Förvalta

Fastighetsägaren ansvarar för förvaltning av byggnaden. Om fastighetsägaren väljer att inte förvalta byggnaden med egen personal finns möjlighet att upphandla sådana tjänster. Förvaltningen kan upphandlas som en helhet, både administrativ och teknisk förvaltning, eller i valda delar. 

Om driften läggs ut på entreprenad är det viktigt att även ställa krav på att leverantören ska arbeta aktivt med hållbarhetsfrågor för att minska klimatpåverkan.

Upphandling av förvaltning är en tjänst och kallas tjänsteentreprenad. 

ABFF är grunden för Aff-avtal som är branschens grundläggande regelverk för tjänsteentreprenader inom fastighetsförvaltning och service. Dessa är framtagna av både beställare och leverantörer för att skapa en rimlig balans mellan parterna.

ABFF står för Allmänna bestämmelser för entreprenader inom fastighetsförvaltning och service. De kan liknas vid byggbranschens AB04, ABT 06 och ABK 09.

Aff står för Avtal För Fastighetsförvaltning och service. Aff-systemet innehåller dokument för att skapa förfrågningsunderlag och avtal för tjänsteentreprenader.

Förberedelsefasen kallas den strategiska fasen i fastighetsförvaltning som innebär att kärnverksamheten definieras, behoven kartläggs och värdering av leveransmodell genomförs. 

Förberedelsefasen kan exempelvis utgå ifrån:

• krav från kärnverksamheten
• behovet av drift och underhåll
• beställarens mål och drivkrafter med projektet
• hur marknaden ser ut för liknande tjänster och den egna beställarorganisationens kompetens
• strategi för upphandlingen utifrån leveransmodell och typ av tjänst.

De strategiska förutsättningarna ska resultera i ett beslutsunderlag som klargör om beställaren vill att verksamheten ska utföras i egen regi eller om man behöver upphandla externt.

Det finns möjlighet att ställa krav i upphandling för social hållbarhet eller att nå politiska eller samfälliga mål för en hållbar samhällsbyggnad. En del av Upphandlingsmyndighetens arbete kan kopplas till social hållbarhet i fysisk planering och stadsutveckling. 

Offentliga kontrakt kan användas som en väg in till arbetsmarknaden för människor som har svårt att få jobb. Sysselsättningskrav i offentlig upphandling innebär att den upphandlande myndigheten ställer krav på att den vinnande leverantören under kontraktstiden ska erbjuda anställning, utbildning, praktik- eller traineeplatser till personer som har svårt att komma in på arbetsmarknaden.

Upphandling med mål att öka sysselsättningen

Reserverad upphandling för ökad sysselsättning

Om det vid upphandling över tröskelvärdena finns risk för oskäliga arbetsvillkor är upphandlaren skyldig att ställa arbetsrättsliga villkor. Syftet är att säkerställa sunda arbetsvillkor för arbetare som utför offentliga kontrakt.

Om arbetet utförs i Sverige där svensk rätt tillämpas, ska de arbetsrättsliga villkoren avse lön, semester och arbetstid enligt ett centralt kollektivavtal.

Arbetsrättsliga villkor enligt kollektivavtal

Arbetsrättsliga villkor i kollektivavtal i vår kriterietjänst

Många av de varor och tjänster som offentlig sektor köper in framställs av underleverantörer i länder där det finns stora hållbarhetsrisker. I dessa fall ska villkoren fastställas enligt den internationella arbetsorganisationens, ILO:s, kärnkonventioner om grundläggande rättigheter i arbetslivet. 

Arbetsrättsliga villkor enligt ILO:s kärnkonventioner och hållbara leveranskedjor

Arbetsrättsliga villkor i kollektivavtal i vår kriterietjänst

Kompetensen kommer i beställarorganisationen att variera under avtalets livscykel. Vid upphandling av en ny entreprenad krävs representanter med verksamhetskunskap från den tidigare avtalsperioden för att förbereda upphandlingen och ta fram nödvändiga underlag inom beställarorganisationen.

Beroende på beställarens organisation kan kompetenserna finnas hos flera specialister eller innehas av en och samma person. 

Exempel på olika roller inom organisationen som kan behövas:

• driftansvarig
• ekonom
• förvaltare
• inköpare
• miljö- och energistrateg
• projektledare.

Beställare behöver utreda om organisationen klarar av att utforma ett förfrågningsunderlag själv. Många beställare som ska upphandla driftentreprenader använder ofta en teknisk konsult som stöd. Om kompetenser inte finns internt kan konsulter handlas upp separat. Dessa hjälper till med formulering av krav och tekniska beskrivningar.

