Dokumenthanteringsprodukter

Leverantören ska ha rutiner för ett systematiskt miljöarbete som minst omfattar den verksamhet som ingår i kontraktet. Rutinerna ska vara dokumenterade och minst omfatta följande punkter:

• Rutiner för att identifiera, sätta mål och handlingsplaner för betydande miljöaspekter
• Rutiner för att löpande följa upp satta mål och handlingsplaner kopplat till de betydande miljöaspekterna
• Rutiner som säkerställer efterlevnad av relevant miljölagstiftning.
• Rutiner för att registrera/utreda och hantera miljöolyckor och miljöavvikelser.
• Rutiner för kontinuerlig utbildning av personalen i miljöfrågor.
• Rutiner för kontinuerlig förbättring av leverantörens miljöprestanda samt uppdatering av tillhörande handlingsplaner.
• Rutiner för att kontrollera och hantera information kring miljö- och hälsofarliga ämnen i produkterna samt rutiner för kemikaliesubstitution. Rutinerna ska minst omfatta de ämnen som finns med i Reach-förordningens kandidatförteckning¹ och de ämnen som har restriktioner enligt RoHs-direktivet².

Leverantören ska säkerställa att tillverkaren av produkten (varumärkesägare) har implementerat rutiner, modell eller bedömningssystem eller liknande för substitution av miljö- och hälsofarliga ämnen. Leverantören ska även ha egna dokumenterade rutiner för hur detta ska ske gentemot beställaren.

Rutinerna, eller liknande, ska vara dokumenterade och tillämpas under hela avtalstiden. De ska minst inkludera de 5 stegen i den europeiska kemikaliemyndighetens (ECHA:s) modell för kemikaliesubstitution¹:

1. Identifiera oönskade ämnen 
2. Leta efter alternativ
3. Bedöm, jämför och välj
4. Testa, inför och förbättra
5. Informera distributionskedjan

På begäran av den upphandlande organisationen ska leverantören inom [tre veckor/annan tid som bestäms av den upphandlande organisationen] från det att begäran mottogs, presentera rutinerna eller liknande och hur dessa är implementerade när det gäller produkterna som omfattas av avtalet.

Leverantören ska under hela avtalstiden kunna tillhandahålla information om särskilt farliga ämnen, som framgår av kandidatförteckning i artikel 59 förordning (EG) nr 1907/2006 (REACH), i en koncentration över 0,1 viktprocent (1000 mg/kg) per ämne som förekommer i de produkter som omfattas av kontraktet. Med 0,1 viktprocent avses varje individuell del av en vara. Informationen ska tillhandahållas i enlighet med artikel 33 i förordning (EG) nr 1907/2006 (REACH).

Om nya ämnen förs upp på kandidatförteckningen under avtalstiden ska leverantören underrätta den upphandlande myndigheten om dessa ämnen förekommer i de produkter som omfattas av kontraktet.

Leverantören ska i sitt anbud lämna en kortfattad beskrivning över hur leverantören håller information kring ämnen på kandidatförteckningen som förekommer i produkterna tillgänglig samt vilka rutiner som säkerställer att den informationen hålls uppdaterad.

Leverantören ska ha en plan för att öka andelen återvunnen plast i dokumenthanteringsprodukterna och i förbrukningsmaterial. Ökningen ska redovisas till den upphandlande myndigheten på uppföljningsmöten som bestäms i samband med kontraktsstart.

Med återvunnen plast menas plast återvunnen efter konsumentledet (post consumer recycled plastics).

1. Leverantörens åtagande

Leverantören ska under hela kontraktets löptid tillämpa kontraktsvillkoren enligt punkt 1-4. Kontraktet ska fullgöras i enlighet med följande villkor avseende arbetares rättigheter:

- ILO:s tio kärnkonventioner om tvångsarbete, barnarbete, diskriminering samt föreningsfrihet och arbetsmiljö (nr 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138, 155, 182, 187).

