Bygga

I förberedelserna planerar beställaren entreprenadupphandlingen. Det är i den här fasen beställaren kan påverka resultatet som mest. Framgångsrik strategisk planering behöver en väl genomarbetad aktivitets- och tidsplanering. God planering kommer att ha en stor betydelse för både projektets resultat men också för projektmedlemmarnas arbetsklimat. Planeringen kan med fördel utgå från ett dokument som kan benämnas Upphandlingsstrategi.

Vid planering av en byggentreprenad behövs kartläggning och analys av exempelvis:

• om projektet är i behov av säkerhetsskydd
• beroenden av politiska-, bygglov eller interna beslut 
• beroenden i tidsplan
• kända och okända faktorer i projektet
• hur stor delaktighet och möjlighet att påverka beställaren vill ha på det som ska byggas
• om det finns utrymme för nya lösningar och innovation i upphandlingen
• om det finns resurser internt eller behöver externa konsulter upphandlas
• projektets komplexitet.

Beställaren börjar med att kartlägga de kompetenser projektet behöver. Ett byggprojekt kräver att beställarorganisationen har tekniskt kunnande och förståelse för både inköps- och byggprocessen. Medverkande behöver ha kunskap om exempelvis olika roller i projektet, entreprenadformer och samverkansformer. Beroende på uppdragets komplexitet görs en bedömning av om det är lämpligt att använda befintliga ramavtal eller om separata upphandlingar ska genomföras. 

Vid större byggprojekt kan det vara lämpligt att även tillsätta en styrgrupp för att förankra beslut som projektgruppen kan arbeta efter. Det kan även finnas behov av särskild miljökompetens som är med i hela processen och i den övergripande styrningen. 

Projektgruppen kan också vid behov innehålla arbetsgrupper med fördjupning inom olika områden. Det är viktigt att tidigt säkra, avsätta och planera in resurser för att arbeta i dessa grupper. Om projektet exempelvis önskar genomföra leverantörsdialoger är det bra att tillsätta en särskild arbetsgrupp för detta. Ju mer tid som kan läggas i tidiga skeden desto bättre förutsättningar kommer projektet att få.

Arbetsgrupperna kan arbeta med exempelvis:

• hållbarhet
• leverantörsdialoger 
• logistik
• säkerhet.

För att ge projektet goda förutsättningar att uppnå satta mål är det viktigt att det finns kravställarkompetens att tillgå i projektet. Arbetet med framtagande av villkor behöver genomföras i nära samarbete mellan upphandlare och relevanta kravställarkompetenser. När det kommer till villkor inom områden såsom arbetsmiljö, miljö och säkerhet behöver sakkunnig kompentens bidra med att formulera krav och hur de ska följas upp. 

Arbetet med framtagande av villkor behöver genomföras i nära samarbete mellan upphandlare och relevanta kravställarkompetenser. Samtliga AMA-koder i AF-delen behöver gås igenom och stämmas av. Det är också viktigt att involvera de personer som både ska tillämpa kontraktet under entreprenadtiden och de personer som sedan ska förvalta kontraktet. 

Utifrån projektets förstudie och projekteringshandlingar tas en mer detaljerad upphandlingsstrategi fram. En upphandlingsstrategi ska ge en samlad bild av de parametrar som påverkar arbetet. En viktig del är att identifiera värden och kvalitetsaspekter och att dessa bibehålls.

Kartläggning och analysering ska resultera i ett beslut om vilken typ av entreprenad som ska upphandlas. Här krävs att beställaren känner till de olika entreprenadformerna och olika samarbetsformer. 

Exempel på vad en upphandlingsstrategi kan innehålla:

• projektmål
• arkitektoniska mål och visioner
• resultat av marknadsanalys
• projektgrupp – kompetenser
• behov av konsultstöd under fas Bygga
• resultat av riskanalys
• resultat av analyser för cirkulär ekonomi, exempelvis återvinna, återbruka och hantera avfall
• resultat av analyser för hållbar upphandling
• resultat av säkerhetsanalys
• val av upphandlingsförfarande
• val av upphandlingsform
• val av entreprenadform
• val av ersättningsform
• tids- och aktivitetsplan.