Läs om konsultupphandling under skedet Projektera.

I upphandlingen gäller det att besluta om hur tjänsterna ska delas upp i separata avtal, både med avseende på typ av tjänst och geografiskt område. Ta ställning och analysera om det går att dela upp entreprenaden och underlätta för mindre företag att kunna delta i upphandlingen. 

Uppdelningen av tjänsteentreprenader kan i huvudsak ske enligt följande:

• per tjänst 
• per geografiskt område.

Det finns generellt några aspekter att tänka på. Med en enda stor tjänsteentreprenad kan administrationen riskera att öka hos leverantören och därmed kostnaden för att utföra tjänsten. För vissa specialiserade tjänster kan det vara lämpligt att bryta ut vissa tjänster från ett större avtal. Det kan även vara fördelaktigt att dela upp tjänsterna i flera avtal både geografiskt och sett till antal tjänster. På så sätt skapas möjligheter för mindre företag att få lämna anbud och få uppdragen. 

Här gäller det att undersöka vilka marknadsförutsättningar som finns och som påverkar upphandling av mindre och större kontrakt. Finns det en marknad som klarar komplexare avtal eller bör det skapas tillfällen för mindre leverantörer att kunna delta? 

Uppdelning av kontrakt

Om det inte redan finns en drift- och underhållsplan bör en sådan tas fram för att underlätta förvaltningen över tid. Om det finns en drift- och underhållsplan kan den behöva uppdateras.

Syftet med planen är att fastighetsägaren ska vara beredd på framtida åtgärder och dess kostnader. Om beställaren inte har egen kompetens för att upprätta drift- och underhållsplan, kan den kompetensen upphandlas separat.

Läs om konsultupphandling under skedet Projektera

Drift- och underhållsplan utgör vanligtvis en del av förfrågningsunderlaget inför upphandling av driftentreprenad. Drift- och underhållsplanen behöver vara så konkret att leverantören av drift och underhåll vet vad som ska göras, hur det ska göras, vem som ska göra det, när det ska göras och varför det ska göras. 

Utformningen av planen utgår ifrån bland annat val av entreprenadform och hur stor del av beställarens verksamhet som kommer att utföra arbeten. Antingen har beställaren bestämt vad som ska göras och hur ofta med hjälp av en driftsplan, enligt en utförandeentreprenad, eller så har beställaren angett funktionskrav, att temperaturen exempelvis ska vara 20–22 grader. Då är det upp till leverantören att upprätta en driftsplan. Behovet av underhåll beror på fastighetens eller anläggningens ålder, skick och utformning samt tidigare genomförda underhåll.

Underhåll - Boverkets webbplats

Beställaren behöver kartlägga och analysera vilka kompetenser som ska finnas i entreprenaden. Om beställaren paketerar tjänster i entreprenadupphandlingen som stämmer med vad marknaden erbjuder, ökar möjligheten att få in relevanta anbud. Är beställaren osäker på hur tjänsterna ska paketeras i entreprenaden, kan dialog med potentiella leverantörer belysa vilka olika för- och nackdelar det finns med olika upplägg. 

En beställare kan skaffa sig kunskap och få en bättre bild av vad marknaden kan erbjuda med hjälp av exempelvis:

• dialogmöten 
• en Request for Information (RFI).

Utgå ifrån en tydlig beskrivning om mål och behov för att leverantörer ska kunna återkoppla på olika sorters lösningar. Sker dialogen genom en RFI är det viktigt att endast begära in relevant information och inte låta leverantörerna dubbelarbeta.

Oavsett vilken metod man använder sig av för att analysera marknaden är det viktigt att tänka på att säkerställa att de grundläggande upphandlingsprinciperna följs. 

Tidig dialog 

RFI 

Förhandsannonsering

Hur lång kontraktstiden får vara i ett upphandlingskontrakt avseende köp av tjänst kan variera, beroende på vad som ska upphandlas, det vill säga kontraktsföremålet. Avtalstiden behöver dock vara tillräckligt lång för att både beställare och leverantör ska hinna komma in i arbetet och nå ett väl fungerande samarbete som ger värde och engagemang. Beställaren behöver även ta höjd för den tid det tar för en leverantör att etablera de rutiner och annat som krävs för att entreprenaden ska fungera tillfredsställande.

Samtidigt bör inte tiden vara för lång med tanke på att både leverantör och beställare ska kunna säga upp avtalet. Ett sådant skäl kan vara att leverantör inte kan leverera avtalade tjänster enligt den kvalitetsnivå som bestämts. 