Villkoren avseende arbetares rättigheter benämns nedan ”Villkoren”.

I de fall då ILO:s kärnkonventioner strider mot nationell lagstiftning ska leverantören vidta skäliga åtgärder för att efterleva de internationella bestämmelserna.

Åtagandet gäller för arbetare när dessa utför arbete inom ramen för kontraktet.

Leverantören ska i enlighet med punkt 2, säkerställa att Villkoren uppfylls av anlitade underleverantörer som direkt medverkar till att fullgöra kontraktet, oavsett antal mellanled. Leverantören ska också säkerställa att dessa underleverantörer medverkar vid uppföljning enligt punkt 3.

Åtagandet avser arbete som utförs under sådana förhållanden att svensk arbetsrätt inte är tillämplig.

2. Policys och rutiner

För att uppfylla åtagandet enligt punkt 1 ska leverantören vidta åtgärder för att förebygga och hantera eventuella avvikelser från Villkoren enligt punkterna 2.1–2.6 nedan. Åtgärderna ska vara dokumenterade och tillämpas löpande under hela kontraktstiden i den egna verksamheten och hos underleverantörer som direkt medverkar till att fullgöra kontraktet, oavsett antal mellanled.

Leverantören ska vid kontraktsstart ha:

2.1. antagit allmänt tillgänglig policy, beslutad av högsta ledningen, som innefattar ett åtagande att respektera Villkoren,

2.2. antagit rutiner för att vidareförmedla åtagandet att respektera Villkoren i den egna verksamheten och i leveranskedjan,

2.3. utsett ansvarig på ledningsnivå som ansvarar för efterlevnaden av Villkoren,

2.4. antagit rutiner för att regelbundet genomföra riskanalyser, det vill säga identifiera och prioritera aktuella och potentiella risker för avvikelser från Villkoren, innefattande en kartläggning av leveranskedjan med särskild hänsyn till högriskverksamheter,

2.5. antagit rutiner för att regelbundet följa upp efterlevnad av Villkoren, och

2.6. antagit rutiner för att omedelbart vidta åtgärder för att förhindra och begränsa avvikelser från Villkoren, samt för att vidta rättelse vid identifierade avvikelser.

Åtgärderna ska vidtas i enlighet med FN:s vägledande principer för företag och mänskliga rättigheter eller motsvarande.

3. Uppföljning

[Den upphandlande myndigheten] äger rätt att följa upp att leverantören fullföljer sina åtaganden. Uppföljningen kan komma att ske i olika steg; egenrapportering och revision.

3.1 Egenrapportering

På begäran av [den upphandlande myndigheten] ska leverantören, inom [sex (6) veckor/annan tid som den upphandlande myndigheten anger] från det att begäran mottogs, skriftligen redovisa hur Villkoren efterlevs. Redovisningen kan lämnas i formulär enligt bilaga 1: formulär för egenrapportering. Leverantören ska lämna den rapportering som framgår av bilagan.

3.2 Revision

Leverantören ska möjliggöra för [den upphandlande myndigheten] att själv eller genom ombud utföra revisioner hos leverantören och/eller hos dess underleverantörer för att säkerställa att leverantören uppfyller sitt åtagande enligt punkt 1 och att Villkoren efterlevs. Leverantören ska i samband med revision tillhandahålla de uppgifter och den dokumentation som behövs för att kontrollera att Villkoren efterlevs.

4. Hantering av brister

Om leverantören inte medverkar vid uppföljningen eller om det föreligger brister i den dokumentation som ska tillhandahållas enligt punkt 3 ska rättelse ske inom den tid som bestäms av [den upphandlande myndigheten].

