Motverka korruption i organisationen
Här finns tips på hur ni effektivt förebygger korruption samt identifierar och hanterar risker för korruption som kan uppstå i en upphandlande organisation, särskilt i samband med inköp. Tipsen riktar sig primärt till personer i verksamhetsledningen.
Innehåll på denna sida
Utbilda och skapa dialog
Det finns en föreställning om att det inte förekommer korruption i Sverige och många avfärdar därför företeelsen. Denna inställning kan bero på en bristande medvetenhet om vad korruption egentligen är. Ett viktigt första steg i arbetet med antikorruption är därför att öka medvetenheten i organisationen om vad korruption är och hur det kan förebyggas. Det kan ni bland annat göra genom att utbilda och skapa dialog om såväl korruption som upphandling och inköp.
En förklaring till ett korrupt beteende kan vara att medarbetarna inte är införstådda med var gränserna går för vad som är accepterat och vad som inte är det. Det är därför viktigt att utbilda personalen i dessa frågor, så att det inte råder några tveksamheter om vad som gäller.
Se även gärna till att det ingår utbildning i antikorruption i introduktionen för nyanställda. Det är ett sätt att säkerställa att alla känner till vad som gäller. Det är viktigt att kontinuerligt bevaka vad som händer på området och uppdatera utbildningen så att den är aktuell enligt rättsutvecklingen på området och rådande lagstiftning.
Många av de varor som offentlig sektor köper in tillverkas i komplexa leveranskedjor i länder där det finns betydande hållbarhetsrisker, varav korruption är en. För de medarbetare som är involverade i sådana inköp bör utbildningen därför omfatta att det kan förekomma korruption i leveranskedjan av de varor och tjänster som organisationen upphandlar.
Tips! Fastställ en definition av korruption
Genom att fastställa en definition av korruption kan ni se till så att alla pratar om samma sak i organisationen och definierar korruption på samma sätt. För inspiration, se definitioner av bland annat
Att repetera antikorruptionsutbildningen för ofta kan upplevas som enformigt av medarbetare. Ett sätt att hålla diskussionen levande utan att det upplevs som repetition är att i stället samtala om olika praktiska dilemman. Samtidigt kan det öka chanserna att medarbetarna vågar ställa frågor om hur de bör hantera olika situationer som kan uppkomma i den dagliga verksamheten, och vem de ska kontakta om de internt behöver stöd i hantering av en uppkommen situation.
Diskutera gärna dilemman med jämna mellanrum. Även om samtliga medarbetare har kunskap om grunderna och definitionen av korruption, är det oftast inte förrän man beskriver en hypotetisk situation som det blir tydligt var gränserna går i det dagliga arbetet.
Exempel på dilemman
Olika aktörer har tagit fram dilemman inom antikorruptionsområdet, till exempel
Offentlig upphandling är ett riskområde för korruption och den lagstiftning som reglerar inköp inom offentlig upphandling är en så kallad antikorruptionslagstiftning. Eftersom många medarbetare någon gång kommer i kontakt med inköpsarbetet eller leverantörerna, bör samtliga medarbetare få utbildning i regelverket för upphandling och i organisationens inköpsprocess.
En grundförutsättning bör vara att alla medarbetare har tillräcklig kompetens att avgöra när de ska kontakta inköpsfunktionen eller en annan funktion med särskild kunskap om offentlig upphandling. Upphandlare, som tillämpar upphandlingslagstiftningen dagligen, har ofta god kunskap om korruption och vet hur man ska gå tillväga för att minska risken för korruption i det praktiska genomförandet av ett inköp. Om en medarbetare saknar kunskap om upphandlingsregelverket kan det utnyttjas av oseriösa leverantörer, som ser ett tillfälle att påverka den upphandlande myndighetens eller enhetens (upphandlande organisationens) val av leverantör.
Utbildning i offentlig upphandling kan till exempel läggas in som en del av introduktionen av nya medarbetare.
För att varje medarbetare ska våga agera i enlighet med det som kommuniceras i organisationens antikorruptionsutbildning är det viktigt att ledningen visar vägen. Varje chef bör därför vara insatt i frågorna och skapa ett klimat som uppmanar medarbetarna till att ta upp misstankar eller tveksamheter som uppstår i det dagliga arbetet. Arbetsklimatet bör uppmuntra till att diskutera gränsdragningsproblematik och inte tysta ned eller ignorera den.
För att utveckla rutinerna inom den egna organisationen kan ni delta i externa nätverk med andra organisationer där korruptionsfrågor diskuteras. Det kan ge goda exempel och inspel till hur ert arbete med att förebygga korruption ska utvecklas. Exempelvis finns ett statligt Myndighetsnätverk mot korruption som leds av Statskontoret.