Resultaten av de olika analyserna styr val av upphandlingsform, om upphandlingen ska säkerhetsskyddas och vilka resurser och kompetenser projektgruppen behöver.

När entreprenadupphandlingen ska planeras behövs en tids- och aktivitetsplan sättas utifrån upphandlingens alla faser. En realistisk tidsplan ger en effektiv upphandling med hög kvalitet. 

Tidsplanen innefattar de aktiviteter som ska genomföras av projektgruppen före, under och efter upphandlingen. Kom ihåg att avsätta tid för bedömning av olika kreativa förslag och eventuella förhandlingar med anbudsgivare.

I lagen om offentlig upphandling (LOU) finns det tre typer av upphandlingar som gäller vid köp av varor, tjänster eller byggentreprenader genom tilldelning av kontrakt. 

Begreppet har en betydligt vidare tolkning än det vanliga begreppet byggentreprenad. I bilaga 1 och i CPV-förordningen finns det exempel på arbeten och verksamheter som klassas som byggentreprenader. 

Byggentreprenadkontrakt avses i LOU ett kontrakt som

• avser utförande, eller både projektering och utförande, av arbete som är hänförligt till en verksamhet som anges i bilaga 1
• avser utförande eller både projektering och utförande av ett byggnadsverk eller
• innebär att ett byggnadsverk realiseras enligt krav som ställs upp av en upphandlande myndighet som utövar ett avgörande inflytande över typen av byggnadsverk eller över projekteringen. 

Med byggnadsverk avses resultatet av ett bygg- och anläggningsarbete, om resultatet självständigt fyller en teknisk eller ekonomisk funktion. 

I bilaga 1 i LOU finns en förteckning över byggentreprenadkontrakt sorterade utefter CPV-koder. Vid annonsering är det viktigt att ha god kännedom om vilka CPV-koder som är aktuella vid upphandlingen. 

Bilagor LOU

Om entreprenadupphandlingen innefattar uppgifter som har behov av säkerhetsskydd med ett säkerhetsskyddsavtal behöver detta tas med tidigt i planeringen. Dokumentet säkerhetsskyddavtal utgör en del av förfrågningsunderlaget. 

Den upphandlande myndigheten ska skapa de organisatoriska förutsättningar som behövs så att personalen på inköps- och säkerhetsorganisationen ska kunna etablera ett samarbete inför en kommande säkerhetsskyddad upphandling.

Ta hänsyn till tidsåtgången för säkerhetsskyddsarbetet i planeringen av upphandlingen.

Utifrån genomförd säkerhetsanalys behöver beställaren identifiera om och när en konsult eller entreprenör kan komma i kontakt med säkerhetsklassificerade uppgifter. 

Säkerhetsskyddad upphandling

Säkerhetsskyddsanalys - Säpos webbplats

Det är viktigt att beställaren i förfrågningsunderlaget får med alla förutsättningar och aktiviteter för entreprenadens genomförande. Vid upphandling av entreprenad kan förfrågningsunderlaget, beroende på arbetenas art, innehålla olika handlingar. 

Enligt AB 04 och ABT 06 avses med förfrågningsunderlag det underlag som beställaren tillhandahåller för utarbetande av anbud.

Enligt LOU avses med upphandlingsdokument varje dokument som en upphandlande myndighet använder för att beskriva eller fastställa innehållet i en upphandling. Begreppet inkluderar annonser om upphandling, förhandsannonser, tekniska specifikationer, förslag till kontraktsvillkor och upplysningar om allmänt tillämpliga skyldigheter samt eventuella kompletterande dokument.

