Annonsera

Annonsering av upphandlingar över och under tröskelvärdena samt upphandlingar av sociala tjänster och andra särskilda tjänster skiljer sig åt. Ett första steg blir därför att räkna ut värdet på det som ska upphandlas. 

Tröskelvärden och direktupphandlingsgränser

Beräkna upphandlingens värde

Grundregeln är att upphandlingar över tröskelvärdena ska annonseras i EU:s gemensamma annonsdatabas Tenders Electronic Daily (TED). Annonser som avser upphandlingar över tröskelvärdena ska också publiceras i en annonsdatabas som är registrerad enligt lagen om upphandlingsstatistik. Dessa databaser kan hittas i Konkurrensverkets annonsdatabasregister. 

TED:s webbplats

Konkurrensverkets annonsdatabasregister

Om upphandlingen avser ett inrättande av ett dynamiskt inköpssystem ska annonsen finnas tillgänglig så länge det dynamiska inköpssystemet är i drift.

Dynamiska inköpssystem

En annons får inte offentliggöras på nationell nivå före den har offentliggjorts i EU:s gemensamma annonsdatabas TED. Från denna huvudregel finns dock ett undantag. Undantaget gäller om den upphandlande organisationen inte har fått underrättelse att annonsen har publicerats inom 48 timmar efter det att den upphandlande organisationen fått en bekräftelse av mottagandet av annonsen. 

Motsvarande undantag gäller även för upphandlingar av sociala tjänster och andra särskilda tjänster som överstiger tröskelvärdena.

I upphandlingsdirektivens bilagor finns information om vad som ska finnas med vid annonsering av upphandlingar som överstiger tröskelvärdena. Närmare information om vad annonser över tröskelvärdena ska innehålla framgår av de standardformulär som regleras i genomförandeförordningen om eForms, som gäller direkt i alla EU:s medlemsstater.

Från och med den 1 januari 2024 finns det också vissa ytterligare nationella krav på innehåll i annonser över tröskelvärdena i upphandlingsförordningen.

Annonsen som publiceras i den registrerade annonsdatabasen ska innehålla samma information som den annons som publiceras i EU:s gemensamma annonsdatabas TED. Detta brukar i praktiken lösa sig genom att informationen i annonserna anges direkt i de elektroniska upphandlingsverktygen som de upphandlande organisationerna som regel använder. Därefter överförs informationen via verktyget till TED och till den registrerade annonsdatabasen.

I bilagor till upphandlingsdirektiven finns uppgifter om vad som ska framgå i meddelanden om upphandling. Mer detaljerad information om vad en annons ska respektive får innehålla enligt direktiven följer av genomförandeförordningen om eForms. Den annons som skickas till TED ska följa de krav på innehåll i EU:s standardformulär för den offentliga upphandlingen (eForms).

Genomförandeförordningen om eForms innehåller sex standardformulär, som i sin tur omfattar flera typer av meddelanden:

1. Planering
2. Konkurrensutsättning
3. Frivillig förhandsinsyn
4. Resultat
5. Ändring av kontrakt och ramavtal
6. Ändring av meddelande

De krav på innehåll i annonser som följer av eForms framgår av genomförandeförordningen med tillhörande kodlistor och tekniska specifikationer samt eventuella uppdateringar av dessa dokument.

eForms, konsoliderad version

eForms, bilaga i Excel

Kodlistor

Standardformulären

Över tröskelvärdena ska annonser från och med den 1 januari 2024 även innehålla viss annan obligatorisk information. Detta regleras i upphandlingsförordningen. Utöver de krav på innehåll som följer av eForms ska en annons om upphandling, vid upphandling över tröskelvärdena, innehålla följande uppgifter:

• kontraktets eller ramavtalets uppskattade värde vid tidpunkten för annonsen om anbudsinfordran
• om det i upphandlingen ställs krav på, anges villkor om eller i övrigt tas hänsyn till a) miljö, b) sociala aspekter, såsom arbetsrättsliga villkor, eller c) innovation, och
• om det tas sådana hänsyn som anges ovan i a) och b), vilken typ av hänsyn som tas.

Annonser om upphandling över tröskelvärdena som avser sådana tjänster som avses i Bilaga 2 till LOU och LUF ska även innehålla följande uppgifter:

• om upphandlingen avser ett kontrakt eller ett ramavtal,
• om upphandlingen avser inrättandet av ett dynamiskt inköpssystem, och i så fall systemets giltighetstid och om det får användas av andra upphandlande myndigheter och enheter än de som förtecknas i annonsen,
• om en elektronisk auktion kommer att användas och
• om upphandlingen avser ett ramavtal ska det informeras om huruvida de kontrakt som grundar sig på ramavtalet ska tilldelas med förnyad konkurrensutsättning.

Bestämmelser om annonsering av upphandlingar över tröskelvärdena går att hitta i: 

• Kommissionens genomförandeförordning (EU) 2019/1780 (eForms)

• 10 kap. LOU och LUF
• Upphandlingsförordningen 2016:1162
• Förordningen (2020:332) om upphandlingsstatistik
• Kommissionens genomförandeförordning (EU) 2015/1986 (För annonsering innan den 25 oktober 2023)

Information om upphandlingsförordningen

Information om vilka uppgifter som ska framgå i annonsen finns också i bilagor till LOU- respektive LUF-direktivet.

