Inköpsprocess för livsmedel och måltidstjänster
I Sverige serveras över 3 miljoner offentliga måltider varje dag. De som gör det möjligt är beslutsfattare, upphandlare och leverantörer. Alla har viktiga men olika roller i inköpsprocessen. Vi har här samlat stöd för alla som är en del av den offentliga livsmedels- och måltidstjänstaffären.
Innehåll på denna sida
- Förbered upphandlingen
- Offentliga måltider behöver ekonomiska resurser
- Genomför upphandlingen
- Implementera och följ upp avtalet
- Lämna anbud och leverera
- Mall för egenrapportering av hållbarhetskriterier
- Artikeldatabaserna ger information om livsmedelsprodukter
- Fatta beslut om strategi och politiska riktlinjer
- Skapa förutsättningar för strategiska inköp
- Insikter om den offentliga livsmedelsaffären
- Fem framgångsfaktorer
- Relaterade länkar och dokument
Här har vi samlat praktisk information som checklistor och verktyg för dig som arbetar som upphandlare, kost- eller måltidsansvarig, är leverantör eller på annat sätt är involverad i offentlig upphandling och inköp av livsmedel eller måltidstjänster. Det är en del av vårt stöd inom livsmedel och måltidstjänster.
Förbered upphandlingen
Det är viktigt att du som deltar i upphandlingsarbetet börjar med att skapa dig en bild av de uppsatta målen i den egna organisationen. Vilka förutsättningar finns för att använda upphandlingen av livsmedel eller måltidstjänster som ett strategiskt verktyg för att uppnå dem?
Förberedelserna inför en upphandling av livsmedel eller måltidstjänster har flera delar. Dessa förberedande arbetsmoment kan hjälpa dig att skapa en bild av förutsättningarna, och samtidigt lägga grunden till att upphandlingen av livsmedel eller måltidstjänster bidrar till en sund affär för en hållbar framtid.
Ett kostpolitiskt program med strategiska målsättningar kan tillsammans med en grundlig behovsanalys, där de ekonomiska konsekvenserna av att uppfylla målen blir tydliga, göra det enklare att avsätta tillräckligt med resurser i hela inköpsprocessen.
För att öka förutsättningarna för att göra inköp som är effektiva och strategiska är det viktigt att det finns ett politiskt stöd i form av riktlinjer och styrdokument.
Ställ upp den övergripande färdriktningen för upphandlingen av livsmedel eller måltidstjänster i ett kostpolitiskt program, till exempel en kostpolicy eller en måltidspolicy. En sådan kan även innehålla de mål som organisationen ska eftersträva i inköpsprocessen. Som komplement till ett sådant styrdokument bör det även finnas riktlinjer som tydliggör ansvar och roller och ger verktyg och metoder för hur ni ska uppnå målen.
Det finns en stor fördel med att ha politiskt förankrade riktlinjer för mål och uppföljning i inköpsprocessen. Genom det blir både vägen mot målen och kraven på uppföljning tydliga.
För att kunna göra inköp som motsvarar organisationens behov är det viktigt att planera inköpsprocessen och att genomföra en nuläges- och behovsanalys.
En tydlig behovsanalys identifierar behoven av sortiment och leveranser under avtalstiden och skapar en bild av vilka förutsättningar som finns, till exempel för att dela upp ett avtal i flera delkontrakt. Den ger även en god grund för dialogen med tänkbara leverantörer.
I alla skeden av inköpsprocessen är det viktigt med samverkan och god kommunikation mellan de aktörer som är involverade i inköpsprocessen och de som påverkas av avtalet, exempelvis kökspersonal och måltidsgäster. Det ökar möjligheterna att resultatet blir tillfredsställande för alla parter.
En checklista för planering av inköpsprocessen och behovsanalysen kan exempelvis omfatta de här frågorna:
Planera inköpsprocessen
- Hur ska vi fördela ansvar och roller i inköpsprocessen?
- Hur fattar vi beslut i inköpsprocessen?
- Vilka resurser har vi för att ställa, utvärdera och följa upp krav?
- Ska vi upphandla livsmedelsprodukter eller måltidstjänster?
- Ska vi upphandla samtliga varugrupper vid samma tillfälle eller ska avtalens löptider vara olika? Tänk på att det senare kräver lång framförhållning.
Kartlägga nuläget
- Hur är måltidsverksamheten organiserad?
- Hur ser inköpen ut? Vad upphandlas idag? Vilka produktområden har en stor volym?
- Vad fungerar bra och mindre bra med eventuella befintliga avtal?
- Hur ser transportlogistiken ut? Hur många beställningsadresser, beställningstillfällen, beställningsansvariga och leveransadresser finns?
- Vilka leverans- och lagermöjligheter finns i köken?
Analysera behovet
- Ska vi dela upp upphandlingen geografiskt eller storleksmässigt? Kan vi till exempel ha en upphandling för stora kök och en för mindre kök, eller separata upphandlingar för olika varugrupper?
- Ska vi bryta ut transporter ur upphandlingen och upphandla distribution separat?
- Vila krav på produkten eller tjänsten är möjliga att ställa utifrån våra målsättningar, förutsättningar och behov?
- Är det relevant att ställa funktionskrav i upphandlingen?