Styrning och ledarskap
Det är ni som sitter i ledningen för en organisation som ansvarar för att sätta upp ramar för hur personal och förtroendevalda bör agera i situationer där etiska frågeställningar kan uppstå. Med ledning menas i detta sammanhang den beslutande ledningen på högsta möjliga nivå. Det kan röra sig om styrelse, fullmäktige eller en ledningsgrupp av tjänstemän.
Säkerställ att arbetet med organisationens värdegrund anknyter till antikorruption. Det är viktigt att verka för en gemensam uppfattning om värdegrundens innebörd och för att en gemensam kultur ska genomsyra hela organisationen, även på lokala kontor.
Enligt Tillitsdelegationen kan en tillitsbaserad styrning bidra till att risken för korruption minskar. Att känna stolthet för sitt yrke och tillit från ledningen skapar bättre förutsättningar att våga säga nej och handla enligt organisationens värdegrund. Ni som ingår i ledningen bör efterfråga och respektera medarbetarnas bedömningar och sakkunskap.
Styrdokument är ett sätt för er att göra klart för personal och förtroendevalda hur de ska tänka och bete sig när de ställs inför etiska och moraliska frågeställningar. Av styrdokumenten och tillhörande stöddokument, som riktlinjer och checklistor, bör det framgå vad som händer om det skulle uppstå en misstanke om korruption. Det bör även framgå vart man ska vända sig som medarbetare om man har frågor.
Följande styrdokument som har en koppling till korruption bör finnas i organisationen:
- antikorruptionspolicy
- inköpspolicy
- riktlinjer för representation
- resepolicy
- uppförandekod för leverantörer.
I styr- och stöddokumenten för inköp kan ni till exempel ange att jävsdeklarationer för de som deltar i ett inköpsprojekt ska tas fram, som en del i planeringen av inköpet. Ett annat exempel är att ha som rutin att anonymisera anbuden när ni ska göra en kvalitativ bedömning vid utvärderingen av anbuden.
Cheferna bör följa upp att deras medarbetare efterlever beslutade policyer och riktlinjer. Detta arbete bör göras med regelbundenhet, exempelvis i samband med medarbetarsamtalet. En sådan rutin, som gäller alla, minskar risken för att enskilda medarbetare känner sig särskilt utsatta. I uppföljningen går det att kartlägga medarbetarnas sårbarhet för otillåten påverkan kopplat till deras olika roller.
Tänk på verksamhetens behov
Det är viktigt att policyerna och riktlinjerna är anpassade till den specifika verksamheten. För att framtagna styr- och stöddokument inte enbart ska bli skrivbordsprodukter bör de tas fram tillsammans med de medarbetare som ska tillämpa dem.
Direktupphandling är ett särskilt riskområde inom inköp. Säkerställ att det finns tydliga rutiner för hur direktupphandlingar ska gå till och vem som får fatta beslut om sådana inköp. För att undvika risken för korruption kan ni minska kretsen som har sådant mandat och inrätta rutiner för hur skälen till direktupphandling ska motiveras.
Säkerställ också att det är tydligt vilka krav som organisationen ställer på ett beslut att genomföra en direktupphandling som överstiger direktupphandlingsgränsen. Om det till exempel krävs att fler än en person undertecknar ett sådant beslut kan det förebygga risken för korruption.
Ni kan göra det enklare att hålla ordning på era direktupphandlingar genom att besluta att e-handelsverktyg måste användas, och inte kan kringgås, vid inköp under direktupphandlingsgränsen.
Upphandlande organisationer är skyldiga att besluta om vilka riktlinjer för direktupphandling som ska gälla i organisationen.
Läs mer om:
Varningsflaggor vid direktupphandlingar
Tröskelvärden och gränser för direktupphandling
- återkommande fakturor precis under direktupphandlingsgränsen
- ospecificerade fakturor
- återkommande beställningar mellan samma leverantör och referensperson hos den upphandlande organisationen under många år
- fakturor över direktupphandlingsgränsen
- avsaknad av dokumentation för direktupphandlingar som överstiger 100 000 kronor.
Se gärna över möjligheterna att samla in statistik från genomförda direktupphandlingar som underlag för att kartlägga icke önskvärda beteenden. Några varningsflaggor att titta efter kan vara:
Den som ansvarar för antikorruptionsfrågor blir den upphandlande organisationens specialist på området. Funktionen bör dessutom finnas på hög nivå i organisationen, gärna direkt underställd högsta ledningen. För att internrevisionen ska kunna utvärdera arbetet med antikorruption i organisationen kan det vara lämpligt om funktionen som ansvarar för detta inte är internrevisionen själv.