Det framgår inte vare sig av lagen om offentlig upphandling (LOU) eller av direktivet hur långt ett upphandlingskontrakt får vara. Det som är avgörande för hur lång giltighetstid ett upphandlingskontrakt får vara får bedömas utifrån de allmänna principerna. 

Med upphandlingsförfarande avses i LOU angivna sätt som en upphandling ska genomföras såsom öppet förfarande (genomförs i ett steg) alternativt selektivt- eller förhandlat förfarande (genomförs i två steg). Vid upphandling under tröskelvärdena gäller i stället att den upphandlande myndigheten är fri att själv utforma varje upphandling utifrån de specifika omständigheterna, men ska i upphandlingsdokumenten beskriva hur upphandlingen kommer att gå till.

Förfarande styr bland annat i vilka och hur många steg som upphandlingen ska genomföras, vilka tidsfrister som gäller och om organisationen får förhandla med anbudsgivarna eller inte.

Om beställaren väljer ett förfarande som tillåter förhandling är det viktigt att skapa rutiner, om sådana inte redan finns framtagna, som säkerställer att förhandlingen sker i enlighet med de grundläggande principerna för upphandling. Detta innebär bland annat att förhandlingen dokumenteras, att upphandlingssekretessen bevaras och att alla anbudsgivare behandlas lika.

Parametrar som kan styra om upphandlingen ska genomföras i ett eller två steg.

1. Upphandlingsförfarande i ett steg: 

• Om marknadsanalysen tyder på att det endast är ett fåtal intresserade entreprenörer.
• Förfrågningsunderlag omfattar inte några handlingar som innehåller känsliga uppgifter.
• Mindre omfattande upphandlingsdokument att räkna på.

2. Upphandlingsförfarande i två steg: 

• Om marknadsanalysen tyder på ett stort intresse från leverantörerna.
• Förfrågningsunderlag omfattar handlingar som innehåller känsliga uppgifter.
• Omfattande och komplext förfrågningsunderlaget att räkna på.
• Utvärderingsmodellen innehåller kvalitetsparametrar som innebär en viss arbetsinsats. från anbudsgivaren såsom exempelvis intervjuer, arbetsprov eller tid- och resursplanering.

Olika upphandlingsförfaranden

Det finns olika typer av entreprenadformer som tillämpas inom fastighetsområdet. De vanligaste är utförandeentreprenad och funktionsentreprenad. Ansvarsförhållandet påminner om det i byggentreprenader, men är anpassat till att arbetet sker i miljöer som är i drift.

Beställaren behöver bestämma vilken entreprenadform som ska gälla i upphandlingen. Beställaren formulerar sina krav och klargör vilket inflytande de vill att leverantören ska ha. Om leverantören ska kunna utnyttja sin erfarenhet och påverka utförandet kan funktionsentreprenad väljas. Kan beställaren beskriva och precisera hur arbetet ska utföras är utförandeentreprenad ett lämpligt val.

Vilken entreprenadform som ska väljas för upphandlingen, måste ställas utifrån

• projektets mål och förutsättningar
• beställarens erfarenhet av olika entreprenadformer
• tid och kompetens avseende förvaltning i stort
• ansvars- och riskfördelning parterna emellan
• marknadsförutsättningar.

Att välja ersättningsform är både ett affärsmässigt och ett strategiskt val. Val av ersättningsform eller former – det är inte ovanligt att flera kombineras – behöver vara väl genomtänkt. De medarbetare som internt kommer att arbeta med förvaltningen involveras med fördel i dessa diskussioner. Detta är särskilt värdefullt om beställaren vill ha med incitamentsmodeller i avtalet. 

Ersättningsmodellen styr formen för betalning till leverantören och behöver spegla entreprenadformen. Det är viktigt att det tydligt framgår i förfrågningsunderlaget hur ersättningen är kopplad till olika arbeten för att leverantören ska kunna planera sina arbeten och sätta pris på sitt anbud. 

På marknaden finns det flertal ersättningsmodeller:

Det är viktigt att beställaren i förfrågningsunderlaget får med alla förutsättningar och aktiviteter för entreprenadens genomförande. Vid upphandling av entreprenad kan förfrågningsunderlaget, beroende på arbetet, innehålla olika handlingar. 

Enligt LOU avses med upphandlingsdokument varje dokument som en upphandlande myndighet använder för att beskriva eller fastställa innehållet i en upphandling.

Begreppet upphandlingsdokument inkluderar annonser om upphandling, förhandsannonser, tekniska specifikationer, förslag till kontraktsvillkor och upplysningar om allmänt tillämpliga skyldigheter samt eventuella kompletterande dokument. Detta innebär att förfrågningsunderlag kan utgöra en del av upphandlingsdokumenten.