Detta innebär att förfrågningsunderlag kan utgöra en del av upphandlingsdokumenten. Förfrågningsunderlag används som ett begrepp enligt standardavtalen nedan.

Vid utformning av förfrågningsunderlaget är det lämpligt att utgå från branschdokumenten. Vad som gäller vid entreprenader regleras i standardbestämmelser. I byggbranschen används standardavtal för i princip alla byggtekniska konsulter och entreprenadupphandlingar utvecklade av Byggandets Kontraktskommitté, BKK. Standardavtalen beskriver handelsbruk i entreprenadbranscher och reglerar parternas rättigheter och skyldigheter. 

Vilken entreprenadform projektet har valt avgör vilket standardavtal som ska tillämpas. Vid utförandeentreprenader används Allmänna bestämmelser för byggnads-, anläggnings- och installationsentreprenader (AB 04). Vid totalentreprenader används Allmänna bestämmelser för totalentreprenader avseende byggnads-, anläggnings- och installationsarbeten (ABT 06). 

Den del av förfrågningsunderlaget som innehåller såväl administrativa som kommersiella villkor kallas administrativa föreskrifter (AF). AF-delen upprättas utifrån i projektets entreprenadform, AB 04 eller ABT 06. AF-delen struktureras och ansluter till Administrativa föreskrifter med råd och anvisningar för byggnads-, anläggnings- och installationsentreprenader, AMA AF 12.

Allmän material- och arbetsbeskrivning (AMA) är en serie referensböcker som ges ut av Svensk Byggtjänst. Referensmaterialet innehåller bland annat färdiga mallar för olika typer av beskrivningar med krav på material, utförande och resultat för arbeten i en byggprocess. Dessa betraktas av branschen som god praxis, accepterad kvalitet, beprövad teknik och fackmässigt utförande. De koder i AMA AF 12 som åberopas arbetas in i de administrativa föreskrifterna.

AMA AF 12:s koder och rubriker tillämpas i en hierarkisk struktur enligt den så kallade pyramidregeln.

AMA – Svensk Byggtjänsts webbplats

De administrativa föreskrifterna, vanligen benämnd ”AF-delen”, är del av förfrågningsunderlaget. I AF ska de behov och önskemål som identifierats formuleras till krav. Kraven ska styra mot projektmålen och en lämplig utvärderingsmodell ska tas fram.

AMA AF 12 delar in AF-delen i fyra delar: 

• AFA. Allmän orientering 
• AFB. Upphandlingsföreskrifter 
• AFC./AFD. Entreprenadföreskrifter
• AFG. Allmänna arbeten och hjälpmedel.

Upphandlingsföreskrifterna innehåller villkor avseende upphandlingsform, upphandlingsförfarande, uppdragsform, kvalificeringskrav, grund för utvärdering, lämnande av anbud med mera. 

Det är viktigt att skilja mellan upphandlingsförfarande och upphandlingsform. Med upphandlingsform avses exempelvis delad entreprenad, generalentreprenad eller samordnad generalentreprenad. Upphandlingsförfarande enligt LOU avser olika sätt som en upphandling kan genomföras på.

Vid upphandling över tröskelvärdena finns fastställda förfaranden, såsom öppet förfarande som görs i ett steg, och selektivt förfarande eller förhandlat förfarande som görs i två steg. Vid upphandling under tröskelvärdena är den upphandlande myndigheten i stället fri att själv utforma varje upphandling, men ska i upphandlingsdokumenten beskriva hur upphandlingen kommer att gå till.

Val av upphandlingsförfarande är ett strategiskt val. Valet av förfarande styrs bland annat av kontraktets värde, i hur många steg som upphandlingen ska genomföras, vilka tidsfrister som gäller och om organisationen vill förhandla med anbudsgivarna eller inte.

Välja upphandlingsförfarande

För att välja upphandlingsförfarande ska upphandlingens tröskelvärde beräknas. Ett tröskelvärde är det belopp som avgör om en upphandling ska genomföras enligt de direktivstyrda reglerna eller de nationella reglerna i LOU. 