Det kan vara svårare att stå emot påtryckningar om man är ensam. Ett tips på en förebyggande åtgärd mot oegentligheter i organisationen är därför att upphandlare, inköpare och avropare i så liten utsträckning som möjligt arbetar själva. Om flera medarbetare är delaktiga i arbetet med inköp skapas dessutom insyn i processen.
Där det är möjligt: kräv att beslut med mera fattas av två personer. På detta sätt minskas kraftigt risken att någon ska missbruka sin maktposition.
Gamla konstellationer kan ha anammat en kultur där ett korrupt beteende inte bara är accepterat utan även normaliserat. Rotation gör det svårt för en sådan kultur att få fäste eller fortgå. Denna åtgärd kan även vara ett sätt att motverka homogena grupper, som är en riskfaktor i sig.
För att undvika för nära vänskapsband mellan upphandlare och leverantörer kan det exempelvis övervägas om upphandlare kontinuerligt ska byta upphandlingsområde. Detta kan även vara aktuellt på beställar- eller inköparsidan. En sådan bedömning kan göras med viss regelbundenhet, till exempel vart fjärde år. Ni bör identifiera vilka roller som ska omfattas av denna bedömning. En nackdel med rotation är dock att upphandlare får sämre branschkunskap, vilket kan påverka upphandlingen negativt.
Genom att höja inköpens strategiska betydelse i organisationen får även antikorruptionsarbetet större genomslag. Om inköpschefen sitter i ledningsgruppen indikerar det till exempel att den upphandlande organisationen använder inköp som ett strategiskt verktyg.
Ett annat sådant exempel kan vara att upphandlaren har ansvar och befogenheter att fatta beslut om eller samråda om vilket upphandlingsförfarande organisationen ska välja. Om upphandlaren har en sådan roll skapar det goda förutsättningar för denne att se till att medarbetarna följer det angivna regelverket.
En centraliserad och självständig inköpsfunktion minskar risken för påverkan
För att underlätta för inköpsfunktionen att förhålla sig opartisk genom hela inköpsprocessen kan det vara lämpligt att separera inköpsfunktionen från de verksamheter vars behov ska tillgodoses. Ibland kallas dessa verksamheter för beställarorganisation, förvaltande organisation eller helt enkelt för verksamheten. Detta kan jämföras med att ha en helt decentraliserad inköpsfunktion; då är inköpskompetensen utspridd på de olika verksamheterna.
Andra rutiner och arbetssätt
Det är viktigt med rutiner och arbetssätt som både hjälper er att förebygga och upptäcka korruption. Där kan många av de åtgärder vi tipsar om ingå, men även att ha rutiner för allt från riskanalyser till hur misstankar om korruption kan rapporteras in.
Standard för offentlig upphandling motverkar korruption
Det finns en ny europeisk standard som hjälper till att motverka korruption och bidrar till att öka förtroendet för den offentliga affären.
Standarden SS-EN 17687 innehåller bland annat:
- en integritets- och ansvarighetspolicy
- en riskhanteringsstrategi
- en integritetsförsäkran som ska undertecknas av båda parter
- systematiserad mätning av prestanda och kvalitet
SS-EN 17687:2022 - Offentlig upphandling - Integritet och ansvarighet - Krav och vägledning
För att göra organisationen medveten om riskområden och kunna bedriva ett effektivt antikorruptionsarbete bör riskanalyser göras löpande. Bestäm när och hur ofta riskanalyser ska göras samt om det ska ske inför varje enskild upphandling eller för större inköpskategorier.
Riskanalysen omfattar vanligtvis följande delar:
- identifiering av risker, i detta fall risker för korruption i organisationen och hos leverantörer
- bedömning av sannolikheten för att risken inträffar
- bedömning av konsekvenserna av att risken inträffar
- prioritering av de risker som har värderats högst i sannolikhets- och konsekvensbedömningen.
Nästa steg är att besluta om vilka åtgärder som behöver vidtas för att hantera de prioriterade riskerna. Målet med respektive åtgärd kan vara att eliminera risken, övervaka den eller begränsa den.
Läs mer
Informera om organisationens riktlinjer
Informera alla leverantörer, inklusive anbudsgivare, om era regler och riktlinjer i korruptionsfrågor. Om ni har en uppförandekod för leverantörer bör ni säkerställa att de tar del av den.
Förutom att ge allmän information kan ni till exempel klargöra att
- leverantörer inte bör utsätta medarbetarna för påtryckningar
- det är förbjudet att ge och ta emot förmåner vid genomförandet av en offentlig upphandling.
För att hjälpa era medarbetare att inte behöva bemöta propåer och neka exempelvis julbord kan ni be leverantörer att undvika sådana initiativ. Informera gärna leverantörerna om Näringslivskoden, som förvaltas av Institutet mot Mutor.
