Hur lång tid efter tilldelningsbeslut kan avtal ingås?

Hej,
Ett kommunalt fastighetsbolag upphandlade nybyggnation av flerbostadshus 2019 och en entreprenör tilldelades, inget kontrakt är tecknat. Bygglovsprocessen drog dock av olika anledningar ut i tid men nu väntas sannolikt ett beviljat bygglov.

Fråga: Kan upphandlande myndighet nu kan teckna kontrakt, indexreglera och köra igång om/när bygglov beviljas?

Hej Daniel,

Inledningsvis vill vi informera om att Upphandlingsmyndigheten inte gör bedömningar i enskilda fall. Vi kan därmed inte ge ett klart svar på din fråga eftersom en bedömning måste göras med hänsyn till omständigheterna i det enskilda fallet. Nedan följer emellertid generell vägledning kring relevanta upphandlingsrättsliga regler samt vad som kan vara bra att hålla i åtanke. 

Kan kontrakt tecknas två år efter meddelat tilldelningsbeslut? 
När en upphandling avslutats får avtal tecknas efter avtalsspärren löpt ut. Det finns ingen definitiv bortre gräns för hur långt efter avtalsspärren löpt ut som avtal kan tecknas. För att det ska vara möjligt att ingå avtal krävs emellertid att anbudet fortfarande är giltigt. 

Av lagen om offentlig upphandling (LOU) framgår att den upphandlande organisationen ska ange hur länge anbud som lämnats i upphandlingen är giltiga. I förarbetena till LOU anges att anbud ska vara bindande under skälig tid om den upphandlande organisationen inte angett någon giltighetstid för anbud. Det förefaller enligt vår mening otroligt att så pass lång tid som två år skulle anses vara skälig. Vad som gäller är dock ytterst upp till rättstillämpningen att avgöra. I vissa fall kan giltighetstiden för anbud förlängas. 
 
Mer information om anbuds giltighetstid samt hur och när anbuds giltighetstid kan förlängas finns i tråden Vad innebär ett anbuds giltighetstid och kan tiden förlängas? och inlägget Vad gäller när en upphandlande organisation inte har angett anbuds giltighetstid? i vår Frågeportal. 
 
Kan en förskjutning av avtals- och projekttiden vara en väsentlig ändring? 
Det framgår inte av din fråga om den försenade bygglovsprocessen har inneburit en förskjutning av avtals- eller projekttiden. Om så är fallet kan det vara fråga om en väsentlig ändring av de ursprungliga kontraktsvillkoren, beroende på hur upphandlingsdokumenten varit formulerade. 
 
Om den försenade bygglovsprocessen har lett till en ändring av avtals- eller projekttiden som bedöms utgöra en väsentlig ändring skulle en sådan ändring kunna ses som en otillåten direktupphandling. 
 
Läs mer om detta i inlägget Kan leveransdatumet ändras innan tilldelning av kontrakt utan att det utgör en väsentlig ändring? i vår Frågeportal. 
 
Kan villkoren indexregleras? 
Om det är möjligt att indexjustera avtalet utifrån de förhållanden som nu råder är en avtalsrättslig fråga och svaret beror främst på hur indexklausulen är formulerad i det aktuella avtalet. 
 
Om det inte är möjligt att ändra villkoren i avtalet enligt indexklausulen kan det ändå vara möjligt att ändra avtalet enligt någon av ändringsbestämmelserna i 17 kap. LOU, exempelvis med stöd av bestämmelsen om att ändringar av mindre värde eller ändringar som inte är väsentliga är tillåtna. 
 
Läs mer om ändringar av avtal på vår webbplats och i rapporten Ändringar av kontrakt och ramavtal.  
 
Avbryta upphandlingen och genomföra en ny 
I stället för att försöka fullfölja den tidigare genomförda upphandlingen genom att teckna avtal med den leverantör som vann upphandlingen 2019 så kan det i vissa fall vara lämpligare att avbryta den upphandlingen och annonsera en ny upphandling. Det är inte ovanligt att det på en marknad tillkommer och försvinner aktörer under åren, vilket påverkar konkurrensen och i slutändan de priser som lämnas. 
 
Läs mer om möjligheten att avbryta en upphandling på vår webbplats och inlägget Kan vi avbryta en förnyad konkurrensutsättning och gå ut med en ny direkt eller måste vi vänta? i vår Frågeportal, inlägget handlar förvisso om en förnyad konkurrensutsättning men detsamma gäller vid all form av upphandling. 
 
Källhänvisningar 

• 20 kap. 1 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) - upphandlande organisationer får inte ingå avtal innan avtalsspärren löpt ut 
• 17 kap. 9 och 14 §§ LOU – ändringar av mindre värde och ändringar som inte är väsentliga. 

Med vänlig hälsning,