Beräkna värdet på upphandlingen

Parametrar som kan styra förfarande som genomförs i ett eller två steg ska väljas:

Upphandling i ett steg

• Marknadsanalysen visar att det är ett fåtal intresserade entreprenörer.
• Förfrågningsunderlaget omfattar inte handlingar med säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter.
• Mindre omfattande och komplexa förfrågningsunderlaget för anbudsgivaren att räkna på. 

Upphandling i två steg

• Marknadsanalysen tyder på stort intresse för upphandlingen.
• Förfrågningsunderlaget innehåller säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter.
• Omfattande och komplext upphandlingsdokument för anbudsgivarna att räkna på.
• Utvärderingsmodellen innebär krav på en insats från anbudsgivaren såsom exempelvis intervju, arbetsprov eller tid- och resursplanering.

Väljs ett förfarande med förhandlingsmöjlighet är det viktigt att skapa rutiner som säkerställer att förhandlingen sker enligt principerna för upphandling. Förhandlingen ska då dokumenteras, upphandlingssekretessen bevaras och alla anbudsgivare ska behandlas lika.

Förhandling

Innovation i upphandling

Även förekomsten av ett säkerhetsskyddsavtal kan styra val av upphandlingsförfarande. Tidpunkten för när entreprenören kommer att ta del av säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter styr ifall ett upphandlingsförfarande som genomförs i ett eller två steg kan väljas: 

Entreprenör behöver få ta del av säkerhetsklassificerade uppgifter i exempelvis ritningar eller andra handlingar för att kunna lämna anbud. Säkerhetsprövning och tecknande av säkerhetsskyddsavtal sker som en del av kvalificeringen.

Om det är först när avtalet ska realiseras som entreprenör behöver ta del av säkerhetsklassificerade uppgifter sker säkerhetsprövning och tecknande av säkerhetsskyddsavtal efter tilldelningsbeslut. 

Om det är först under realiseringen av kontraktet som entreprenör kommer att få ta del av säkerhetsklassificerade uppgifter.

Säkerhetsskyddad upphandling

Säkerhetsskydd - Säpos webbplats

Med upphandlingsform avses avtalskonstruktionen för entreprenaden. Här kan nämnas generalentreprenad, samordnad generalentreprenad, delad entreprenad, mycket delad entreprenad och samverkansformer som exempelvis partnering. Upphandlingsform beskriver även hur ingående entreprenörer ska samverka med varandra och vem som ansvarar för exempelvis samordning. 

Vid generalentreprenad är det ett renodlat avtalsförhållande mellan beställaren och den upphandlade generalentreprenören. Generalentreprenören ska själv upphandla eventuella underentreprenörer: 

Vid samordnad generalentreprenad upphandlar beställaren både en generalentreprenör och separata entreprenörer för olika slags arbeten. Efter avslutade upphandlingar övertar generalentreprenören de separat upphandlade kontrakten.

Beställaren kan själv ansvara för samordningen. Detta gäller även vid mycket delad entreprenad och där kan beställaren även utse en av entreprenörerna att anta generalentreprenörsrollen och ansvara för samordningen.

Vid mycket delad entreprenad upphandlar beställaren de i entreprenaden ingående arbetena separat:

Att välja den ena eller andra upphandlingsformen kan grunda sig på flera bedömningsgrunder:

• Vill beställaren ställa specifika kvalificeringskrav eller kontraktsvillkor på ett visst entreprenörsslag, exempelvis finsnickeri?
• Vill beställaren konkurrensutsätta ingående delar i byggprojektet?
• Vill beställaren hantera och administrera flera avtalsparter?
• Hur känslig är den tidsplanen för eventuella överprövningar?
• Vill beställaren själv ha eller delegera samordningsansvar?