- Vilket upphandlingsförfarande och vilka avtalstider är mest lämpliga?
Det finns olika typer av verktyg och metoder som kan vara användbara i behovsanalysen och i beställningsarbetet under avtalsförvaltningen. Centralt är att verksamheternas behov är i centrum och att ni utgår från era egna mål och förutsättningar.
Livsmedelsverkets riktlinjer och måltidsmodellen
Livsmedelsverkets ger regelbundet ut riktlinjer och stödmaterial för offentliga måltider. På livsmedelsverkets sida för offentliga måltider kan du ta del av råd för måltider i förskola, skola, äldreomsorg och sjukvård samt annat användbart material.
Livsmedelsverket har även utvecklat en måltidsmodell som beskriver måltidskvalitet ur ett helhetsperspektiv. Den omfattar kvalitetsområdena:
- God
- Integrerad
- Trivsam
- Miljösmart
- Näringsriktig
- Säker
Fisk-, kött- och vego-guider
Livsmedelsverket ger råd kring fisk och vissa arter som avråds serveras i offentlig sektor på grund av höga halter miljöföroreningar.
Utöver det tar WWF Världsnaturfonden varje år fram guider för konsumenter som vill välja de mest hållbara alternativen av till exempel fisk, kött, ost och vegetabilier.
Säsongsanpassa inköpen
Tillgången på många livsmedelsprodukter varierar över året. Det är inte bara frukt och grönt som varierar efter säsong. Även utbudet på fisk och skaldjur och andra animalieprodukter kan variera stort under olika perioder på året. Säsongsvariation påverkar tillgången och priset. En livsmedelsprodukts miljöpåverkan varierar också över säsong, bland annat beroende på var och hur produktionen sker. Här kan dialog med marknaden vara ett bra sätt att underlätta säsongsanpassning.
Det finns många säsongskalendrar att få inspiration från. Här är några:
För att kunna göra effektiva inköp av livsmedel eller måltidstjänster behöver du som köpare god kunskap om marknadens aktörer och deras förutsättningar att leverera det sortiment eller den tjänst som du önskar. Vi rekommenderar regelbunden marknadsdialog om sortiment och behov med nuvarande och tänkbara leverantörer genom hela inköpsprocessen.
De krav som du ställer i upphandlingsdokumenten behöver vägas mot marknadens tillgång på livsmedelsvaror, måltidstjänster och tänkbara logistiklösningar. Om du ställer många långtgående krav på produkterna eller tjänsten begränsar det tillgången på marknaden. Det ökar vikten av att analysera marknaden grundligt för att säkerställa att sortimentet tillfredsställer verksamheternas behov. En ambitiös kravnivå kräver dessutom mer resurser för utvärdering av anbud och uppföljning av avtal.
Checklista för marknadsanalys
En checklista för marknadsanalys kan exempelvis omfatta de här frågorna:
- Kartlägga marknaden
- Vilka leverantörer av livsmedel eller måltidstjänster har vi avtal med i dagsläget?
- Vilka potentiella anbudslämnare kan vi identifiera?
- Hur ser sortimentstillgången ut för olika produktområden och prestanda? Ett tips är att söka i olika artikeldatabaser
- Finns kartläggning av potentiella anbudslämnare och underleverantörer redan gjord, exempelvis inom ramen för en regional livsmedelsstrategi?
Analysera marknaden
Finns det intern kompetens att ta hjälp av, exempelvis ett näringslivskontor?
- Kan vi få hjälp av andras erfarenheter av marknadstillgång kopplat till livsmedelsupphandling?
- Kan mindre företag lämna eget anbud men leverera via grossist (trepartsavtal)?
- Finns möjlighet till ett separat avtal för distribution?
- Finns möjlighet till en intern distributionslösning, exempelvis egna bilar?
Främja konkurrensen i din livsmedelsupphandling
Du kan underlätta för samtliga aktörer, även de medelstora och små företagen, att vara med och konkurrera om avtalet. Det kan du göra till exempel genom att:
- ge möjlighet att lämna anbud på olika varugrupper
- ge möjlighet att lämna anbud på olika geografiska områden
- variera tidpunkten för annonsering av olika produktgrupper
- förlänga anbudstiden utöver minimikravet
- ge tidig information till marknaden
- genomföra anbudsutbildningar.
Du kan även överväga att upphandla separata logistiklösningar eller erbjuda samordnade logistiklösningar för leverans av varor.
Upphandlingsmyndighetens stöd för marknadsanalys
Offentliga måltider behöver ekonomiska resurser
Att genomföra en ambitiös upphandling av livsmedel eller måltidstjänster som styr mot uppsatta mål och leder till en god upplevelse för måltidsgästen kräver tillräckliga resurser. Den upphandlande organisationen kan behöva avsätta extra resurser för olika delar i inköpsprocessen.
Det kan till exempel behövas resurser i form av att personal får tid att förbereda upphandlingen och även för arbete med att implementera och följa upp avtalet.
Det kan också medföra att organisationen behöver investera inom måltidsverksamheten eller andra verksamheter. Det kan handla om investeringar i ändamålsenliga kök, utrustning, utbildning och kompetensförsörjning i kök och matsal.
