Förbered och planera för att lämna anbud
För att kunna lämna anbud till en offentlig organisation behöver du som leverantör först begära ut upphandlingsdokumenten från en elektronisk annonsdatabas. I upphandlingsdokumenten står all den information som du som anbudsgivare behöver för att kunna lämna anbud. Nästa steg är att förbereda de dokument som ska lämnas in i samband med anbudsinlämning.
Innehåll på denna sida
Informationen på denna sida gäller för upphandlingar enligt
- lagen om offentlig upphandling (LOU)
- lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF).
Första steget är att ladda ner och gå igenom upphandlingsdokumenten. De laddas ner från elektroniska annonsdatabaser där upphandlande organisationer publicerar sina aktuella upphandlingar. Dokumenten laddas ner kostnadsfritt. Om det är något i upphandlingsdokumenten som är otydligt så tveka inte om att be om ett förtydligande. Ställ en fråga i upphandlingsverktyget till upphandlande organisation. Senast sex dagar innan sista anbudsdag ska den upphandlande organisationen lämna kompletterande upplysningar och svar på dina frågor.
Var tydlig
Om något är otydligt för er så är det troligen lika otydligt för någon annan!
Upphandlingsdokumentens olika delar
Upphandlingsdokument beskriver och fastställer innehållet i en upphandling. De innehåller all relevant information för att du som leverantörer ska kunna lämna ett anbud som matchar det som efterfrågas i den aktuella upphandlingen. Upphandlingsdokumenten består av följande delar:
Olika krav i upphandlingar
För att ett företag ska bli antaget som leverantör krävs att den uppfyller de obligatoriska krav som upphandlande organisation ställer.
Krav på föremålet för upphandlingen (obligatoriska krav)
För att leverantörens anbud ska vara konkurrenskraftigt ska anbudet på bästa sätt matcha eventuella tilldelningskriterier som angetts i upphandlingsdokumenten. Upphandlande organisationer kan använda sig av tilldelningskriterier för att utvärdera anbud utifrån bästa förhållandet mellan pris och kvalitet.
För att förbereda företaget på de krav och tilldelningskriterier som kan bli aktuellt i framtida upphandlingar kan man titta på vilka krav som ställts i tidigare motsvarande upphandlingar. Exempel på ställda krav på en vara, tjänst eller byggentreprenad kan vara:
- kvalitetsnivån
- information och nivån på miljöprestanda
- användbarhets- och tillgänglighetskrav
- lyfta prestanda inom olika områden
- säkerhetsskyddad upphandling, det kan till exempel bli aktuellt med säkerhetsskydd när varor och tjänster upphandlas för vattenreningsverk, värmeverk, IT-anläggningar, hälso- och sjukvård, infrastruktur, bevakning av viktiga byggnader med mera.
Missa inga krav
Det kan vara lätt att missa några krav i löpande text då kraven kan finnas lite överallt i dokumenten. Det kan finnas krav som ska styrkas med bevis som kan vara vid olika tidpunkter. Notera gärna när detta ska ske, om det till exempel är vid anbudslämnande, vid avtalsteckning eller om det är under kontraktstiden kraven ska uppfyllas eller bevisas.
Särskilda krav för samhällsviktig verksamhet
Om du ska eller vill leverera till en kund i offentlig sektor som bedriver en samhällsviktig verksamhet behöver du ta reda på vilka särskilda förutsättningar som gäller. Det kan finnas särskilda krav på exempelvis leveranssäkerhet och lagerhållning.
Rättelse, förtydligande och komplettering
Det är viktigt att vara noga med att kontrollera alla krav och villkor i upphandlingsdokumenten då det finns begränsade möjligheter för anbudsgivaren att rätta, skicka in förtydliganden eller komplettera sitt anbud efter sista anbudsdag.
Ta fram en tidplan
Att lämna anbud till en offentlig upphandling kräver planering. Gör därför gärna en tidplan för att ha koll på viktiga datum. Det kan till exempel vara när sista dagen för att ställa frågor är och när anbudet ska lämnas in.
Det är också bra att förbereda vilka dokument som ska lämnas in, i vissa upphandlingar kan det krävas dokument från tredje part som kan ta tid att få fram. Planera gärna för detta i god tid.
Notera gärna i tidplanen när kraven i upphandlingsdokumenten ska uppfyllas och bevisas, om det är:
- i samband med anbudsinlämningen
- i samband med avtalsteckningen
- under kontraktstiden.
Engagera rätt personer
När ni ska lämna anbud är det viktig att involvera rätt personer i er verksamhet redan från början. Behöver till exempel någon ta fram krav, villkor eller ett arbetsprov?
Begära ut nuvarande kontrakt
Som leverantör kan du lära dig mycket av att titta på nuvarande kontrakt. Om det är en upphandlande organisation som omfattas av offentlighetsprincipen kan du som leverantör begära ut nuvarande kontrakt. Där kan du se om det finns några likheter med den aktuella upphandlingen.
Avgift för kopiering av handlingar
Den upphandlande organisationen kan ta ut en avgift vid kopiering av handlingar.
Förbered dokument inför anbudsinlämning
I upphandlingsdokumenten anger den upphandlande organisationen vilka uppgifter som ska lämnas i anbudet. Dessa uppgifter behöver den upphandlande organisationen för att kontrollera om anbudsgivaren uppfyller ställda krav.
Följande uppgifter kan ingå för att visa:
Behörighet att utöva yrkesverksamhet
- Om det i en upphandling uppställs krav på att en leverantör ska ha ett visst tillstånd som krävs för att leverantören ska kunna tillhandahålla en viss tjänst.
- Eller vara medlem i en sådan organisation som, när upphandlingen avser en tjänst, krävs för att leverantören ska kunna tillhandahålla tjänsten i den stat där leverantören är etablerad.
Ekonomisk och finansiell ställning
- årsomsättning
- kvot mellan tillgångar och skulder
- ansvarsförsäkring
Teknisk och yrkesmässig kapacitet
- förteckning över de viktigaste uppdragen
- uppgifter om tekniska resurser
- beskrivning av teknisk utrustning och kvalitetsledningssystem
- uppgifter om utbildning och yrkeskvalifikationer för relevant personal
- uppgifter om verktyg, maskiner och teknisk utrustning som företaget förfogar över för att fullgöra kontraktet
- arbetsprover, beskrivningar eller fotografier
- åtagande från en annan leverantör, om anbudsgivaren inte själv uppfyller krav och hänvisar till ett annat företags kapacitet.
Övriga dokument att förbereda
- kopia på registreringsbevis (vid behov)
- företagspresentation med företagsuppgifter och kontaktuppgifter
- bevis på kvalitetsledningssystem
- bevis på miljöledningssystem
- kontaktuppgifter till referenser.
Dessa delar omfattas av ESPD-systemet
ESPD (European Single Procurement Document) är ett preliminärt intyg om att leverantörerna inte ska uteslutas enligt några uteslutningsgrunder. Det vill säga det föreligger inga skäl för uteslutning.
ESPD är också ett preliminärt intygande på att man som anbudsgivare uppfyller kvalificeringskraven.
ESPD är endast aktuellt i samband med upphandlingar över tröskelvärdet. Det finns ingen skyldighet att skicka in en ESPD däremot kan upphandlande organisationer ställa det som ett krav och då blir det en skyldighet för anbudsgivaren.
Det är också en möjlighet för anbudsgivare att skicka in ett preliminärt ESPD för att visa att man uppfyller kraven.