Samverkan, eller partnering, är inte en entreprenadform utan en metod för byggherre, projektörer och entreprenör att samverka inom ett projekt. För entreprenader är det avtalsfrihet. I en entreprenad är det därmed möjligt att avtala hur beställarens och entreprenörens organisation ska struktureras och samverka i ett projekt. Tanken med samverkan är att skapa ett smidigt samarbete. 

Samverkansentreprenader är vanliga om det finns många okända faktorer eller om projektet är komplext. Det finns flera aktiviteter och verktyg för att deltagarna ska lära känna varandra, skapa samsyn kring projektet samt gynna kommunikation och kunskapsutbyte. 

Redan under fasen Byggidé behöver beställaren välja entreprenadform. Att välja den ena eller andra entreprenadformen kan grunda sig på flera bedömningsgrunder. Valet får bland annat betydelse för beställarens möjlighet att styra under projektering. Även hur många upphandlingar som kommer att genomföras påverkar i sin tur tidsplanen. Det är ett strategiskt val som behöver utgå från omständigheterna i det enskilda projektet och hur den upphandlande myndigheten är organiserad.

Entreprenadformen avgör vem av beställaren och entreprenören som svarar för projekteringen och ändamålsenligheten i de tekniska lösningar som väljs. Det finns två huvudtyper av entreprenadformer i Sverige: utförandeentreprenad och totalentreprenad. Vid upphandling av entreprenad tillämpas standardavtalen Allmänna bestämmelser för byggnads-, anläggnings- och installationsentreprenad (AB 04) och Allmänna bestämmelser för totalentreprenad avseende byggnads-, anläggnings- och installationsarbeten (ABT 06).

I praktiken är det ovanligt att totalentreprenaden är helt renodlad. Ofta är ingående handlingar i entreprenaden delvis projekterade då en totalentreprenör blir upphandlad. Denna form kallas för styrd totalentreprenad och kan vara mer eller mindre styrd beroende på hur långt projekteringen har genomförts.

Utförandeentreprenad är en form där beställaren svarar för projektering och entreprenören svarar för utförande (AB 04). Det här innebär att, för det fall inte beställaren har kompetens internt, projekterande konsulter behöver upphandlas. När projekteringen är klar upphandlar beställaren en entreprenör som sedan genomför arbetena i form av en utförandeentreprenad. 

Väljer beställaren utförandeentreprenad kommer denne att ha kontrakt med både projekteringskonsulter och byggentreprenör. Har beställaren önskemål om att i hög grad styra och kontrollera projekteringen kan detta vara en lämplig entreprenadform. Eftersom byggentreprenörens erfarenhet och kunskap inte tas tillvara i projekteringsfasen är det viktigt att projekteringshandlingarna är fackmannamässigt och omsorgsfullt framtagna. Här ställs det krav på att den upphandlande myndigheten har god beställarkompetens vad gäller upphandling av både tekniska konsulter och byggentreprenad. 

En totalentreprenad innebär att entreprenören utför både projektering och genomför byggentreprenadarbetena. Beställaren beskriver i förfrågningsunderlaget objektets användbarhet eller egenskaper i form av funktionskrav (ABT 06).

I stället för att beställaren har beskrivit vad som ska uppföras anger beställaren hur byggnaden ska användas eller vilka egenskaper byggnaden ska ha. Entreprenörens åtagande omfattar således både projektering och utförande av entreprenaden. 

Det är entreprenören som har projekteringsansvaret och ingår egna avtal med konsulter. Byggföretaget hat ett helhetsansvar för projektet och gentemot sin beställare medan underentreprenörer har totalentreprenören som sin beställare.

Väljer beställaren totalentreprenad kommer denne att ha ett kontrakt med en byggentreprenör. Har beställaren möjlighet att ställa funktionskrav i stället för detaljerade tekniska krav kan detta vara en lämplig entreprenadform. Vid totalentreprenad kan entreprenörens erfarenhet och kunskap från entreprenadarbeten tas till vara i projekteringen.