Även andra parametrar kan kräva extra resurser. Samtidigt kan investerade resurser löna sig i längden och även bidra med andra mervärden för organisationen.
Hur Tyresö kommun identifierade investeringsresurser i minskat matsvinn
Genomför upphandlingen
Upphandlingsprocessen på livsmedelsområdet skiljer sig inte från andra typer av upphandlingar ur ett juridiskt perspektiv, men det finns några delar som är särskilt viktiga att tänka på.
Vissa steg i utformandet av kravspecifikationen och avtalsvillkoren är speciellt viktiga inom livsmedelsområdet. Här har vi listat några punkter att tänka lite extra på.
Tips vid utformning av en kravspecifikation för upphandling inom livsmedelsområdet
- Undvik att rakt av kopiera innehåll från tidigare upphandlingar, eftersom behovet och marknaden förändras snabbt.
- Försök skapa en struktur som gör dokumenten så lättöverskådliga och tydliga som möjligt. Det underlättar om ni hanterar varje produktgrupp enskilt.
- Matcha tillgången på marknaden med behovet i så stor utsträckning det är möjligt.
- Var tydlig med vilka krav som gäller för vilka produkter.
- Ställ krav som kan – och kommer att – följas upp.
- Använd etablerade formuleringar när ni ställer krav på exempelvis kvalitet, djurskydd, miljö och transporter. Ni kan exempelvis ta hjälp av Upphandlingsmyndighetens hållbarhetskriterier. Inkludera kravID, kravtext och nivå. Praktiska tips för användning av hållbarhetskriterier.
- Undvik överflödig information, exempelvis omfattande utdrag ur upphandlingslagstiftningen eller annan lagstiftning.
- Överväg att ta bort överflödiga krav som riskerar att försvåra för företag att delta i upphandlingen. Många krav på positionsnivå eller produktrad är ett exempel på sådant som kan försvåra för mindre företag eftersom det skapar en snäv kravbild.
- Gå igenom språket. Uttryck er tydligt och använd formuleringar som är lätta att förstå.
Tänk igenom kontraktsvillkoren
När ni utformar kontraktsvillkoren i en upphandling inom livsmedelsområdet behöver ni vara extra uppmärksamma på och ta ställning till hur ni formulerar de här delarna:
- Prisjusteringstillfällen och aviseringstider. Olika intervall kan gälla för prisjustering av olika produktkategorier, till exempel kaffe eller färskt kött.
- Rutiner för hur leverantören hanterar och prissätter ersättningsvaror.
- Rutiner för hur ni kommer att följa upp avtalet.
- Hur fel eller brist i tillhandahållen vara eller tjänst ska hanteras.
- Hur leverantören ska tillhandahålla eventuellt behov av statistik. Definiera parametrar, format och tidsintervall.
Tilldelningskriterier som grund för utvärdering ska vara tydliga och mätbara. Exempel på sådana kriterier kan vara egenskaper som maximi- och minimivärden för kött och fett eller halten av frukt och socker. Kvalitetsmått som till exempel smakprov kan däremot vara svårare att mäta.
Skapa en modell för utvärdering
När ni utformar en modell för utvärdering i er upphandling inom livsmedelsområdet är det viktigt att ni ställer er följande frågor:
- Vad blir det hypotetiska resultatet när vi använder olika utvärderingsmodeller?
- Hur väger vi mellan till exempel kvalitet och pris?
- Ska något tilldelningskriterium omformuleras till ett krav?
- Ska något krav omformuleras till tilldelningskriterium?
- Ska vi utvärdera per varuområde, huvudgrupp eller position?
- Ska sortimentsrabatter eller e-handelsrabatter ingå i utvärderingen?
- Ska vi testa kvaliteten, till exempel sensoriska dimensioner som smak, doft, konsistens eller andra egenskaper?
Det är också viktigt att ni:
- definierar mätbara tilldelningskriterier
- anger tydligt vilka aspekter som utvärderas och hur de ska bedömas
- uppskattar vilka volymer ni kommer att köpa in
- bestämmer belastningsvärden (se ordlista).
Exempel på tilldelningskriterier
Det finns mervärden som kan vara relevanta att väga in i en utvärdering av en upphandling av livsmedel eller måltidstjänster. Det kan till exempel handla om:
- systematiskt miljöarbete
- arbete mot matsvinn
- pedagogiska mervärden.
Här behöver ni ta ställning till om och hur ni vill väga in mervärden i utvärderingen.
Ett bevis är en handling eller annan dokumentation som exempelvis visar på leverantörens ekonomiska eller tekniska kapacitet. Det kan också vara en handling som visar att en vara eller tjänst överensstämmer med kraven i de tekniska specifikationerna eller tilldelningskriterierna. Ni kan begära ett sådant bevis dels i upphandlingsskedet i samband med prövning och utvärdering av anbudet, dels i uppföljningssyfte under avtalstiden.
Det är leverantören som har bevisbördan att styrka att ett krav är uppfyllt med lämplig dokumentation. Det bör finnas ett handlingsutrymme och olika möjligheter för leverantören att kunna visa att produkten motsvarar de krav som ställs i upphandlingen. En leverantör ska kunna använda det bevis som anses lämpligt. Det ger större möjlighet för så många leverantörer som möjligt att vara intresserade av och ha möjlighet att delta i upphandlingen.
