Vilken dokumentationsskyldighet finns vid avrop från ett ramavtal?

I LOU står det:
"En upphandlande myndighet får tilldela kontrakt som grundar sig på ett ramavtal som avses i 5 § första stycket utan en förnyad konkurrensutsättning enligt villkoren i ramavtalet.
Myndigheten ska tillämpa objektiva villkor för att avgöra vilken av leverantörerna som ska tilldelas kontraktet. De objektiva villkoren ska anges i något av upphandlingsdokumenten för ramavtalet."

Nu till min fråga:
Om man har ett ramavtal med ett antal fördelningsnycklar och ett antal leverantörer, hur ska vi som upphandlande myndighet dokumentera varje avrop med hänvisning till fördelningsnyckel? Det kan ju t ex vara lägst pris eller kortast leveranstid för att ta två vanliga fördelningsnycklar. Hur långtgående måste vi dokumentera varje avrop som genomförs med dessa fördelningsnycklar?

Hej Lotta,

Det finns ingen skyldighet enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) att dokumentera avrop från ett ramavtal där tilldelningen sker utifrån en fastställd fördelningsnyckel. Däremot kan det finnas skäl att ändå dokumentera hur avropen genomförs så att det är möjligt att göra en intern uppföljning av ramavtalet för att bland annat säkerställa att fördelningsnycklarna används på ett korrekt sätt.

Generell dokumentationsskyldighet vid upphandlingens genomförande
När upphandlingens värde uppgår till minst 100 000 kronor finns det en generell dokumentationsplikt. Den generella dokumentationsplikten gäller endast i samband med genomförandet av upphandlingen och ska vara tillräcklig för att motivera den upphandlande organisationens beslut under upphandlingens samtliga skeden.

En upphandling anses vara avslutad när avtal har tecknats, vilket innebär att det inte finns någon generell dokumentationsplikt under avtalstiden.

Individuell rapport vid ingående av ramavtal eller tilldelning av kontrakt
Vid upphandling som överstiger tröskelvärdet ska den upphandlande organisationen även upprätta en individuell rapport, dels för varje ramavtal som ingås, dels för varje kontrakt som tilldelas.

Om tilldelningen av kontrakt grundar sig på ett ramavtal med en leverantör eller ett ramavtal med flera leverantörer och där tilldelning sker utifrån en fastställd fördelningsnyckel så finns det dock ingen skyldighet att upprätta en individuell rapport för dessa kontrakt. Det är alltså endast när tilldelningen av ett kontrakt sker efter en förnyad konkurrensutsättning som det blir aktuellt att upprätta en individuell rapport under ramavtalstiden.

Källhänvisningar

• 12 kap. 14 § och 19 kap. 22 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – den generella dokumentationsplikten gäller i samband med genomförandet av upphandlingen
• 12 kap. 15 § LOU – skyldighet att upprätta en individuell rapport gäller inte för kontrakt som tilldelats på grundval av ett ramavtal med en leverantör eller ett ramavtal med flera leverantörer och där tilldelning sker utan en förnyad konkurrensutsättning.

Vänliga hälsningar,