Måste en myndighet lämna ut handlingar om det innebär en betungande arbetsbörda?

Hej,
Den myndighet som har hand om upphandlingen vi lämnat anbud på vill att vi skall begränsa vilka uppgifter vi vill ta del av när det gäller att få det vinnande anbudet/konkurrenters anbud tillsänt oss. Deras förklaring är att det är omfattande och tar tid att gå igenom med hänsyn till sekretess osv. Har vi inte rätt att få ta del av de andra anbudsgivarnas anbud i sin fulla omfattning i god tid för att hinna agera om vi finner fel?
tacksam för snabbt svar.
Med vänlig hälsning

Hej Lena,

Rätten att ta del av allmänna handlingar
Det stämmer att ni som utgångspunkt har rätt att få ta del av de andra anbudsgivarnas anbud i dess helhet, förutsatt att uppgifterna inte omfattas av någon sekretessbestämmelse. Du kan läsa mer om rätten att ta del av allmänna handlingar inlägget Är tilldelningsbeslut en offentlig handling? i vår Frågeportal.

Allmän handling som får lämnas ut ska på begäran genast, eller så snart som det är möjligt, tillhandahållas den som önskar ta del av handlingen.

Hur betungande får arbetsbördan vara?
Rätten att ta del av allmänna handlingar är långtgående och det finns som utgångspunkt inte någon laglig möjlighet för en myndighet att vägra att lämna ut vissa handlingar med hänvisning till att något hinder i form av exempelvis betydande arbetsinsatser föreligger. Att så är fallet konstaterades av Kammarrätten i Stockholm, som slog fast att Riksarkivet var tvungen att lämna ut ett antal böcker från 1700-talet trots att dessa först behövde mögelsaneras, vilket enligt Riksarkivet krävde en mycket omfattande arbetsinsats.

Den omständigheten att arbetet med att ta fram kopior eller avskrifter av handlingarna kräver en betydande arbetsinsats och tar lång tid i anspråk kan påverka tidpunkten för tillhandahållandet, men kan inte åberopas som stöd för att vägra att lämna ut handlingar.

Det finns däremot inte heller några direkta lagliga hinder för en upphandlande myndighet att be den som begär att få ta del av en allmän handling att precisera vilka delar denne vill ta del av. Inte desto mindre kan det av olika skäl i vissa fall anses olämpligt av den upphandlande myndigheten att be någon att begränsa sin efterfrågan om att få ta del av den allmänna handlingen.

Du kan läsa mer om offentlighet och sekretess här i vår Frågeportal och på vår webbplats.

Källhänvisningar

• 2 kap. 1 § tryckfrihetsförordning (1949:105) – var och en ska ha rätt att ta del av allmänna handlingar (handlingsoffentligheten)
• Kammarrätten i Stockholms dom i mål nr 6158-17 - Riksarkivet var tvungen att lämna ut ett antal böcker från 1700-talet trots att dessa först behövde mögelsaneras, vilket enligt Riksarkivet krävde en mycket omfattande arbetsinsats
• RÅ 1979 Ab 6 - tidpunkten för utlämnande kan påverkas av arbetsbördan, men kan inte åberopas som stöd för att vägra att lämna ut handlingar.

Med vänliga hälsningar,