Kan vi träffa upphandlande enhet innan tilldelningsbeslut?

Hej
När anbud är inlämnat av leverantör och tidsfristen för inlämning har gått ut, får den upphandlande myndigheten kalla till möte innan tilldelningsbeslut har delgivits?

Hej,

Det framgår inte av din fråga vad det rör sig om för förfarande. Inom ramen för vissa förfaranden lämnar leverantörer anbud och sedan får den upphandlande myndigheten förhandla med en eller flera anbudsgivare. Se gärna inlägget Vad får man förhandla om enligt LOU? för att läsa mer om detta. I mitt svar nedan utgår jag dock från att ni använt er av ett öppet förfarande.

Det framgår heller inte av din fråga vad syftet med ett sådant möte du beskriver är. Om mötet syftar till att ni som leverantör vill, eller enligt den upphandlande myndigheten eller enheten behöver, förtydliga eller komplettera ert anbud finns det regler om vad sådana förtydliganden får innehålla. Som utgångspunkt ska anbudet vara komplett då det lämnas in och nya kompletterande uppgifter får inte tillföra något nytt i sak, utan enbart förtydliga vad som redan angivits i anbudet.

Läs mer om rättelse, förtydligande och komplettering på vår webbplats.

Den upphandlande myndigheten eller enheten är under alla omständigheter skyldig att behandla alla leverantörer på ett likabehandlande och öppet sätt. Detta måste den upphandlande myndigheten eller enheten kunna visa. Därför föredrar ofta upphandlande myndigheter eller enheter att besvara frågor eller ta emot förtydliganden skriftligt.

Vid offentlig upphandling råder som utgångspunkt absolut sekretess fram till dess att den upphandlande enheten beslutat att tilldela kontraktet till en viss leverantör. Det innebär att uppgifter som rör anbud inte får lämnas till någon annan än den som lämnat anbudet eller ansökningen innan beslut om tilldelningsbeslut fattats. Det är alltid förbjudet att sprida uppgifter som omfattas av absolut sekretess. Det spelar ingen roll om en uppgift i och för sig bedöms som harmlös. Ni kan med andra ord inte få reda på något om de andras anbud eller dylikt vid ett eventuellt möte med den upphandlande myndigheten eller enheten.

Läs mer
Läs gärna mer om offentlighet och sekretess på vår webbplats. Se även inlägget Rättelse av fel, förtydligande och komplettering - får man godkänna att anbudsgivare kompletterar? i vår Frågeportal.

Med vänliga hälsningar,

Vi brukar ofta arbeta med anbudsgenomgång vid entreprenadupphandlingar enligt öppet förfarande.

Efter utvärdering och innan tilldelning vill vi säkerställa att leverantören har räknat på allt som ska ingå i anbudspriset faktiskt ingår. Någon gång har det hänt att leverantören själv anger på anbudsgenomgången att den har missförstått och att någon del av projektet inte är prissatt i anbudet. Då är vi naturligtvis skyldig att förkasta anbudet.

Detta känns affärsmässigt och som en extra trygghet att säkerställa att parterna är ense innan man fattar beslut om tilldelning. Men är det på något sätt inte förenligt med LOU?

Hej Mikael,

Vi har svårt att se hur ett sådant möte skulle strida mot lagen om offentlig upphandling (LOU) under förutsättning att ni följer de grundläggande principerna och övriga regler i LOU. Precis som du skriver innebär detta att ni kan behöva förkasta ett anbud om ni får ny information från leverantören vid ett sådant möte om det inte är en tillåten rättelse, förtydligande eller komplettering.

Vad som är väldigt viktigt att tänka på är att det som utgångspunkt råder absolut sekretess fram till dess att den upphandlande myndigheten eller enheten beslutat att tilldela kontraktet till en viss leverantör. Det innebär att uppgifter som rör anbud inte får lämnas till någon annan än den som lämnat anbudet eller ansökningen innan beslut om tilldelningsbeslut fattats.

Med vänlig hälsning,