Vid upphandling under tröskelvärdena ska den upphandlande organisationen informera om sin avsikt att tilldela ett kontrakt eller ingå ett ramavtal genom en anbudsinfordran. En anbudsinfordran ska göras genom en annons om upphandling eller en förhandsannons. 

Förhandsannons (över tröskelvärdena)

Annonsen ska publiceras i en registrerad annonsdatabas. En upphandlande organisation får även välja att publicera en annons på det sätt som gäller för upphandlingar över tröskelvärdena, det vill säga att annonsen publiceras i EU:s gemensamma annonsdatabas TED. 

Om en upphandling som avser sociala tjänster och andra särskilda tjänster understiger tröskelvärdet får upphandlingen genomföras som en direktupphandling, och behöver därför inte annonseras.

Innehållet i annonser under tröskelvärdena regleras i upphandlingsförordningen. Upphandlingsförordningen innehåller bland annat särskilda bestämmelser om innehållet i annonser om upphandling som används som anbudsinfordran och om innehållet i efterannonser.

Enligt upphandlingsförordningen ska annonser om upphandling under tröskelvärdena som används som anbudsinfordran innehålla följande uppgifter.

1. den upphandlande myndighetens eller enhetens namn, organisationsnummer och kontaktuppgifter,
2. en beskrivning av den upphandlande myndighetens eller enhetens huvudsakliga verksamhet,
3. om den upphandlande myndigheten eller enheten är en inköpscentral och om upphandlingen genomförs tillsammans med eller på uppdrag av annan myndighet eller enhet,
4. vad som ska upphandlas samt huvudsaklig CPV-kod och tilläggskod för CPV,
5. art samt omfattning eller mängd av det som ska upphandlas,
6. om upphandlingen avser ett kontrakt eller ett ramavtal,
7. om de kontrakt som grundar sig på ett ramavtal ska tilldelas med förnyad konkurrensutsättning,
8. om annonsen avser inrättandet av ett dynamiskt inköpssystem och i så fall systemets giltighetstid och om det får användas av andra upphandlande myndigheter och enheter än de som förtecknas i annonsen,
9. om en elektronisk auktion kommer att användas,
10. upphandlingens titel och en kortfattad beskrivning av upphandlingen,
11. NUTS-kod för den huvudsakliga leveransplatsen
12. datum för publicering av annonsen,
13. vilket upphandlingsförfarande som ska tillämpas,
14. hur en anbudsansökan eller ett anbud får lämnas,
15. den dag då en anbudsansökan eller ett anbud senast ska ha kommit in,
16. hur länge ett anbud ska vara bindande,
17. kontraktets eller ramavtalets löptid,
18. kontraktets eller ramavtalets uppskattade värde vid tidpunkten för annonsen om anbudsinfordran,
19. om det i upphandlingen ställs krav på, anges villkor om eller i övrigt tas hänsyn till a) miljö, b) sociala aspekter, såsom arbetsrättsliga villkor, eller c) innovation, och
20. om det tas sådana hänsyn som anges i 19 a eller b, vilken typ av hänsyn som tas.

Annonsen får även innehålla de upplysningar i övrigt som är relevanta.

Om upphandlingsförordningen

För annonspliktiga upphandlingar både över och under tröskelvärdena finns även krav på att upphandlingen efterannonseras.

Om efterannonsering

Det är viktigt att skicka in annonsen i god tid för att annonseringstiden ska bli tillräcklig. Olika annonseringstider gäller beroende på vilket upphandlingsförfarande som tillämpas.

Minimitider för annonsering

De flesta upphandlande organisationer använder sig av elektroniska upphandlingsverktyg för att annonsera upphandlingar i de registrerade annonsdatabaserna, såväl över som under tröskelvärdena. I upphandlingsverktyget fyller man i relevanta uppgifter om upphandlingen i ett färdigt annonsformulär. Annonsen skapas då automatiskt i den annonsdatabas som den upphandlande organisationen använder sig av.

Innehållet i annonser är en viktig del av upphandlingsstatistiken. Upphandlingsmyndigheten samlar löpande in uppgifter från annonser för statistikändamål. 

Konkurrensverket är register- och tillsynsmyndighet för annonsdatabaserna. Konkurrensverket för ett register över de annonsdataser som har beviljats registrering. Annonsdatabaser som vill ansöka om registrering kan göra det på Konkurrensverkets webbplats.

Konkurrensverkets annonsdatabasregister

Ansökan om registrering hos Konkurrensverket

Annonser om upphandling som publiceras i en registrerad annonsdatabas ska åtföljas av ett nationellt upphandlings-ID. Ett upphandlings-ID är ett identifikationsnummer som är unikt för en enskild upphandling. Detta för att möjliggöra att en enskild upphandling ska kunna identifieras och för att annonser tillhörande samma upphandling ska kunna kopplas samman.

Ett upphandlings-id består av två delar:

• en kod som identifierar annonsdatabasen
• ett löpnummer.

Koden som identifierar annonsdatabasen ska bestå av minst två bokstäver (A till Z). Den som driver en registrerad annonsdatabas ska efter registreringen kontrollera att koden inte används av någon annan genom att göra en anmälan till Upphandlingsmyndigheten.

Anmälan om kontaktuppgifter och identifikationskod