Vad gäller mellan steg 1 och steg 2 i tvåstegsförfaranden?

Hej,

1. Hur lång är tidsfristen för att komma in med anbudsansökningar vid implementering av steg 1 - Ansökningsinbjudan?
Steg 2-inbjudan till upphandlingsdokument är ju minst 30 dagar, men det är oklart vad som gäller vid steg 1- ansökningsinbjudan.

2. Finns det en skyldighet att underrätta anbudsgivare som inte har kvalificerat sig till steg 2 - Inbjudan till upphandlingsdokument? Hur ska man förhålla sig till absolut sekretess i detta fall?

3. Efter kvalificeringsfasen är utvärderat och man har ett urval av anbudsgivare som har gått vidare till steg 2- inbjudan till upphandlingsdokument, ska man då förhålla sig till en tidspärr eller kan man skicka ut upphandlingsdokument med detsamma?

Hej Samira,

Hur lång är tidsfristen för att komma in med anbudsansökningar?
Tidsfristen för att komma in med anbudsansökningar vid ett selektivt förfarande ska vara minst 30 dagar från den dag då annonsen om upphandling skickades för publicering. Detta gäller förutsatt att inte något annat följer av 11 kap. 10 § lagen om offentlig upphandling (LOU) där förutsättningarna för att tillämpa ett påskyndat förfarande framgår. Om förutsättningarna är uppfyllda får tidsfristen för att komma in med anbudsansökningar bestämmas till minst 15 dagar från den dag då annonsen om upphandling skickades för publicering.

Vi vill även tipsa om att vi har tagit fram tabeller med annonseringstider enligt upphandlingslagarna.

Måste leverantörer som inte går vidare till steg 2 underrättas?
Det finns ingen skyldighet att omgående underrätta en anbudsgivare som inte har kvalificerat sig till steg 2 i ett selektivt förfarande. Däremot är det inte förbjudet att kommunicera till en anbudssökande att denne inte har gått vidare till det andra steget i ett tvåstegsförfarande. Utöver alla anbudsgivare ska alla anbudssökanden få en underrättelse om beslut om tilldelning av kontrakt eller att ingå ramavtal. Det är därmed upp till den upphandlande myndigheten att avgöra när i processen det anses vara lämpligt att meddela de anbudssökanden som inte har gått vidare till det andra steget.

Om situationen däremot avser en uteslutning av en anbudssökande eller anbudsgivare ska den upphandlande myndigheten snarast underrätta leverantören skriftligen om beslutet och skälen för det.

Vid offentlig upphandling råder som huvudregel absolut sekretess fram till dess att den upphandlande myndigheten beslutat att tilldela kontraktet till en viss leverantör, eller till att anbuden offentliggjorts. Det innebär att uppgifter som rör anbud och anbudsansökningar inte får lämnas till någon annan än den som lämnat anbudet eller ansökningen innan alla anbud offentliggjorts, tilldelningsbeslut eller när myndigheten avslutar upphandlingen på annat sätt, till exempel avbryter den. Det är med andra ord fortfarande möjligt att kommunicera uppgifter om det egna anbudet med den anbudsgivare som har lämnat anbudet.

Måste man vänta innan steg 2 påbörjas?
Det finns ingen särskild tiodagarsfrist eller "avtalsspärr" som måste löpa mellan första och andra steget i ett tvåstegsförfarande, mer än tidsfristen för att lämna in anbud i det andra steget.

Källhänvisningar

• 11 kap. 3 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU)  – tidsfrister vid bland annat selektivt förfarande
• 12 kap. 12 § LOU – underrättelse om beslut
• 13 kap. 7 § LOU – vid uteslutning av en anbudssökande eller anbudsgivare ska den upphandlande myndigheten snarast underrätta leverantören skriftligen om beslutet och skälen för det
• 19 kap. 3 § andra stycket offentlighets- och sekretesslag (2009:400) – absolut sekretess i upphandling.