Förfrågningsunderlag används som ett begrepp enligt standardavtalen nedan.

Standardavtal används för tjänsteentreprenader inom fastighetsförvaltning. Exempel på områden där Aff-avtal används är:

• fastighetsförvaltning
• drift och underhåll av fastigheter
• drift och underhåll av utemiljö och infrastruktur
• städning
• arbetsplatsservice
• ekonomisk förvaltning
• säkerhetstjänster såsom bevakning
• verksamhetsnära tjänster såsom reception.

Kvalificeringskraven ska säkra att leverantören kan utföra uppdraget. Hur kraven formuleras kan påverka antalet anbud som lämnas och vilken typ av företag som lämnar anbud. Det är viktigt att kraven som ställs är anpassade till avtalet och den aktuella marknaden. Läs mer under Projektera.

Krav på leverantören och grund för uteslutning

Nu ska behoven formuleras tydligt för att ge alla leverantörer samma förutsättningar att lämna anbud. Uppdragsbeskrivningen ska innehålla strategi och styra mot mål och kvalitéer som ska vara möjliga att utvärdera. Vid oklarheter finns risk att anbuden inte kan jämföras eller att leveransen blir felaktig.

Uppdragsbeskrivning av tjänsteentreprenader handlar om leverans och kvalitet av utförande. 

I förfrågningsunderlaget är det viktigt att beställaren beskriver den egna organisationen och verksamheten, likväl som vision och strategi. Detta för att leverantören är den som möter kunden, som i sin tur värderar tjänst och bemötande.

För att leverantören ska kunna göra en bedömning behöver kärnverksamheten beskrivas. Även myndighets- eller lagkrav ska beskrivas, exempelvis krav på energideklaration på byggnader som används av allmänheten eller hyrs ut.

Uppdragsbeskrivningen ska innehålla omfattning och kvalitetsmål. Det måste också framgå om det är funktionskrav eller utförarkrav och vilken ersättningsform som gäller. 

Förfrågningsunderlaget enligt standardavtalen innefattar:

• upphandlingsföreskrifter ABFF
• Aff-definitioner
• avtalsvillkor
• beskrivning av tjänsterna och hur prestationen ska mätas
• gränsdragningslista
• objektbeskrivning.

Förfrågningsunderlag

Upphandling för fastighetsförvaltning - Aff Forum

Beställaren kan i avtalet föra in villkor för kunskaps- och erfarenhetsöverföring från befintlig entreprenör till en ny driftsentreprenör. Villkoret kan även omfatta tid och ersättning för överlämning.

De leverantörer som arbetar i ett förvaltningsuppdrag får med tiden god kännedom och erfarenhet av om hur byggnaderna fungerar. Det är värdefull kunskap att förmedla till eventuell ny driftorganisation. 

Den som bedriver byggverksamhet ska enligt lag föra en elektronisk personalliggare och anmäla varje byggarbetsplats till Skatteverket. 

Elektronisk personalliggare - Skatteverkets webbplats

För att en leverantör ska bilda sig en uppfattning om förutsättningarna för att utföra entreprenaden krävs det att leverantörerna besöker platsen där entreprenaden ska utföras. Om entreprenaden omfattar flera geografiskt spridda objekt de delas in i typobjekt inom respektive kategori. 

Visning av objekten förutsätter att beställaren har fastställt skicket på förvaltningsobjekten i en drift- och underhållsplan. Det finns olika metoder och system för att fastställa skick och underhållsstatus.

Om entreprenaden omfattar delar av beställarens arbetsuppgifter behöver även förvaltningens administrativa status kunna fastställas på ett mätbart sätt.

I de administrativa föreskrifterna anges vilken utvärderingsmodell och de tilldelningskriterier som tillämpas för att få fram det bästa anbudet. 

Tilldelningskriterier omfattar exempelvis:

• finansieringslösningar
• köpt tjänst och möjliga mervärden kopplade till dessa
• fastighetssystem, olika digitala system för teknisk och ekonomisk förvaltning 
• energioptimering
• genomförandebeskrivningar
• erfarenhet och nyckelpersoner.

När anbudstiden har gått ut är det dags att utvärdera de anbud som kommit in. Anbuden granskas mot de krav som ställts i förfrågningsunderlaget. Därefter sker en utvärdering av vilket anbud som bäst svarar mot tilldelningskriterierna.

Utforma och genomföra upphandlingen

Det är inte ovanligt att anbud, anbudsansökningar och andra handlingar från leverantörer är ofullständiga eller innehåller olika typer av felaktigheter. Beställaren får då tillåta eller begära att en leverantör rättar en felskrivning, felräkning eller något annat fel i en handling som leverantören lämnat in. Beställaren får också tillåta eller begära att en leverantör förtydligar eller kompletterar en sådan handling.

