Upphandla tillgängliga varor, tjänster och miljöer
När det är dags att genomföra upphandlingen ska du formulera de krav på tillgänglighet som ska ingå i upphandlingsdokumenten.
Innehåll på denna sida
Formulera krav och kriterier gällande tillgänglighet
En upphandlande myndighet eller enhet har stor frihet att själva formulera de krav som ska ställas på det som upphandlas, så länge de grundläggande upphandlingsprinciperna följs. Även när det gäller tillgänglighetskrav är det viktigt att försäkra sig om att kraven står i rimlig proportion till det som upphandlas. Det innebär bland annat att kraven ska vara både lämpliga och nödvändiga, vilket samtidigt innebär att de inte ska vara onödigt långtgående. Vad som är proportionerligt eller inte måste alltid avgöras mot bakgrund av själva föremålet för upphandlingen och i varje enskilt fall.
I Upphandlingsmyndighetens kriterietjänst kan du hitta krav och kriterier kopplade till tillgänglighet.
Myt: Att upphandla tillgängligt kostar mycket pengar.
Stämmer inte nödvändigtvis. Genom att utgå ifrån universell utformning från början så slipper man göra anpassningar till olika behov i efterhand. Det blir ofta betydligt dyrare.
Funktionskrav
Man kan formulera detaljerade krav hur den produkt som ska upphandlas ska se ut eller fungera för att vara tillgänglig, eller hur tjänsten ska utföras. Det är dock inte alltid lätt för upphandlande organisationer att känna till vilka produkter och tjänster på marknaden som uppfyller kraven på tillgänglighet. Omvänt kan det vara svårt för leverantörer att känna till vilka krav och behov offentlig sektor har när det gäller tillgänglighet. Det kan därför vara bättre att i stället formulera funktionskrav. När du formulerar funktionskrav beskriver du vad som ska uppnås i stället för hur det ska uppnås.
Myt: Att upphandla tillgängligt är svårt eftersom det inte finns några produkter att köpa.
Både en myt och en sanning. Genom att tidigt ha en dialog med leverantörerna får de information om vilka behov upphandlande organisationer har när det gäller tillgänglighet. Leverantörerna kan i sin tur berätta vad de har att erbjuda när det gäller befintliga produkter, men även få möjlighet att utveckla nya produkter som möter behoven.
Genom att i upphandlingen uttrycka vilka behov man har i form av önskade funktioner, effekter och resultat är det möjligt för fler leverantörer att ge förslag på olika och nya lösningar. Om du efterfrågar en lösning på ett behov eller utmaning när det gäller tillgänglighet, i stället för specifika produkter, öppnar du upp för kreativitet, utveckling och innovation.
Exempel från Upphandlingsmyndigheten på funktionskrav vad gäller tillgänglighet vid upphandling av tågresor
Upphandlingsmyndighetens mål:
Det ska gå att genomföra en tågresa oavsett resenärens funktionsförmåga.
Alla medarbetare ska kunna genomföra en resa självständigt utan någon typ av ledsagning eller vara begränsad av någon form av nedsatt funktionsförmåga.
- Beskrivning av stöd och lösningar ska bifogas anbudet.
- Kommer att utvärderas utifrån bevisad självständighet utifrån nedan bedömningar.
- Resenärens möjlighet att orientera sig, såsom att kliva på och av och veta när det är dags att kliva på och av.
- Resenärens behov av hörbarhet och taluppfattning ska tillgodoses och bevisas.
Tilldelningskriterium som ger mervärde
Det är möjligt att använda kriterier som kan ge ett anbud mervärde i förhållande till konkurrenternas. Ett exempel skulle kunna vara en beskrivning av på vilket sätt leverantören avser att använda sin kunskap om tillgänglighet och hur denne avser att integrera det förhållningssättet vid utförande av sina tjänster.
Tilldelningskriteriet kan utformas så att leverantörerna i sitt anbud ska presentera en metod eller tillvägagångssätt för att uppfylla kriteriet under avtalstiden. Beskrivningen ska exempelvis innehålla vilka metoder eller tillvägagångssätt som kommer att användas och vilket resultat som kan uppnås, till exempel tjänstens användbarhet och tillgänglighet utifrån bland annat nedanstående bedömningar:
- Användarnas möjlighet att få tillträde till tjänsten, så som att uppfatta vad som erbjuds, begripa vad det innebär och fatta beslut och därefter agera på det.
- Användarnas behov av flera lösningar eller hur individanpassning ska tillgodoses.
Mervärden kan sedan ges till det som den upphandlande myndigheten ser som viktiga framgångsfaktorer för att uppnå det som eftersträvas. Leverantörerna kan på detta sätt få större handlingsfrihet och innovativa lösningar kan premieras. Men det är viktigt att kriteriet är tydligt formulerat och definierat, bland annat kring vad som anses vara viktiga framgångsfaktorer för att öka förutsägbarheten om vad som kommer att värderas.
Utvärderingen bör ske i en väl definierad mervärdesmodell och ingå i utvärderingen av det ”bästa förhållandet mellan pris och kvalitet”. Tilldelningskriterier ska alltid ha en koppling till föremålet för upphandlingen och den upphandlande myndigheten bör därför utforma upphandlingsdokumenten på ett sätt att det tydligt framgår hur denne har tänkt tillgodogöra sig mervärdet när avtalet fullgörs. Kriterierna bör också kopplas till en faktisk möjlighet till uppföljning, både i samband med anbudsutvärderingen och under avtalstiden.