Vid bristande efterlevnad av Villkoren ska leverantören avhjälpa detta enligt en av leverantören framtagen tid- och åtgärdsplan som ska godkännas av [den upphandlande myndigheten]. Tid – och åtgärdsplanen ska tas fram inom den tid som bestäms av [den upphandlande myndigheten] och ska stå i proportion till bristernas art och tydligt beskriva hur dessa avhjälps inom angiven tid.

[Den upphandlande myndigheten] har rätt att säga upp kontraktet med omedelbar verkan om leverantören inte vidtar rättelse inom angiven tid eller inte avhjälper brister enligt fastställd åtgärdsplan.

[Den upphandlande myndigheten] har också rätt att säga upp kontraktet med omedelbara verkan vid allvarliga brister i Villkorens efterlevnad.

1. Leverantörens åtagande

Leverantören ska under hela kontraktets löptid tillämpa kontraktsvillkoren enligt punkt 1-4. Kontraktet ska fullgöras i enlighet med följande villkor avseende mänskliga rättigheter, arbetares rättigheter, miljöskydd och anti-korruption (hållbara leveranskedjor): 

• FN:s allmänna förklaring om de mänskliga rättigheterna,
• FN:s barnkonvention, artikel 32,
• ILO:s tio kärnkonventioner om tvångsarbete, barnarbete, diskriminering samt föreningsfrihet och arbetsmiljö (nr 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138, 155, 182, 187).
• den arbetsrättslagstiftning som gäller i landet där arbetet utförs, inklusive bestämmelser om lön, arbetstid, ledighet och arbetsmiljö,
• den miljöskyddslagstiftning som gäller i landet där arbetet utförs, och
• FN:s konvention mot korruption.

Villkoren avseende hållbara leveranskedjor benämns nedan ”Villkoren”.

I de fall då internationella bestämmelser föreskriver ett starkare skydd för den enskilde än nationell lagstiftning ska leverantören vidta skäliga åtgärder för att efterleva de internationella bestämmelserna.

Åtagandet gäller för all verksamhet med anknytning till kontraktets utförande.

Leverantören ska i enlighet med punkt 2, säkerställa att Villkoren uppfylls av anlitade underleverantörer, i alla led. Leverantören ska också säkerställa att dessa underleverantörer medverkar vid uppföljning enligt punkt 3.

2. Policys och rutiner

För att uppfylla åtagandet enligt punkt 1 ska leverantören vidta åtgärder för att förebygga och hantera eventuella avvikelser från Villkoren enligt punkterna 2.1–2.6 nedan. Åtgärderna ska vara dokumenterade och tillämpas löpande under hela kontraktstiden i den egna verksamheten och hos underleverantörer i alla led.

Leverantören ska vid kontraktsstart ha:

2.1. antagit allmänt tillgänglig policy, beslutad av högsta ledningen, som innefattar ett åtagande att respektera Villkoren,

2.2. antagit rutiner för att vidareförmedla åtagandet att respektera Villkoren i den egna verksamheten och i leveranskedjan,

2.3. utsett ansvarig på ledningsnivå som ansvarar för efterlevnaden av Villkoren,

2.4. antagit rutiner för att regelbundet genomföra riskanalyser, det vill säga identifiera och prioritera aktuella och potentiella risker för brister i efterlevnaden av Villkoren, innefattande en kartläggning av leveranskedjan med särskild hänsyn till högriskverksamheter,

2.5. antagit rutiner för att regelbundet följa upp efterlevnad av Villkoren, och

2.6. antagit rutiner för att omedelbart vidta åtgärder för att förhindra och begränsa brister i efterlevnaden av Villkoren, samt för att vidta rättelse vid identifierade brister.

Åtgärderna ska vidtas i enlighet med FN:s vägledande principer för företag och mänskliga rättigheter eller motsvarande.

3. Uppföljning

[Den upphandlande myndigheten] äger rätt att följa upp att leverantören fullföljer sina åtaganden. Uppföljningen kan komma att ske i olika steg; egenrapportering och revision.