Bevis och dokumentation granskad av en oberoende tredje part
Implementera och följ upp avtalet
När avtal är på plats är det dags att implementera och kommunicera avtalet i organisationen och till alla som berörs av det, samt säkerställa effektiva och ändamålsenliga beställningskanaler för varorna eller tjänsterna som avtalet omfattar.
För att säkerställa att ni fått de varor och tjänster som avtalet omfattar är uppföljning av avtalet en nödvändig del av förvaltningen. Alla krav som ni ställer i en upphandling ska vara möjliga att följa upp under avtalstiden. Uppföljningen bör vara systematisk och att ni gör den enligt en rutin som ni har definierat på förhand. Säkerställ att ansvar och roller inför uppföljningen är väl förankrade i hela organisationen.
Systematisk uppföljning av leveranser kan visa i vilken omfattning organisationen uppnår sina inriktningsmål och kontrollera om det strategiska inköpsarbetet har lett till praktiska resultat. Både köpare och säljare i den offentliga affären har ansvar i uppföljningsprocessen.
För att kunna föra en konstruktiv dialog med leverantören i uppföljningsarbetet är det viktigt att ni dokumenterar eventuella avvikelser i leveransen och kommunicerar med leverantören om dem.
Lämna anbud och leverera
Att sälja och leverera livsmedel eller måltidstjänster till offentlig sektor är en möjlighet för alla aktörer på livsmedelsmarknaden att utöka sina försäljningsmöjligheter och samtidigt bidra till att den offentliga måltidsverksamheten serverar god mat av hög kvalitet till sina gäster.
Här finns information till dig som är anbudslämnare eller underleverantör av livsmedel eller måltidstjänster, eller på annat sätt gör eller funderar på att göra affärer med offentlig sektor inom livsmedelsområdet.
Informera dig om hur din offentliga kundmarknad ser ut
Vilka kommuner, regioner eller statliga myndigheter kan ha behov av dina varor? Du kan ofta få information om kommande upphandlingar på upphandlande organisationers webbplatser. Du kan till exempel få information om tidpunkter för annonser och eventuella leverantörsdialoger. Du kan också begära ut en kopia på det befintliga avtalet för att bilda dig en uppfattning om hur villkoren ser ut i det.
Anbudsskolor
Många upphandlande organisationer öppnar aktivt upp för ökad konkurrens vid upphandling av livsmedel och måltidstjänster och vill göra det möjligt för fler företag att lämna anbud. I vissa fall erbjuder de även stöd i form av utbildningar till företag som funderar på att lämna anbud.
Anbudsskolor kan erbjudas företagare som är intresserade av den offentliga affären av olika aktörer och med olika format och syfte. Upphandlingsmyndigheten har tagit fram ett utbildningsmaterial som ger smarta tips och information på hur du kan utvecklas som anbudsgivare.
Fråga branschen
En bra idé om du är intresserad av att sälja dina varor och tjänster på den offentliga marknaden är att ta kontakt med organisationer och företrädare i din bransch. Flera branschorganisationer har pågående arbeten som stödjer medlemmarnas möjligheter att verka på den offentliga marknaden.
Samverka
Att ta del av andras företags erfarenheter om affärer med offentlig sektor kan ge dig värdefulla insikter. Om upphandlingsvolymen är så stor att du inte kan lämna anbud själv är ett sätt att leverera till en upphandlande organisation att samverka med andra mindre leverantörer för att stärka din kapacitet. Ett annat sätt är att undersöka möjligheterna att leverera varorna via en grossist.
Att förbereda sig inför ett eventuellt deltagande i den offentliga livsmedelsaffären innefattar bland annat att skaffa sig kunskap om hur den offentliga inköpsprocessen går till, få insikt i den upphandlande organisationens behov och vad avtalet kommer att innebära för dig som leverantör.
Förståelse för kundens behov
Informera dig om den upphandlande myndighetens eller enhetens behov och strategiska mål med den offentliga affären av livsmedel eller måltidstjänster. Titta också på vilka krav det medför i upphandlingsdokumenten. Presentera vad du har att erbjuda i ett tidigt skede, exempelvis genom en leverantörsdialog.
Checklista för säljare vid leverantörsdialog
Du kan förbereda dig inför dialogen på flera sätt. I den här listan får du exempel på vad som kan vara bra att diskutera i en leverantörsdialog.
- Be köparen beskriva förhållandet mellan de volymer som de uppskattar i upphandlingsdokumenten och de volymer de förväntar sig att avropa under avtalstiden.
- Hur ser möjligheten ut att kunna svara på delar av upphandlingen, utifrån din kapacitet?
- Informera dig om vad som händer om din produkt på avtalet är slut i sortimentet. Hur ska du hantera eventuella leveransavvikelser och ersättningsprodukter?
- Hur vill och kan du leverera dina produkter?
- Leveransställen
- Leveransfrekvens
- Samordnad distribution
- Leverans via grossist
- Vilka krav ställer köparen på distribution och leverans?
- Vilka övriga krav har de på dig som leverantör, till exempel i samband med beställning, fakturering, rutiner för inlämnande av statistik med mera?