Med vänlig hälsning

Om selekteringsfasen överprövas efter slutligt tilldelningsbeslut, och domstolen bedömer att viss sökande rätteligen uppfyller selekteringskraven, får UM problem: I samband med slutgiltigt TB får ju samtliga rätt att begära ut anbuden (de kan ju vilja granska både selekteringen och anbudsutvärderingen). Det innebär att selekteringsfasen går inte att rätta, utan upphandlingen får göras om (uppgifter som omfattas av absolut anbudssekretess avseende såväl anbudsgivare som anbud, är ju röjda).

Hej Viktor,

Jag delar i sak ditt resonemang men har svårt att identifiera någon konkret frågeställning.

Det du beskriver belyser vikten av att vara noggrann när kvalificeringen av anbudssökandena görs och att använda tydliga kriterier och regler som kommer att tillämpas vid valet av anbudssökande som ska få lämna anbud (om den upphandlande myndigheten begränsar antalet anbudssökande som får lämna anbud).

Vidare är det inte möjligt att ”tidigarelägga” anbudssökandenas tidsfrist att överpröva upphandlingen till ett tidigare stadium i upphandlingsprocessen utifrån hur reglerna är konstruerade. Även om den upphandlande myndigheten i ett tidigt skede kommunicerar till en anbudssökande att denne inte har gått vidare till nästa steg har anbudssökanden fortfarande rätt att vänta med en ansökan om överprövning av upphandlingen.

Oavsett om det vore möjligt att sekretessbelägga uppgifterna i anbuden är det tveksamt om det skulle vara förenligt med den grundläggande upphandlingsprincipen om likabehandling att fullfölja förfarandet i den situation du beskriver genom att låta en leverantör, vars anbudsansökan felaktigt blivit förkastad, lämna ett anbud efter det att tiden för att lämna anbud har passerat.

Källhänvisningar

• 4 kap. 6 lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – begränsning av antalet anbudssökande som får lämna anbud
• 12 kap. 12 § och 20 kap. LOU – det är inte möjligt att ”tidigarelägga” anbudssökandenas tidsfrist att överpröva upphandlingen till ett tidigare stadium i upphandlingsprocessen.

Med vänlig hälsning

Med tanke på ovanstående konversation undrar jag vad som kan förmedlas till anbudssökande som ej har kvalificerat sig till steg 2 i ett selektivt förfarande. Kan bakgrunden till beslutet att anbudssökande ej gått vidare i processen ges till anbudssökande trots att det råder absolut sekretess eller ska anbudssökande först få ta del av skälet till att denne inte kvalificerade sig till steg 2 först lämnas efter beslut om tilldelning?

Även om UM inte meddelar de anbudssökande som inte har kvalificerat sig kommer dessa anbudssökande troligtvis höra av sig under processens gång och vad gäller då?

Hej Lotta,

Vid en offentlig upphandling så råder som huvudregel absolut sekretess. Innebörden av den absoluta sekretessen är att uppgift som rör anbud inte i något fall får lämnas till någon annan än den som har lämnat anbudet. Skälen till varför ett anbud inte har gått vidare till steg 2 i ett selektivt förfarande kan därför lämnas till den leverantör som har lämnat anbudet i fråga utan att bryta mot den absoluta sekretessen.

Har upphandlande myndighet valt att, under pågående process, inte meddela de anbudssökande som inte gått vidare i processen så kan det ändå föreligga en sådan skyldighet. Denna skyldighet kan uppstå om handlingen med skälen bakom beslutet är att anses som en allmän handling enligt tryckfrihetsförordningen (TF) och den anbudssökande begär ut handlingen. En bedömning om handlingen är allmän och om den kan lämnas ut måste därför ske i varje enskilt fall.

Oavsett om det föreligger en skyldighet att lämna ut uppgifterna eller om upphandlande myndighet på egen hand väljer att göra det så är det viktigt att kontrollera uppgifterna innan utlämning sker. Detta för att säkerställa att uppgifterna endast berör skälen till varför det aktuella anbudet inte gick vidare och inte ger några uppgifter om de övriga anbuden som har lämnats i upphandlingen.