3.1 Egenrapportering

På begäran av [den upphandlande myndigheten] ska leverantören, [inom sex (6) veckor/annan tid som den upphandlande myndigheten anger] från det att begäran mottogs, skriftligen redovisa hur Villkoren efterlevs. Redovisningen kan lämnas i formulär enligt bilaga 1: formulär för egenrapportering. Leverantören ska lämna den rapportering som framgår av bilagan

3.2 Revision

Leverantören ska möjliggöra för [den upphandlande myndigheten] att själv eller genom ombud utföra revisioner hos leverantören och/eller hos dess underleverantörer för att säkerställa att leverantören uppfyller sitt åtagande enligt punkt 1 och att Villkoren efterlevs. Leverantören ska i samband med revision tillhandahålla de uppgifter och den dokumentation som behövs för att kontrollera att Villkoren efterlevs.

4. Hantering av brister

Om leverantören inte medverkar vid uppföljningen eller om det föreligger brister i den dokumentation som ska tillhandahållas enligt punkt 3 ska rättelse ske inom den tid som bestäms av [den upphandlande myndigheten].

Vid bristande efterlevnad av Villkoren ska leverantören avhjälpa detta enligt en av leverantören framtagen tid- och åtgärdsplan som ska godkännas av [den upphandlande myndigheten]. Tid – och åtgärdsplanen ska tas fram inom den tid som bestäms [den upphandlande myndigheten] och ska stå i proportion till bristernas art och tydligt beskriva hur dessa avhjälps inom angiven tid.

[Den upphandlande myndigheten] har rätt att säga upp kontraktet med omedelbar verkan om leverantören inte vidtar rättelse inom angiven tid eller inte avhjälper brister enligt fastställd åtgärdsplan.

[Den upphandlande myndigheten] har också rätt att säga upp kontraktet med omedelbara verkan vid allvarliga brister i Villkorens efterlevnad.

Dokumenthanteringsprodukterna ska uppfylla kraven på maximal energianvändning per vecka (TEC-värde) i enlighet med:

​Energy Star för bildåtergivningsutrustning (imaging equipment), version 3, punkt 3.3.2. Energianvändningen ska vara uppmätt vid 230 volt spänning.

Dokumenthanteringsprodukterna ska ha följande förinstallerade och aktiverade funktioner med syfte att minska antalet utskrifter:

• Dubbelsidig utskrift eller kopiering
• Utskrift av flera bilder på samma pappersark (N-up printing)
• Funktion för att minska onödiga utskrifter, exempelvis genom personlig kod eller kort.

Undantag: produkter med en driftshastighet på ≤19 ark (A4) per minut undantas kravet om dubbelsidig utskrift.

Dokumenthanteringsprodukterna ska inte genom sin konstruktion, programvara eller på annat sätt förhindra användning av restaurerade/återbrukade tonerkassetter.

Restaurerade/ återbrukade originaltonerkassetter (OEM, Original Equipment Manufacturer) innebär tonerkassetter som är rengjorda, påfyllda med tonerpulver och med eventuellt skadade eller utnötta delar utbytta.

Mervärde ges om leverantören under avtalsperioden kan tillhandahålla produkter eller lösningar för att minska pappersförbrukning och/eller energianvändning i användningsfasen. Leverantören ska i sitt anbud beskriva på vilket sätt erbjuden/erbjudna produkter eller lösningar kan bidra till att minska pappersförbrukningen och/eller energianvändningen.

Följande mjukgörare (ftalater) ska inte finnas i den externa strömkabeln i mer än 0,1 viktprocent av kabelmantelns polymermaterial per ftalat:

Utrustningen ska uppfylla krav avseende ljudnivåer i driftsläge, som beskrivs i Blue Angel (the German Ecolabel), Office Equipment with Printing Function DE-UZ 205 (2017) eller DE-UZ 219 (2021), avsnitt 3.5¹.