Att lämna anbud tar tid
Tänk på att det kan vara tidskrävande att lämna anbud. Avsätt därför generöst med tid, och ställ frågor till den upphandlande myndigheten eller enheten om något är oklart.
Delta som leverantör i offentlig upphandling – så fungerar det
Både köpare och säljare i den offentliga affären har ansvar för att det som levereras stämmer överens med de krav som ställts i upphandlingen. För dig som anbudslämnare eller underleverantör innebär det bland annat att du behöver redovisa vilka egenskaper dina livsmedelsprodukter har – både före tilldelning och under avtalsperioden.
Det är viktigt att du som säljare informerar dig om villkoren i avtalet. Det innebär att du, innan du lämnar anbud, behöver veta vilken förväntan som finns på dig som levererar. Är underlaget otydligt bör du ställa frågor om det till den upphandlande organisationen innan anbudet lämnas.
Om Upphandlingsmyndighetens hållbarhetskriterier ingår i upphandlingsdokumenten kan du se alla kravID, motiv och förslag på bevis i vår kriterietjänst.
Utvärdering av anbud
Vid upphandlingstillfället prövar och utvärderar köparen de anbud som kommit in. En viktig del av utvärderingen är att säkerställa att de artiklar som anbudslämnaren offererar uppfyller de krav som köparen ställt i upphandlingsdokumenten. Detta kan man göra på olika sätt för olika typer av krav. Ett sätt är genom en egenrapportering där du anger vilka krav du uppfyllt och vilka bevis som styrker det.
Mall för egenrapportering av hållbarhetskriterier
Upphandlingsmyndigheten har en mall för egenrapportering som du kan fylla i. Här kan du ange alla hållbarhetskriterier och tillhörande bevis för varje artikel.
Du kan antingen bifoga dokumentet till anbudet eller ladda upp den i en artikeldatabas. Där kan den upphandlande myndigheten eller enheten själv hämta informationen. En korrekt ifylld egenrapportering kan underlätta arbetet med bevis av hållbarhetskriterier för både företaget och den upphandlande organisationen.
Mallen för egenrapportering finns i en svensk och i en engelsk version. Det finns även en manual som hjälper dig att använda den.
Mallen för egenrapportering för hållbarhetskriterier fungerar som en sammanställning av de hållbarhetskriterier som ett livsmedel uppfyller. Egenrapportering är i sig inget självständigt bevis, utan i den redogör företaget för tillgängliga bevis. Enligt mallen för egenrapportering är det den aktör som har ansvaret för att sätta varan på marknaden, till exempel producenten eller importören, som ansvarar för att informationen är korrekt.
Vid uppföljning av exempelvis hållbarhetskriterier under gällande avtal begär den upphandlande organisationen in bevis från leverantören. Om en egenrapportering med information om bevis finns tillgänglig i en publik artikeldatabas kan det underlätta arbetet för både köpare och säljare. Tänk på att du behöver gå igenom din egenrapportering regelbundet och uppdatera den vid eventuella förändringar.
Artikeldatabaserna ger information om livsmedelsprodukter
I artikeldatabaser för livsmedel finns information om enskilda artiklar och deras egenskaper. Flera olika artikeldatabaser för livsmedel finns idag på den privata marknaden. Många företag inom branschen har även artikelinformation på sina webbplatser.
I en artikeldatabas för livsmedel registreras information om livsmedelsprodukters egenskaper. Egenskaper som är relevanta för en offentlig organisation som köper livsmedel är exempelvis allergener, vikt, fetthalt, förpackningsinformation och näringsämnen. Använder köparen även hållbarhetskriterier kan en artikeldatabas ge information om vilka kriterier som artikeln uppfyller.
I en publik artikeldatabas kan en upphandlande organisation, företag och andra aktörer när som helst söka information utan kostnad. I en icke-publik databas är informationen begränsad till registrerade användare. Olika typer av information kan finnas i olika databaser.
I en artikeldatabas kan företaget lägga in artikelinformation. Ditt företag kan även tagga en artikel med de av Upphandlingsmyndighetens hållbarhetskriterier som artikeln uppfyller, och ladda upp egenrapportering. I dagsläget kan detta göras i artikeldatabasen Dabas.
Film: Så här taggar du Upphandlingsmyndighetens kriterier i Dabas
Fatta beslut om strategi och politiska riktlinjer
Den offentliga upphandlingen av livsmedel och måltidstjänster har som primärt syfte att leverera goda, hälsosamma och hållbara måltider till den offentliga verksamheten och matgästen. Utöver detta kan upphandlingen vara ett verktyg för att uppnå strategiska mål på många områden, som miljömässig, social och ekonomisk hållbarhet, regional utveckling och ett starkt lokalt näringsliv.
Som politisk beslutsfattare eller högsta tjänsteperson inom en upphandlande organisation har du stor möjlighet att skapa förutsättningar för att dessa måltider är goda, näringsriktiga och samtidigt bidrar till att uppnå samhälleliga mål.
Upphandlare och måltidsverksamhet behöver politiskt stöd i form av visioner, strategier och styrdokument för att effektivt kunna arbeta mot målen, men det är också viktigt med tydliga prioriteringar och tillräckliga resurser för att omsätta dessa visioner i praktiken. Genom aktiva och noga övervägda beslut och effektiv samverkan inom organisationen möjliggör du som är beslutsfattare att visionerna ska bli verklighet.