Tänk dock på att möjligheten att förtydliga och komplettera, som huvudregel, inte gäller om den nya uppgiften behövs för att anbudet ska uppfylla ett obligatoriskt krav.

Vid upphandlingar under tröskelvärdena får dialogen i en upphandling omfatta rättelser av fel samt förtydliganden och kompletteringar av anbudet eller andra handlingar som leverantören har lämnat in. Om myndigheten tillåter en leverantör att rätta, förtydliga eller komplettera ska övriga leverantörer ges motsvarande möjlighet. 

Rättelse, förtydligande och komplettering

Efter att anbuden är utvärderade är det dags att besluta vilken eller vilka anbudsgivare som ska tilldelas avtalet.

Tilldelningsbeslutet ska meddelas skriftligen till anbudssökandena och anbudsgivarna snarast möjligt. Det gäller även vid beslut om att göra om eller att avbryta upphandlingen.

När samtliga anbudsgivare har underrättats om beslut om tilldelning hävs den absoluta sekretessen.

Tilldelningsbeslut

Ibland kan det finnas behov av att avbryta en upphandling. Det är tillåtet om beställaren har sakliga skäl och följer de upphandlingsrättsliga principerna. 

Sakliga skäl för att avbryta en upphandling kan till exempel vara 

• bristande konkurrens
• oförutsedda händelser
• felaktigt utformad utvärderingsmodell
• ett alltför högt pris.

Det är upp till beställaren att styrka att det faktiskt föreligger sakliga skäl för att avbryta upphandlingen. 

Avbryta upphandling

Om potentiella leverantörer anser att beställaren har agerat felaktigt i samband med upphandlingen har de i vissa fall möjlighet att ansöka om överprövning och skadestånd i domstol. Utöver detta finns situationer där tillsynsmyndigheten Konkurrensverket måste eller kan besluta om att beställaren ska betala en så kallad upphandlingsskadeavgift.

Genom öppen och tydlig kommunikation kan beställaren förebygga missförstånd som exempelvis kan leda till onödiga överprövningar. 

Överprövning

Avbryta upphandling och skadestånd

Upphandlingsskadeavgift

Nu är det dags att avsluta upphandlingen, men innan avtal kan tecknas behöver avtalsspärren löpa ut. 

Efter att tilldelningsbeslutet skickats ut gäller en avtalsspärr på minst 10 dagar om tilldelningsbeslutet skickats elektroniskt. Under den tiden får ni inte ingå avtal. Först när avtalsspärren har gått ut kan ni teckna avtal med leverantören. 

Avtalsspärren gäller inte vid direktupphandling. Vad gäller avrop från vissa typer av ramavtal kan ni bestämma om ni vill tillämpa en avtalsspärr eller inte.

Avtalsspärr och ingå avtal

Under upphandlingen tillkommer ett antal dokument och handlingar. När hela upphandlingen är genomförd och avslutad är ni skyldiga att dokumentera och arkivera vissa av handlingarna. Olika regler gäller beroende på om

• upphandlingen är över eller under tröskelvärdet
• ni omfattas av arkivlagen eller inte.

Exempel på handlingar som ska arkiveras är anbudsansökningar och anbud, anbudsförteckningar, individuell rapport och liknande handlingar.

Arkivering och bevarande av handlingar

Upphandlingar både över och under tröskelvärdena ska efterannonseras. Huvudsyftet med efterannonsering av upphandlingar är att skapa insyn och transparens.

Genom efterannonsering samlas information om genomförda upphandlingar. Det ger också ett bättre underlag för statistik och vidareutveckling av de offentliga affärerna.

Efterannonsera

Efter att avtalsspärren gått ut kan kontrakt tecknas med leverantören. En kontraktsgenomgång bör hållas med leverantören innan etableringsfasen börjar. På mötet går man igenom kontraktshandlingarna för att undvika oklarheter.

Tiden för etablering är olika beroende på omfattning. Under etableringen genomför beställare och leverantör en statuskontroll, informerar slutanvändare och lär känna de objekt som ska förvaltas. En nära dialog ska etableras och uppföljningar planeras in.

När leverantören ska avsluta sitt arbete får ingen viktig information gå förlorad. Vid avslut av en entreprenad ska beställaren ta tillvara de erfarenheter och nyckeltal som entreprenaden gett under avtalsperioden så att de kan användas i den fortsatta driften.

• Samhällsplanering
• Byggidé
• Projektera
• Bygga
• Förvalta
• Riva och återvinna