Start

Förbered upphandling för arkitektonisk kvalitet

Byggprocessen kan vara lång och innehålla olika upphandlingar, såväl entreprenad som vara och tjänst. För att främja god kvalitet vid skapandet av nya eller befintliga byggnader, krävs väl planerade och förberedda upphandlingar av både konsulttjänster och entreprenad. Förarbetet är avgörande för att möta organisationens behov och mål i ett lyckat projekt.

Förarbetet i byggprojekt är avgörande

Redan i planeringsskedet behöver beställaren se till projektet som helhet och ta fram projektmål för arkitektonisk kvalitet i varje processteg. För att bygga upp en förståelse och skapa förutsättningar för gestaltningsmässiga värden i ett byggprojekt, behöver exempelvis följande faktorer beaktas:

  • Verksamhetens mål och visioner i projektet
  • Planering av resurser i projektet
  • Budgetramar och kostnader i projektet
  • Entreprenad- och samverkansformer
  • Upphandlingsstrategi för hela projektet.

Byggupphandling

I förarbetet har beställaren en central roll men det är också viktigt att skapa en arbetsgrupp med olika kompetenser för att tillsammans välja upphandlingsstrategi och göra en grundlig marknadsanalys.

Planering och en kompetent arbetsgrupp lägger grunden

Bra planering underlättar arbetet under hela byggprocessen. Därför är det viktigt att avsätta tid och involvera kompetenta resurser för att fånga upp olika aspekter under hela byggprocessen. 

Beställarens engagemang avgör

För att nå den kvalitet som eftersträvas i den arkitektoniska gestaltningen i upphandlingen krävs ett stort engagemang från beställaren. Ambitionsnivå, mål och värden sätter ramarna för arkitekt/konsultupphandlingen och senare byggentreprenaden. Det kan exempelvis handla om att bygga med långsiktiga hållbara kvalitetsmål i bostadsbyggande som främjar den livsmiljö man vill uppnå.

Beställarens ambitionsnivå och prioriterade mål blir därmed tydliga i beställningar och styrande för entreprenaden under hela byggprojektet. På så sätt kan det säkerställas att kvaliteten bibehålls under hela processen.

Verksamheten tar fram behoven

I byggprojektet behöver verksamheten stå för behovsutredningen och identifiera prioriterade kvalitetsaspekter för den gestaltade livsmiljön. Att ta tillvara verksamhetens kunskap och erfarenhet är avgörande för ett lyckat slutresultat. Även andra övergripande mål är viktiga att ta hänsyn till i arbetet med behovsutredningen.

Verksamhetens engagemang är avgörande för ett lyckat slutresultat. Det är viktigt att det finns representanter från verksamheten som kan formulera behoven. Det sätter ramarna för hela projektet. Verksamhetens förmåga att tydliggöra ambitionsnivå skapar förutsättningar för kvalitet i gestaltningen. Om det finns andra övergripande mål för verksamheten som är beslutade, är det viktigt att känna till dessa och i vilken omfattning de behöver beaktas inför den kommande upphandlingen.

Övergripande mål som kan utredas inför upphandlingen: 

  1. Samhälleliga mål på nationell nivå som behöver kopplas ihop med byggprojektet, exempelvis ekonomiska, miljömässiga och sociala hållbarhetsmål.
  2. Mål för fler bostäder och attraktiva boendemiljöer med god kommunal service i livets alla skeden ska finnas i hela kommunen.
  3. Övergripande mål i organisationen som sätter ramen för upphandlingen, exempelvis att öka tillgängligheten inom vissa områden.
  4. Beslut om förändringar i stadens fysiska miljö som innefattar ny- och ombyggnationer av anläggningar, gator och parker.

Utforma en upphandlingsstrategi för kvalitet i hela projektet

Varje upphandling är unik. Skapa en upphandlingsstrategi för att säkerställa att de identifierade behoven tillgodoses och att strategiska beslut fattas för den enskilda upphandlingen. Strategin utgår ifrån interna överväganden och förberedelser som görs inom organisationen.

Olika strategier har olika för- och nackdelar och är lämpliga vid olika situationer och projektmål. Alla delar i upphandlingsstrategin är beroende av varandra och kan inte analyseras isolerat. Strategin bör därför arbetas fram ur ett systematiskt helhetsperspektiv. 

