personer och organisationer (frysning av tillgångar).
  • För det andra finns ett förbud mot att importera, köpa och transportera vissa uppräknade varor (importförbud). 
  • För det tredje finns ett förbud mot att tilldela och fullgöra offentliga kontrakt med ryska aktörer.

Sanktionerna innehåller vissa begränsade möjligheter till undantag. Kommerskollegium har ett särskilt uppdrag i fråga om hanteringen av dessa undantag.

Den upphandlande organisationen är förbjuden att direkt eller indirekt göra betalningar till sådana aktörer som omfattas av dessa sanktioner (finns upptagna på sanktionslistorna). Några krav som hänger samman med detta, till exempel skadestånd, får heller inte beviljas. Den upphandlande organisationen får heller inte importera sådana varor och tjänster som omfattas av aktuella sanktioner.

Den upphandlande organisationen får inte heller tilldela kontrakt till eller i förhållande till en leverantör som tillhör någon av följande kategorier:

  • a) ryska medborgare eller fysiska eller juridiska personer som är etablerade i Ryssland
  • b) juridiska personer, enheter eller organ vars äganderätter till mer än 50 % direkt eller indirekt ägs av någon som avses i a)
  • c) fysiska eller juridiska personer, enheter eller organ som agerar för, eller på uppdrag av, en enhet som avses i a) eller b).

Detta gäller även om någon sådan aktör utgör underleverantör, leverantör eller enhet vars kapacitet utnyttjas i upphandlingen och står för mer än 10 % av det aktuella kontraktets värde.

Ytterligare information om sanktionerna finns på Kommerskollegiums webbplats. Det finns även information om sanktionernas betydelse i upphandlingar på Upphandlingsmyndighetens webbplats. 

Krav på intygande från anbudsgivare 

Mot bakgrund av ovanstående information bör den upphandlande organisationen ställa upp krav i upphandlingen kopplat till sanktionerna. 

Följande tre förhållanden bör omfattas:

1. Intygande att anbudsgivaren eller kontraktsförhållandet inte omfattas av sanktionerna

Anbudsgivare bör för det första intyga att varken anbudsgivaren eller det tänkta kontraktsförhållandet, direkt eller indirekt, omfattas av de sanktioner mot Ryssland och Belarus som beslutats av EU. 

Intygandet bör inkludera att anbudsgivaren intygar att den

  • inte direkt eller indirekt omfattas av sanktionerna 
  • inte kommer att använda sig av underleverantörer med mera som omfattas av sanktionerna, eller åberopa kapaciteten hos sådana aktörer i upphandlingen
  • inom ramen för avtalsförhållandet inte kommer att medverka till köp, import eller transport av sådana produkter och tjänster som omfattas av EU:s importrestriktioner.

2. Upplysningar om förhållanden ändras

Anbudsgivare bör för det andra intyga att den omedelbart kommer att upplysa den upphandlande organisationen om det finns anledning att misstänka att förhållandena enligt ovan ändras, inkluderat om nya sanktioner beslutas av EU som direkt eller indirekt omfattar anbudsgivaren eller parternas avtalsförhållande. 

Intygandet bör inkludera att anbudsgivaren

  • omedelbart ska upplysa den upphandlande organisationen om anbudsgivarens rättsliga status, ägarförhållanden eller representation innebär, eller förändras på ett sådant sätt, att den omfattas av sanktionerna 
  • omedelbart ska upplysa den upphandlande organisationen om det finns anledning att misstänka att förhållandena är sådana att en underleverantör eller ett åberopat företag omfattas av sanktionerna.

3. Att samarbeta fullt ut 

Anbudsgivare bör för det tredje intyga att den fullt ut kommer samarbeta i frågor som rör efterlevnaden av sanktionerna och tillhandahålla de uppgifter som är nödvändiga i detta avseende.

Kraven måste anpassas efter förhållandena i den aktuella upphandlingen 

Kraven måste anpassas utifrån en rad omständigheter i upphandlingen, exempelvis:

  • Hur leverantören konkret ska intyga dessa förhållanden (till exempel i ett anbudsformulär eller i ett separat intyg) och om bevisning i vissa fall ska begäras in. Den upphandlande organisationen kan även ta med liknande formuleringar i de avtal som ingås i upphandlingen. 

  • Om upphandlingen avser ingående av ett ramavtal måste kraven anpassas så att det tydligt framgår att sanktionerna som avser tilldelning av offentliga kontrakt tar sikte på avrop (tilldelning av kontrakt) i ramavtalet. I upphandlingar av ramavtal med flera leverantörer kan det även behöva klargöras vad som blir konsekvensen av att avrop (kontrakt) inte kan tilldelas en ramavtalsleverantör som omfattas av sanktionerna. Läs om tilldelning av nya kontrakt och vad som gäller särskilt för ramavtal.

  • Om den upphandlande organisationen avropar från ett ramavtal kan organisationen behöva upplysa om ovanstående förhållanden i avropsförfrågan, eftersom det kanske inte framgår av själva ramavtalet.

  • I upphandlingar under tröskelvärdena behöver kraven anpassas utifrån om, och i så fall hur, den upphandlande organisationen avser att förhålla sig till sanktionerna i upphandlingen. Läs om tilldelning och fullgörande av kontrakt under tröskelvärdena.