När det kan finnas korruptionsrisker i leveranskedjan
Om ni planerar att upphandla en vara eller tjänst som framställs i en komplex leveranskedja kan ni
- ta upp frågan om korruption i dialog med berörd leverantör
- ställa krav på leverantören i transparenshänseende för att kunna följa upp risken under avtalstiden.
Det kan till exempel bli aktuellt om leverantören agerar mellanhand och använder underleverantörer i länder där det finns betydande risker för korruption.
Ni kan också, om ni har identifierat korruptionsrisker för det ni ska upphandla, ställa krav som syftar till att säkerställa att leverantören arbetar med att minska dessa risker i sin verksamhet. Tänk då på att följa upp hur kraven efterlevs under avtalstiden.
Viktiga frågor att ställa sig är:
- Vem är mellanhanden?
- Vilka bakomliggande intressen skulle mellanhanden kunna företräda?
- Kan ni lita på att mellanhanden inte agerar korrupt?
Genom att ha en bra struktur för avtalsuppföljning och förvaltning skapar ni goda förutsättningar för att förebygga och upptäcka korruption. Säkerställ därför att organisationen tillämpar ett strukturerat sätt att förebygga och upptäcka korruption, som innefattar tydliga rutiner och dedikerade resurser för att följa upp avtalet.
E-handelsverktyg ställer högre krav på transparens i inköpsprocessen och trohet mot slutna avtal. Man kan även tänka sig att verktyget kan signalera vid vissa omständigheter, till exempel om det sker upprepade inköp under direktupphandlingsgränsen av likartade produkter eller till samma leverantör.
Stickprov kan göras för att kontrollera att avtalen följs och att direktupphandlingar genomförs på ett korrekt och likabehandlande sätt. Detta kan göras av exempelvis inköpsfunktionen eller internrevisionen. Det är viktigt att internrevisionens rapporterade misstankar och bedömningar tas på allvar genom att upprätta en åtgärdsplan.
En stickprovskontroll kan avse hur organisationen har uppfyllt kraven på dokumentation av en upphandling. Alla inköp som uppgår till minst 100 000 kronor ska dokumenteras enligt både lagen om offentlig upphandling (LOU) och lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF). Av dokumentationen ska det framgå motiveringar av samtliga beslut som den upphandlande organisationen har fattat under upphandlingens alla skeden.
Enligt LOU ska en upphandlande myndighet därutöver, för upphandlingar som överstiger EU:s tröskelvärden, upprätta en så kallad individuell rapport för varje
- kontrakt som tilldelas
- ramavtal som ingås
- dynamiskt inköpssystem som inrättas.
Kontrakt som tilldelas från ramavtal där alla villkor är fastställda är undantagna. Detta gäller även för upphandlingar av sociala tjänster och andra särskilda tjänster, inklusive välfärdstjänster, om upphandlingens värde är högre än tröskelvärdet för sådana upphandlingar.
Vid upphandlingar över tröskelvärdena enligt LUF har den upphandlande enheten, utöver dokumentationskravet, en skyldighet att bevara information om varje kontrakt som tilldelas, ramavtal som ingås och dynamiskt inköpssystem som inrättas. Informationen som bevaras ska vara tillräcklig för att vid ett senare tillfälle kunna motivera vissa i lag angivna beslut. Detta gäller även för upphandlingar av sociala tjänster och andra särskilda tjänster om upphandlingens värde är högre än tröskelvärdet för sådana upphandlingar.
I både LOU och LUF finns härutöver bestämmelser om arkivering och bevarande av handlingar.
Se till att det finns flera vägar för medarbetarna att rapportera misstankar om korruption, oavsett om det gäller en medarbetare, mellanchef eller någon som sitter i ledningen eller tillhör internrevisionen. Det kan finnas skäl att inrätta ett etikråd eller en antikorruptionsgrupp i organisationen, som medarbetarna kan rapportera misstankar till.
Det är viktigt att rapporteringen kan ske anonymt om medarbetarna vill det. Glöm dock inte att offentlighetsprincipen kan påverka möjligheterna att utlova anonymitet, om den är tillämplig i er organisation. Det finns exempel på organisationer som i stället för att ta emot tips internt har inrättat ett visselblåsarsystem hos en extern – privat – aktör. Detta kan öka möjligheterna för att medarbetare ska våga rapportera in misstankar, om den externa aktören uppfattas som oberoende.
För inspiration, läs om Göteborgs stads visselblåsarfunktion
Nya regler om visselblåsning
En ny visselblåsarlag – Lag (2021:890) om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden – har trätt i kraft den 17 december 2021.
Regeringens proposition 2020/21:193 Genomförande av visselblåsardirektivet