Skapa förutsättningar för strategiska inköp
Utgå alltid ifrån den egna organisationens specifika förutsättningar gällande ekonomi och andra resurser när ni sätter mål för inköpen av livsmedel eller måltidstjänster. Riktlinjer, resurssättning, samverkan och engagemang är viktiga förutsättningar för att med livsmedelsinköp som verktyg kunna styra mot strategiska mål.
Politiskt stöd i form av riktlinjer och andra verktyg är en viktig grund för en strategisk inköpsprocess. Ett kostpolitiskt program, till exempel en kost- eller måltidspolicy med tillhörande riktlinjer med tydliga prioriteringar, är ett sådant viktigt verktyg. Det behöver upphandlare och andra i organisationen för att veta vilka utgångspunkter som ska styra beslut i processen. Ett exempel på vad som kan vara en målsättning i ett kostpolitiskt program är andelen ekologiska livsmedel i det som organisationen ska upphandla.
För att ni ska kunna följa upp att riktlinjerna och prioriteringarna når önskad effekt är en aktiv avtalsförvaltning en förutsättning.
Intern samverkan är en framgångsfaktor i den offentliga inköpsprocessen. Att sätta samman en samverkansgrupp, med representanter från politiken och från de verksamheter som berörs av inköpen, kan skapa förutsättningar för bred förankring och även för att tillräckliga resurser tillsätts. Representanterna kan komma från verksamheter som berörs såväl direkt som indirekt av inköpen på livsmedelsområdet, utifrån de mål som organisationen har satt upp.
För att din organisation ska kunna arbeta mot uppsatta mål behöver ni inkludera behov, kunskap och erfarenheter från samtliga verksamheter som berörs av upphandlingen av livsmedel eller måltidstjänster. Att involvera sakkompetens från måltidsverksamheten och annan berörd verksamhet i ett tidigt skede är ofta en framgångsfaktor. Det är även nödvändigt att ha en aktiv dialog med nuvarande och tänkbara leverantörer för ett framgångsrikt resultat.
För att en kost- eller måltidspolicy ska få genomslag behöver ni se till att praktiska förutsättningar finns, som till exempel ändamålsenliga kök, kompetensförsörjning och marginaler i livsmedelsbudgeten. I inköpsarbetet behöver ni avsätta avsevärd arbetstid till det förberedande arbetet i inköpsprocessen och till att förvalta avtalen. Det kan även bli nödvändigt att göra ytterligare investeringar i måltidsverksamheten, exempelvis i ny utrustning, för att det ska gå att uppnå organisationens mål.
Vilka konsekvenser en specifik måluppfyllnad kan få på övrig verksamhet och på resursbehov är också något som ni bör ta hänsyn till. En konsekvensanalys kan hjälpa till att ta reda på det.
Strategiska inköp av livsmedel och måltidstjänster kan användas för att främja innovativa idéer och nya lösningar. Det finns ett ökat intresse för upphandlingsfrågor inom politiken på nationell, regional och lokal nivå. Engagemang och lyhördhet för verksamheternas behov och utmaningar kan vara nyckeln till ett lyckat avtal som även bidrar till att utveckla hela organisationen.
Hur organisationen tänker kring framtida mål och ambitioner kan komma att påverka verksamheterna framöver. En bra startpunkt kan därför vara att du som politisk beslutsfattare eller högsta tjänsteperson bjuder in representanter från vård, skola och äldreomsorg samt upphandlare och kost - och måltidsansvarig till diskussion om det. Bjud in i god tid före upphandlingen. Tänk också igenom vilka funktioner som behöver finnas representerade på mötet, exempelvis näringslivsrepresentanter, miljöstrateger eller andra.
Här följer några förslag på diskussionspunkter:
- Vad vill vi uppnå med uppsatta mål?
- Under kommande avtalsperiod
- På längre sikt
- Vilka interna styrdokument kan kopplas till upphandlingen av livsmedel eller måltidstjänsten?
- Måltidspolicy
- Upphandlingspolicy/inköpspolicy
- Miljöpolicy
- Vilka positiva och negativa konsekvenser kan målsättningarna få?
- Möjligheter
- Risker
- Utmaningar
- Vilka är behoven?
- Måltidsverksamheten
- Upphandlingsfunktionen
- Andra funktioner
- Vilka resurser krävs för att uppfylla behoven?
- Upphandlingsresurser
- Ekonomi
- Kompetens
- Tid
Tänk på att all livsmedelsupphandling ska ske enligt de grundläggande EU-rättsliga principerna:
- icke-diskriminering
- likabehandling
- proportionalitet
- öppenhet
- ömsesidigt erkännande.
Insikter om den offentliga livsmedelsaffären
Under 2017 och 2018 arbetade vi på uppdrag av regeringen för att stärka kompetensen inom upphandling av livsmedel och måltidstjänster. Under rubrikerna nedan ska vi försöka sammanfatta de viktigaste lärdomarna, insikterna och framgångsfaktorerna från två års intensivt arbete.