Val av strategi är beroende av bland annat:

  • Svårighetsgrad, budget, ambitioner
  • Kompetens hos beställaren
  • Tidskrav, behövs parallell projektering och produktion
  • Hur marknaden ser ut vad gäller konkurrens och kompetens.

En viktig del i upphandlingsstrategin är att identifiera värden och kvalitetsaspekter för det aktuella projektet och se till att behålla dessa genom hela inköpsprocessen. Detta för att kunna säkerställa gestaltningsmässig kvalitet i slutresultatet. 

För att kunna landa rätt i strategin krävs flera olika kompetenser som kan göra komplexa bedömningar.

Byggidé 

Upphandlingsstrategi för tekniska konsulter 

En upphandlingsstrategi kan innehålla en kombination av olika dimensioner:

  • Behöver vi säkerställa att nyckelkompetenser som upphandlas kan säkras och delta under olika skeden av projektet för att behålla projektets idéer och fastställda ramar intakta genom hela processen?
  • Vilken spetskompetens efterfrågas hos leverantörer och konsulter? Den spetskompetens som behövs framgår av ambitionsnivå och mål. 
  • Vad definierar kvaliteten i just det här projektet? Det ska vara möjligt för anbudsgivarna att förstå vad upphandlaren efterfrågar.
  • Vilka krav kan ställas i upphandlingen för att främja kvalitén i upphandlingen? Vid planeringen av upphandlingen och inför valet av tilldelningsgrund, tilldelningskriterier och utvärderingsmodell är det viktigt att man har den aktuella upphandlingen för ögonen och anpassar krav och kriterier efter förutsättningarna i det enskilda fallet.
  • Vilken tilldelningsgrund ska tillämpas?
  • Hur ska vi utforma utvärderingsmodell? Simulera utvärderingsmodell för att säkerställa att säkra effektiv konkurrens och önskat resultat uppnås.
  • Vilka tilldelningskriterier är lämpliga att ställa? Tilldelningskriterierna ska ha en tydlig differentierande effekt i utvärderingen för att ge utslag i utvärderingen. 
  • Beroende på projektets svårighetsgrad och förutsättningar, vilka upphandlingsförfaranden är lämpliga?
  • Behöver antalet anbudsgivare begränsas i en viss upphandling? Kan exempelvis bli aktuellt vid komplexa upphandlingar och då används upphandlingsförfarande med tvåstegsförfarande eller flerstegsförfarande.
  • Om antalet anbudsgivare behöver begränsas, vilka urvalskriterier ska tillämpas i upphandlingen och är dessa identifierade?
  • Vilken entreprenadform är lämplig att tillämpa i aktuellt projekt? Påverkar det kraven i upphandlingen av arkitektoniska gestaltningen?  Finns krav på fastställd samverkansform i projektet? Genom en fastställd samverkansform kan projektet på ett strukturerat sätt arbeta mot gemensamma mål som fastställs tidigt i projektet.
  • Utformning av ersättningsform - fast, rörligt, takpris och så vidare.
  • Har samtliga leveranser förutsetts? Gå igenom samtliga leveranser och se till att alla delar finns omhändertagna. I offentlig upphandling finns begränsade möjligheter att lägga till nya delar i efterhand.
  • Avtalsuppföljningen, vem tar hand om den? Avdela resurser och ansvar från början för att säkerställa att det blir gjort.
  • Hur ska förvaltning och drift hanteras och följas upp i det färdiga resultatet? Påverkar det kravställningen på arkitektur och gestaltning exempelvis genom krav på driftsekonomi och hållbara lösningar?

På Boverket finns mer information om olika entreprenadformer och kvalitet i slutresultatet för slutprodukten.

Entreprenadformer och kvalitet

Marknadsanalys

I en marknadsanalys får du en bättre uppfattning om huruvida marknaden kan leva upp till era krav och om de är rimliga. Genom att skaffa sig kunskaper om marknaden kan ni få en bild över hur den aktuella marknaden är uppbyggd. En förståelse för marknaden och dess leverantörer är användbar när beställaren sedan ska prioritera användningen av de interna resurserna.

Genom en undersökning av marknaden kan ni även skaffa sig värdefull information om den efterfrågan ni har stämmer överens med det utbud som finns på marknaden.  Ni skaffar er även kunskaper om potentiella problem som kanske är specifika inom den aktuella marknaden. Genom kunskap om den relevanta marknaden ökar sannolikheten för att förebygga att ett fel uppstår längre fram i form av att anbuden leder till högre priser under kontraktsperioden.

Om marknadsanalys