Källhänvisningar

• 19 kap 3 § andra stycket offentlighets- och sekretesslag (2009:400) (OSL) – till vem uppgifter i ett anbud får lämnas ut till
• 2 kap. 4 § TF (1949:105) – vad är en allmän handling
• 6 kap. 4 § OSL - skyldighet att lämna ut uppgift ur en allmän handling.

Vänliga hälsningar,

I Anbudsinfordran i steg 2 i ett selektivt förfarande, skall man då genomföra leverantörskvalificering igen? Eller kan man om processen inte är utdragen i tid, använda sig utav den kvalificering som genomförts i steg 1 vid ansökan?

Hej,

Syftet med uteslutningsgrunderna samt kvalificeringskraven är att säkerställa leverantörens lämplighet att delta i den aktuella upphandlingen samt dennes förmåga att fullgöra kontraktet.

Kontrollen av såväl uteslutningsgrunderna som kvalificeringskraven ska ske innan kontraktet tilldelas. Detta innebär att den upphandlande myndigheten vid något tillfälle innan den fattar beslut om tilldelning ska kontrollera att det inte finns skäl för uteslutning samt att leverantören uppfyller tillämpliga kvalificeringskrav. Detta behöver bara göras från den leverantör som myndigheten avser tilldela kontraktet till.

Har en leverantör använts sig av en egenförsäkran (kallas ibland ESPD) i första stegen som preliminärt bevis för dennes lämplighet finns det en möjlighet för den upphandlande myndigheten att redan i det läget begära kompletterande dokument för att säkerställa ett korrekt genomförande av förfarandet. Detta kan särskilt vara berättigat vid exempelvis ett selektivt förfarande med begränsning av antalet anbudsöken som får lämna anbud. På så sätt minimeras risken för att bjuda in anbudssökanden som vid tilldelningsskedet visar sig inte kunna lämna in de kompletterande dokumenten, och därmed hindrar annars kvalificerade anbudssökanden från att delta.

Begär den upphandlande myndigheten kompletterande dokument från den eller de leverantörer som har använt sig av en egenförsäkran så är det viktigt att samma kontroll sker av den leverantör som inte har skickat med en egenförsäkran, detta följer av likabehandlingsprincipen. Leverantören som inte har skickat in en egenförsäkran har istället lämnat in samtliga slutliga bevis redan i sitt anbud.

I såväl förarbetena som i LOU-direktivet till lagen om offentlig upphandling (LOU) poängteras vikten av att de kompletterande dokument som begärs in när leverantören har nyttjat möjligheten att lämna en egenförsäkran ska vara uppdaterade och aktuella, detta då framförallt förändringar av uteslutningsgrunder kan ske snabbt. För att säkerställa att den upphandlande myndighetens beslut faktiskt grundar sig på aktuell information, kan det därför i vissa fall även vara lämplig att kontrollera leverantörens lämplighet även i steg 2 i ett selektivt förfarande trots att kontrollen av leverantörens lämplighet redan har skett i steg 1.

Som utgångspunkt kan en leverantörskvalificering som genomförts i steg 1 vara tillräckligt men för säkerställa att ingen förändring skett som kan ha påverkat leverantörens lämplighet bör den upphandlande myndigheten, i varje enskilt fall, bedöma om en ytterligare kontroll ska genomföras i steg 2 det vill säga innan myndigheten beslutar om att tilldela ett kontrakt. Notera att om ett kontrakt tilldelas en leverantör som inte längre anses vara lämplig eller uppfyller de angivna kvalificeringskraven skulle detta strida mot likabehandlingsprincipen.

Läs mer
Läs mer om hur en prövning av ett selektivt förfarande kan genomföras utifrån möjligheten att använda sig av en egen försäkran (ESPD) i ett tidigare inlägg här på Frågeportalen.

Källhänvisningar

• 4 kap. 10 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – kontroll av leverantör ska ske innan tilldelning av kontrakt
• prop. 2015/16:195 s. 1099 – möjligheten att begära kompletterande dokument i samband med urvalet av vilka anbudssökanden som bjuds in att lämna anbud i ett selektivt förfarande
• prop. 2015/16:195 s. 1100 – de kompletterande dokumenten ska vara uppdaterade och aktuella.

Vänliga hälsningar,