Behovet av dialog kan inte poängteras för mycket. I det förberedande arbetet och under avtalstiden är intern såväl som extern dialog en central del för framgångsrika offentliga affärer på livsmedelsområdet, vilket lyfts av både köpare och säljare. Däremot lyfts inte behovet av kvalitet, på vilken nivå dialogen ska ske och vem som ska ta initiativet till den, upp i motsvarande grad. Det är viktiga frågeställningar för både köpare och säljare för att dialogen ska leda till den positiva utveckling som eftersträvas. Oavsett vilket tema som har diskuterats är det generellt lättare att se svagheter hos andra än hos sig själv och sin egen organisation.
Det görs redan i dag mycket bra runtom i landet för att stärka den offentliga affären på livsmedelsområdet. Vi har sett att det ofta är lättare att inspireras och ta till sig av exempel på utvecklingsarbete och initiativ som sker i närområdet.
Att aktörer vågar dela med sig av och ges tid till att kommunicera sina framsteg är viktigt för att fler ska ta ett första steg i rätt riktning. Genom att jobba mer med att sprida goda exempel regionalt kan upphandlande organisationer stärka den regionala företagsutvecklingen och få fler att öppna dörren till den offentliga affären.
En utmaning är att de som ska utföra arbetet i praktiken är betydligt fler till antalet än de som behöver – och har tillräcklig med tid – att förstå teorin. Det kan bero på både kompetensmässiga och organisatoriska faktorer. För att genomföra en förändring i praktiken behöver inte alla delar av teorin förstås. Men det är viktigt att de medarbetare som ska genomföra en förändring, exempelvis när det gäller planering, resurssättning, arbetssätt, resurser och mandat, ha tillräckligt med kunskap och fakta för att vilja genomföra förändringen.
Hela livsmedelskedjan är lika viktig för att teorin ska kunna omsättas i praktiken. Verksamhetsförändringar som underlättar den offentliga affären i praktiken, exempelvis genom digitalisering och automatisering av tidskrävande processer, som gör det ”lätt att göra rätt” är efterfrågad av samtliga aktörer.
En hjälp skulle vara om det omfattande stöd som Upphandlingsmyndigheten och andra stödjande organisationer, exempelvis myndigheter och företag erbjuder skulle kunna nyttjas i större utsträckning. Detta skulle i sin tur kunna bidra till att livsmedelsupphandling i Sverige tar ytterligare steg mot utveckling. Respektive organisation kommer dock att behöva forma sitt eget utvecklingsarbete för att förbättra arbetssätten mot de mål som är prioriterade i respektive organisation. De måste hitta sina metoder för att på bästa sätt tillvarata sina resurser för att tillgodose sina unika behov.
Livsmedelsstrategin är till skillnad från föregående vision Sverige – det nya matlandet, en proposition som är antagen av riksdagen. Det skapar förutsättningar för långsiktighet. Det ger även ökad trygghet hos aktörerna i kedjan att agera i linje med strategin. De vågar exempelvis fatta mer långsiktiga investeringsbeslut.
Den offentliga livsmedelsmarknaden må vara liten i jämförelse med den privata, men den offentliga konsumtionen kan styras mot samhälleliga mål i större utsträckning. Offentlig konsumtion kan därmed användas för att uppnå målen i livsmedelsstrategin och bidra till ytterligare utveckling för konsumentprodukter.
Strategins målsättning om att likvärdiga krav som ställs på svenska djuruppfödare och växtodlare ska ställas i svensk offentlig upphandling är accepterad hos aktörerna. Det innebär dock inte att råvaror med svenskt ursprung ska efterfrågas i upphandling eftersom det skulle bryta mot LOU:s grundläggande principer. Det är inte heller alltid så att tillgången på produkter med svensk råvara är tillräcklig för att tillgodose behovet, därför är det viktigt att råvara från andra länder som uppfyller likvärdiga krav som ställs på svensk produktion accepteras i offentlig upphandling.
Det finns regionala skillnader i vårt avlånga land både vad gäller teori och praktik inom offentlig upphandling och möjligheterna att genomföra den nationella livsmedelsstrategin. Alla har olika förutsättningar vilket av naturliga skäl leder till skilda arbetssätt.
Den offentliga kundens motivation att köpa lokalt finns i stor utsträckning i hela landet även om det i praktiken inte alltid leder till upphandling eller beställning.
Generellt kan sägas att ju större lantbrukssektor i regionen, desto fler aktörer lyfter frågan om lokalproducerat ur ett näringslivsperspektiv. Utanför storstadsregionerna har frågor kring politisk styrning varit mer uttalade. Där har det regionala näringslivsperspektivet mer frekvent lyfts fram i diskussioner och strategiska överväganden. Upphandlings- och måltidsverksamheter i dessa regioner har även i stor utsträckning lyft fördelarna med kortare transporter och den lokala och regionala matens identitetsskapande kvaliteter. I regioner med större städer utgår efterfrågan på lokala produkter oftare ifrån konsumentperspektivet. Dessa produkter upplevs bidra med mervärden, så som trygghet gällande ursprung och prestanda till måltidsgästen. Producentens perspektiv är i storstadsregionerna ofta mindre framträdande än utanför.