I en renodlad totalentreprenad ställer beställaren funktionskrav, till exempel rörande energi- eller klimatprestanda. För att använda entreprenörens kunskap om effektiva och innovativa lösningar är det viktigt att det utöver funktionskraven inte finns för många tekniska specifikationer som begränsar flexibiliteten att välja hållbara lösningar.

Entreprenören bör få omfattande information för att förstå beställarens ambitionsnivå för hållbarhet. En bra dialog minskar risken för förekomsten av missförstånd och kostsamma ÄTA-arbeten, ändrings-, tilläggs- eller avgående arbeten. 

Vid totalentreprenad är det viktigt att hållbarhetsprogrammet är tydligt avseende hållbarhetskrav, hur varje aktör ska arbeta, hur och när klimatkraven ska följas upp, vilka avvikelser som kan accepteras samt vilka konsekvenserna blir om dokumentation saknas eller kraven inte uppfylls.

Om klimatmålen ska nås behöver offentliga beställare i högre utsträckning köpa innovativa och klimatsmarta lösningar. Det behövs också en effektivisering av byggprocessen genom att använda fler digitala lösningar. Om dessa lösningar inte redan finns på marknaden måste nya utvecklas och det kan göras med hjälp av innovationsupphandling. 

Innovationsupphandling kan användas när en beställare har ett behov som inte kan lösas av marknaden, utan där det krävs utveckling och forskning för att ta fram en ny vara eller tjänst. Det kan också handla om behov som delvis kan mötas av marknaden, men där beställare och leverantörer har idéer om förbättringar som kan leda till nya lösningar.

Innovationsupphandling är inte en särskild metod utan snarare ett sätt att främja utveckling i offentlig upphandling. 

Innovation i upphandling

Lärande exempel – Hoppets förskola, ett fossilfritt innovationsprojekt

Lärande exempel – Innovativ upphandling gav smarta energilösningar i aktivitetshus

I förfrågningsunderlaget ska beställaren ange ersättningsform för entreprenadarbetena. Beställarna vill ha förutsägbarhet och entreprenörerna vill ha kalkylerbarhet. Det finns möjlighet att blanda ersättningsformer, exempelvis fast pris med en del som ersätts på löpande ersättning. 

Faktorer som kan påverka val av ersättningsform:

• hur bråttom det är
• hur väl beställaren kan precisera entreprenadarbetena
• om det är ett enkelt eller komplicerat uppdrag
• om det finns inslag av innovation
• om det är en äldre byggnad med dolda utrymmen som inte har kunnat beskrivas.

Ersättningsmodeller BKK (pdf)

Standardavtalen AB 04 och ABT 06 ger entreprenören rätt till ersättning för Ändrings-, Tilläggs- eller Avgående arbeten, så kallade ÄTA och vid tidsförlängning i vissa fall. Ett ÄTA-arbete inom ett område kan leda till att andra närliggande teknikområden påverkas. Exempelvis kan nya beräkningar för klimat- eller energiprestanda behöva göras om vid större förändringar. Andra områden som kan påverkas är konstruktion och säkerhet. 

ÄTA regleras genom avtalade á-priser och annars tillämpas självkostnadsprincipen. För att få en god kostnadskontroll kan beställaren begära in á-priser för olika yrkeskategorier men även för material och arbetsmoment om man kan precisera det. Á-priser kan utgöra en del i utvärderingen. Exempelvis kan modellen innehålla uppskattade fiktiva timmar för vissa yrkeskategorier som sedan multipliceras med anbudsgivarens offererade timpriser. Läs mer om á-priser under Löpande räkning. 

Det finns två typer av ÄTA-arbeten:

• Likställda ÄTA-arbeten – förutsättningarna för arbetena har under entreprenadens gång förändrats från tidpunkten då anbud lämnades. 
• Föreskrivna ÄTA-arbeten – arbeten som skriftligen ska beställas av beställaren. Entreprenören är, om inte annat följer av författning, berättigad och skyldig att under entreprenadtiden utföra sådana ÄTA-arbeten som föreskrivs av beställaren.

