Vilken dokumentationsskyldighet finns vid avrop från ett ramavtal?

I LOU står det:
"En upphandlande myndighet får tilldela kontrakt som grundar sig på ett ramavtal som avses i 5 § första stycket utan en förnyad konkurrensutsättning enligt villkoren i ramavtalet.
Myndigheten ska tillämpa objektiva villkor för att avgöra vilken av leverantörerna som ska tilldelas kontraktet. De objektiva villkoren ska anges i något av upphandlingsdokumenten för ramavtalet."

Nu till min fråga:
Om man har ett ramavtal med ett antal fördelningsnycklar och ett antal leverantörer, hur ska vi som upphandlande myndighet dokumentera varje avrop med hänvisning till fördelningsnyckel? Det kan ju t ex vara lägst pris eller kortast leveranstid för att ta två vanliga fördelningsnycklar. Hur långtgående måste vi dokumentera varje avrop som genomförs med dessa fördelningsnycklar?

Hej Lotta,

Det finns ingen skyldighet enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) att dokumentera avrop från ett ramavtal med samtliga villkor fastställda. Däremot kan det finnas skäl att ändå dokumentera hur avropen genomförs så att det är möjligt att göra en intern uppföljning av ramavtalet för att bland annat säkerställa att fördelningsnycklarna används på ett korrekt sätt och att inte angiven takvolym överskrids. Det är även värt att notera att det i förarbetena anges att även en fördelningsnyckel i ett ramavtal med samtliga villkor fastställda, ska göra det möjligt att förutse hur valet av leverantör kommer att gå till i en viss given situation. Det ska också kunna gå att konstatera i efterhand vilka faktorer som gjorde att en viss leverantör valdes som utförare framför en annan. Även om det saknas uttryckliga bestämmelser i upphandlingsreglerna att avrop från ramavtal där samtliga villkor är fastställda ska dokumenteras, bör det utifrån de grundläggande upphandlingsprinciperna följa att även dessa avrop dokumenteras i någon utsträckning för att säkerställa att ramavtalet tillämpas som det är tänkt och att det går att fastställa varför uppdragen har fördelat som de gör mellan ramavtalsleverantörerna.

Generell dokumentationsskyldighet vid upphandlingens genomförande
När upphandlingens värde uppgår till minst 100 000 kronor finns det en generell dokumentationsplikt. Den generella dokumentationsplikten gäller endast i samband med genomförandet av upphandlingen och ska vara tillräcklig för att motivera den upphandlande organisationens beslut under upphandlingens samtliga skeden.

En upphandling anses vara avslutad när avtal har tecknats, vilket innebär att det inte finns någon generell dokumentationsplikt under avtalstiden. Notera att dokumentationen ska vara slutförd senast 30 dagar efter den upphandlande organisationen har ingått avtal.

Individuell rapport vid ingående av ramavtal eller tilldelning av kontrakt
Vid upphandling som överstiger tröskelvärdet ska den upphandlande organisationen även upprätta en individuell rapport, dels för varje ramavtal som ingås, dels för varje kontrakt som tilldelas. Även en individuell rapport ska ha upprättats senast 30 dagar efter att organisationen har ingått avtal.

Det finns dock ingen skyldighet att upprätta en individuell rapport för kontrakt som tilldelas på grundval av ett ramavtal med en leverantör, eller ett ramavtal med flera leverantörer och samtliga villkor fastställda.

Källhänvisningar

• 12 kap. 14 § och 19 kap. 22 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – den generella dokumentationsplikten gäller i samband med genomförandet av upphandlingen
• 12 kap. 15 § LOU – en upphandlande myndighet ska upprätta en individuell rapport för varje kontrakt som tilldelas, ramavtal som ingås och dynamiskt inköpssystem som inrättas. Detta gäller inte för kontrakt som tilldelas på grundval av ett ramavtal enligt 7 kap. 4 eller 6 §
• prop. 2015/16:195 s. 519 – förutsägbarheten av en fördelningsnyckel och att det ska också kunna gå att konstatera i efterhand vilka faktorer som gjorde att en viss leverantör valdes som utförare framför en annan.

Vänliga hälsningar,