Det finns även skillnader bortom geografiska aspekter, exempelvis den upphandlande myndighetens storlek och resurser. En stor organisation med specialiserade tjänster inom upphandling, logistik, hållbarhet, uppföljning och måltidsverksamhet har ökade möjligheter att genomföra det förberedande, upphandlande och implementerande arbetet som krävs för bra inköp. Det praktiska uppföljningsarbetet är dock en verksamhet av omfattande komplexitet som kräver tillräckliga resurser och utvecklade metoder oavsett organisationens storlek.
Ju mer omfattande förståelse för inköps- och upphandlingsprocessens teori som finns inom organisationen, desto större frihet och möjlighet finns att innovativt nyttja den juridiska spelplanens alla möjligheter i praktiken. Förmågan att utveckla upphandlingsdokumenten och affären kopplas ofta till medarbetare med mandat, det vill säga organisatoriska parametrar. Det kopplas också till deltagande i sammanhang och nätverk som främjar informationsutbyte och nytänkande i upphandlingens hantverk och helhetssyn på inköpsprocessen.
Förutsättningar för produktion, förädling och marknad skiljer sig åt i olika delar av landet. Det finns därmed betydande regionala skillnader i vad lokala producenter kan erbjuda den offentliga marknaden. Regionala skillnader i produktion och förädling beror bland annat på geografi och klimat. Regionala skillnader i marknadsförutsättningar beror bland annat på hur stor del av det som produceras lokalt som säljs till den lokala privata marknaden, som kan ha högre betalningsvilja och enklare logistiklösningar än offentlig sektor.
Fullsortimentsgrossisterna verkar över hela landet. Deras regionala och lokala sortiment finns framför allt i södra Sverige och Mellansverige där råvaror produceras och förädlingsindustrin för animalier och vegetabilier ofta är lokaliserade. De lokala och regionala sortimenten i de norra länen består främst av mjölkprodukter, nötkött och till viss del rotfrukter. Förklaringen är att den norra delen av landet inte har optimala förutsättningar varken för konventionella eller ekologiska spannmål och baljväxter. Därför är distributionen av dessa typer av varor till norra Sverige beroende av logistikflöden från andra delar av landet eller från import.
Fem framgångsfaktorer
Vi har identifierat fem framgångsfaktorer som är gemensamma för de organisationer som är framgångsrika i upphandling av livsmedel och måltidstjänster.
En grundlig kartläggning och analys av behov och marknad är grundstenarna i en effektiv och ändamålsenlig offentlig affär. Grundjobbet går ut på att lära känna sina egna förutsättningar, oavsett om du är aktör på köpar- eller säljarsidan av den offentliga affären.
Samverkan och samarbete med andra aktörer är viktigt men såväl den enskilda upphandlande myndigheten som leverantören måste fatta beslut utifrån sina egna förutsättningar och behov. Det finns ingen mall som passar för alla.
Alla är överens i teorin om att de vill ha mer dialog. För att dialogen ska ge resultat behöver den vara genomtänkt. Grundjobbet behöver definiera vad dialogen ska ge. Vad vill man ha sagt, till vem, när ska dialogen ske, är tre exempel på frågeställningar som behöver tänkas igenom.
En konstruktiv attityd från medverkande parter i dialogen skapar goda möjligheter för affärsutveckling under hela inköpsprocessen. Det ligger inte heller på någon enskild aktör att bjuda in till dialog, alla kan göra det. Det krävs dock att någon tar ansvaret för att dialogen ska bli av.
Den offentliga affären består av en mängd aktörer som alla kan bidra till utveckling. När samtliga aktörer i värdekedjan ser sin roll, tar ansvar för sin del och blir förändringsagenter, går det snabbare att ta steg i rätt riktning. Det stärker känslan av att positiv förändring är möjlig och motiverar till fortsatt gemensamt utvecklingsarbete.
Den offentliga upphandlingen innebär inte endast att uppfylla åtagandet om offentliga måltider inom ramen för lagstiftningen. Offentlig upphandling kan även bidra till affärsutveckling på den offentliga marknaden i hela landet. Storleken på organisationen spelar ingen roll, inte heller om det är storstad eller landsbygd.
När det finns en person med drivkraft, tålamod och ett engagemang utöver det förväntade, det vill säga en eldsjäl som vill göra skillnad för den offentliga upphandlingen generellt, ökar chanserna för utveckling mot bättre strategiska inköpsprocesser över tid. Vår erfarenhet är att eldsjälen ofta är en person, inom eller utanför organisationen, som tänker större än bara den egna organisationen. Ansvaret för helhetssyn bör dock inte vara beroende av en enskild person. För att minska sårbarheten som skapas av att en enskild person är ovärderlig bör upphandlande organisationer istället bygga upp strukturer som tillvaratar eldsjälens arbetssätt och helikopterperspektiv, för att möjliggöra långsiktig utveckling av den offentliga affären.
Den nationella och de regionala livsmedelsstrategierna skapar en möjlighet att utveckla den offentliga affären inom livsmedelsområdet. Just nu pågår mycket arbete runt om i landet. Flera viktiga förändringsprocesser har startat. När pågående arbete tas tillvara uppstår synergieffekter och förändringsprocessen kan accelereras till gagn för samtliga aktörer.