Det kan vara lämpligt att säkerställa att de åtaganden leverantören lämnar i sitt anbud också framgår som tydliga villkor i avtalet. Detta kan i praktiken göras på olika sätt, till exempel genom att i avtalet hänvisa till andra handlingar som ska anses utgöra kontraktsvillkor, eller genom att formulera specifika villkor direkt i avtalet.
Kvalificeringskrav
Genom att formulera kvalificeringskrav kan man göra klart vilka krav man ställer på leverantörens förmåga att leverera det som upphandlingen avser. Om sådana krav ställs får de avse viss teknisk och yrkesmässig kapacitet. Det kan exempelvis vara en redovisning över referensuppdrag och tidigare erfarenhet vad gäller tillgänglighet från de senaste åren eller vilka utbildnings- och yrkeskvalifikationer som leverantörens personal har kopplat till tillgänglighet. De krav som ställs ska alltid vara kopplade till föremålet för kontraktet och nivån på kraven ska stå i proportion till detta. Kraven ska även i övrigt vara förenliga med de grundläggande upphandlingsprinciperna.
Tänk på att alltför stort fokus på kvalificeringskrav i många fall kan bli en alltför administrativ börda för leverantörer och utesluta viktiga aktörer i branschen. Fokusera därför på vad som ska upphandlas och själva kontraktsföremålet. Det är också viktigt att en leverantör vet vad som krävs för att kvalificera sig och vad som kommer att utvärderas som ett tilldelningskriterium. Det går exempelvis inte att ställa ett kvalificeringskrav på utbildnings- och yrkeskvalifikationer och sedan använda det igen som ett tilldelningskriterium i anbudsutvärderingen.
Särskilda kontraktsvillkor
Krav på tjänstens utförande kan också utformas som ett särskilt kontraktsvillkor. Kontraktsvillkor behöver inte vara uppfyllda i samband med anbudsgivningen utan kan istället uppfyllas senare, i samband med avtalsstart eller vid en senare tidpunkt. Det kan många gånger vara en lämplig lösning för att öka konkurrensen och öppna upp för fler små och medelstora företag att delta i upphandlingen. Till exempel kan den upphandlande myndigheten begära att leverantören i sitt anbud kortfattat ska beskriva hur denne planerar för att uppfylla kontraktsvillkoret vad gäller tillgänglighet vid en angiven tidpunkt. Det kan vara lämpligt att ange ungefärlig omfattning på efterfrågad beskrivning. Omfattningen ska vara proportionerlig i förhållande till vilken information som anses nödvändig och vilket arbete som krävs för leverantören vid anbudsinlämnandet. Om leverantören inte lämnar någon beskrivning hur de ska jobba med relevanta tillgänglighetsfrågor eller om beskrivningen är bristfällig så kan anbudet i så fall komma att förkastas.
Vid en sådan lösning är det viktigt att följa upp villkoret för att säkerställa att kravet är uppfyllt inom den tidsperiod som anges i kontraktet. För att den upphandlande myndigheten ska kunna försäkra sig om att leverantören kommer att uppfylla kontraktsvillkoren bör den upphandlande myndigheten redan i upphandlingsdokumenten redogöra för sin uppföljningsplan eller strategi för att följa upp kontraktsvillkoren. Uppföljning kan exempelvis ske genom uppföljningsmöten där leverantören får redogöra för hur den arbetar med tillgänglighetsfrågor kopplat till sin verksamhet och genomför uppdraget enligt den beskrivning som lämnades i anbudet. Kontraktsvillkoren för uppföljning behöver även omfatta vilka sanktioner som följer om villkoren inte uppfylls.
Använda standarder
Att använda standarder kan vara ett sätt för att underlätta vid inköp och upphandling.
Det finns en standard som beskriver hur hela organisationen kan anta ett processdrivet angreppssätt med universell utformning som relaterar till alla aspekter av design, utveckling och tillverkning. En central del av angreppssättet är att genomgående involvera användare, inklusive personer med funktionsnedsättning. Att få fram tillgängliga produkter och tjänster är syftet. Kraven är allmänna och avsedda att vara tillämpliga på alla relevanta delar av alla organisationer.
För att leva upp till kraven på tillgänglighet vid offentlig upphandling av informations- och kommunikationsteknologi (IKT)-produkter och IKT-tjänster kan man följa en europeisk standard som heter EN 301 549, som i sin tur bygger på den internationella standarden WCAG 2.1. Standarden innehåller beskrivningar av funktioner, metoder och egenskaper som IKT-produkter och IKT-tjänster måste ha för att vara tillgängliga.
Tillgänglighetsstandarden301 549 (Svenska Institutet för standarders webbplats)
Utvärdera anbud
Det är viktigt att ha rätt tillgänglighetskompetens vid utvärdering av anbuden. Konsekvensen riskerar annars att bli att en leverantör med en tveksam lösning släpps igenom och att beställaren i efterhand tvingas betala extra för att täppa till brister vad gäller tillgänglighet som inte borde ha funnits vid leverans.