Kan vi besvara en fråga privat under pågående upphandling?

Hej,

I vårt upphandlingssystem har en ny funktion dykt upp där man kan svara privat direkt till leverantör. Är det okej att sammanställa svaren/justeringarna i en publik post och sedan svara privat att "se svar i ID xxx".

Det gör att leverantörerna inte kan se varandras frågor men alla får samma information kring frågan. Finns det något som säger att leverantörerna har rätt att se vilka frågor en annan leverantör ställt?

Hej Linnéa,

Hur ska inkomna frågor besvaras?
Hur en fråga ska besvaras beror i första hand på om frågan är en begäran om kompletterande upplysningar om upphandlingsdokumenten. Om det är en begäran om kompletterande upplysningar ska upplysningarna lämnas skriftligen till alla leverantörer som deltar i upphandlingsförfarandet, förutsatt att begäran inkommit i god tid. Det finns inget som hindrar att ni därefter informerar den enskilde leverantören om att frågan har besvarats publikt.

Om frågan och svaret inte innebär att ni lämnar kompletterande upplysningar finns det som utgångspunkt ingen skyldighet att publicera informationen för övriga deltagande leverantörer. Det är i sådana fall tillåtet att enbart svara leverantören privat. Vid osäkerhet om vilken betydelse informationen har kan det vara lämpligt att ändå kommunicera den till alla leverantörer.

Hur ni bör besvara frågor kan även bero på om det är reglerat i upphandlingsdokumenten hur inkomna frågor kommer hanteras. Om det framgår att alla frågor besvaras och förmedlas till samtliga som hämtat upphandlingsdokumenten samt att frågan och svaret publiceras via upphandlingsverktyget är det lämpligt att förhålla sig till det, trots möjligheten att enbart återkoppla privat i vissa fall, eftersom det annars finns en risk att öppenhetsprincipen åsidosätts.

Läs mer om privata frågor och svar i inlägget Hur ska jag besvara en privat inkommen fråga i en annonserad upphandling? i vår Frågeportal.

Har leverantörerna rätt att se vilka frågor andra har ställt under upphandlingen?
Den upphandlande organisationens skyldighet består i att informera alla deltagande leverantörer om kompletterande upplysningar som lämnas. Det finns ingen formell skyldighet att redovisa frågan som föranlett en kompletterande upplysning. En förutsättning bör dock vara att svaret är utformat på ett sådant sätt att frågan inte krävs för att förstå informationen. Ett otydligt svar skulle kunna strida mot den grundläggande upphandlingsprincipen om öppenhet. Ett svar som enbart frågeställaren kan förstå och sätta i sitt sammanhang skulle även kunna strida mot principen om likabehandling.

Läs mer
Leverantörens identitet omfattas som utgångspunkt av den absoluta sekretessen när upphandlingen pågår. Innan en fråga publiceras bör därför frågeställaren anonymiseras. Läs mer om detta i inlägget Får frågeställarens identitet redovisas för andra under pågående upphandling i frågor och svar? i vår Frågeportal.

Källhänvisningar 
12 kap. 11 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU ) – kompletterande upplysningar.

Med vänlig hälsning,