Den angivna A-vägda ljudeffektnivån, L_WAd ska testas enligt ISO 7779. Ljudeffektnivån får inte överstiga gränsvärdet beräknat enligt följande formel:

L_WA,lim = 47 + 15 * lg ( S_M/F + 10) dB

S_M = drifthastigheten för monokromt läge (monochrome mode)
S_F = drifthastigheten för färg läge (colour mode)

Den angivna A-vägda ljudeffektnivån, L_WAd beräknas enligt följande:
L_WAd = L_WA1 + 3,0 dB

Dokumenthanteringsprodukt med original tonerkassett ska uppfylla de gränsvärden som anges i tabellen nedan. Testmetoderna i Blue Angel (the German Ecolabel), Office Equipment with Printing Function (Printers and Multifunction Devices) DE-UZ 219 (2021), punkt 3.3 ska användas.

Vid tidpunkt som bestäms av den upphandlande myndigheten ska leverantören tillhandahålla en återanvändnings- och återvinningstjänst för uttjänta dokumenthanteringsprodukter. Tjänsten ska omfatta:

• insamling
• konfidentiell hantering inklusive avidentifiering av produkterna
• säker dataradering (om detta inte utförs internt av den upphandlande myndigheten)
• funktionstester, service och uppgradering
• säkerställande av att utrustningen återanvänds i så stor grad som möjligt
• säkerställande av att kasserade dokumenthanteringsprodukter återvinns

Dokumenthanteringsprodukterna ska vara konstruerade på ett sådant sätt att demontering är möjlig. Detta innebär att:

• Fästpunkter är lätta att hitta och komma åt och är i största möjliga mån standardiserade.
• Fästpunkter kan lätt tas isär med allmänt tillgängliga verktyg.
• Plastdelar över 100 g ska vara tillverkade av en enda polymer eller kompatibel mix av polymerer. Plastdelar över 100 g ska inte innehålla ingjutna eller fastlimmade metallinlägg, såvida det inte framgår av demonteringsanvisningarna att dessa kan avlägsnas med vanliga standardverktyg.

Under avtalstiden ska leverantören kunna offerera (OEM, Original Equipment Manufacturer ) restaurerade/återbrukade tonerkassetter och ange till vilka modeller dessa kan användas.

Restaurerade tonerkassetter innebär tonerkassetter som är rengjorda, påfyllda med tonerpulver och med eventuellt skadade eller utnötta delar utbytta.

Restaurerade tonerkassetter i avtalet ska testas enligt någon av följande standarder kring utskriftskvalitet: 

• DIN Technical Report No. 155:2007-09¹
• ASTM F:2036 för monokroma utskrifter²
• DIN 33870-1 för monokroma utskrifter³
• DIN 33870-2 för färgutskrifter⁴eller likvärdigt

Tonerpulver ska inte vara klassificerade, varken i bindande EU-gemensam klassificering eller vid självklassificering, med nedanstående riskfraser och faroangivelser enligt Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1272/2008 om klassificering, märkning och förpackning av ämnen och blandningar (CLP-förordningen):

De förbrukningsmaterial som offereras ska uppfylla följande:

Bläck, toner och trumma ska inte innehålla ämnen på kandidatförteckningen (artikel 59 i Förordning (EG) nr 1907/2006) i halter högre än 0,1 viktprocent.

Bläck och toner ska inte innehålla följande avsiktligt tillsatta ämnen¹:

• Kvicksilver
• Kadmium
• Bly
• Nickel
• Krom VI-föreningar
• Azo-färgämnen/pigment som kan avge cancerogena aromatiska aminer listade i Förordning (EG) nr 1907/2006, Annex XVII, Appendix 8.

Trumman ska inte innehålla följande avsiktligt tillsatta ämnen¹:

• Selen
• Bly
• Kvicksilver
• Kadmium

Undantag: Högmolekylära nickelkomplex som används som färgämnen.