Vid entreprenadupphandlingar är det viktigt att hålla isär olika kostnadsbegrepp så att de inte används på ett felaktigt sätt:

Avser summan som anbudsgivaren lämnar i sitt anbud. Beroende på utvärderingsmodell kan flera olika ersättningar ingå, såväl uppskattade som verkliga. Exempelvis kan en modell innehålla en del som avser ett fast pris och en del med uppskattade timpriser. 

Är den ersättning som anges i kontraktet vid fast pris.

Avser ersättningen för utförd entreprenad, det vill säga kontraktssumman med justeringar för tillägg och avdrag. Kan vara bra att efterfråga i samband med referensuppdrag.

Vid upphandling av entreprenad kan beställaren ha behov av särskilt identifierade kompetenser eller roller som fyller en nyckelfunktion för uppdragets genomförande. Det är av stor vikt att de krav som ställs på dessa nyckelpersoner eller roller tydligt är att sortera in som kvalificeringskrav eller tilldelningskriterier. 

I offentlig upphandling ingår leverantörskvalificering och anbudsutvärdering som två skilda moment. Det är av stor vikt att dessa två faser inte blandas ihop utan att de på ett tydligt sätt hålls isär. Ett kvalificeringskrav ska säkerställa att leverantören kan fullgöra kontraktet. Ett tilldelningskriterium ska fastställa kvalitet och behöver ha anknytning till upphandlingsföremålet, det vill säga den vara, tjänst eller byggentreprenad som upphandlas. 

Vid upphandling över tröskelvärdena finns det både obligatoriska och frivilliga grunder för uteslutning av entreprenör. De obligatoriska uteslutningsgrunderna handlar om brott som gör att en leverantör utesluts från upphandlingen. De frivilliga uteslutningsgrunderna kan användas för situationer där beställaren får, men inte måste, utesluta en entreprenör.

Vid upphandling under tröskelvärdena får en leverantör uteslutas i enlighet med vad som föreskrivs över tröskelvärdena, men det finns ingen skyldighet att göra detta. En leverantör får också uteslutas om den på andra grunder som anges i upphandlingsdokumenten är olämplig att delta i upphandlingen.

Beroende på vad som ska upphandlas kan beställaren även ställa krav på entreprenören genom en kvalificering. Kvalificeringskrav ska säkerställa att anbudsgivaren har den tekniska och yrkesmässiga kapaciteten att utföra kontraktet. Krav får innebära att anbudsgivaren ska ha nödvändiga personalresurser och tekniska resurser samt ha den erfarenhet som behövs för att kontraktet ska fullgöras enligt önskad kvalitet. 

Kvalificeringskrav är frivilliga att ställa och får vid upphandling över tröskelvärden avse 

Kan exempelvis vara att entreprenören är registrerad i ett aktiebolags-, handels- eller föreningsregister eller annat register där leverantörens verksamhet är etablerad.

Exempelvis att entreprenören ska ha en viss minsta årsomsättning eller en lämplig ansvarsförsäkring. Krav på omsättning kan vara relevant beroende på uppdragets storlek. För mindre uppdrag med en mindre och kanske nischad marknad kan omsättningskrav riskera att utesluta mindre entreprenörer, till exempel dekormåleri och tapetserare.

Kan exempelvis vara att entreprenören ska ha en viss minsta årsomsättning eller en lämplig ansvarsförsäkring. Krav på omsättning kan vara relevant beroende på uppdragets storlek. För mindre uppdrag med en mindre och kanske nischad marknad kan omsättningskrav riskera att utesluta mindre leverantörer.

Kan exempelvis vara en redovisning över de referensuppdrag som har genomförts under de senaste fem åren av entreprenör eller krav på viss kompetens för viss roll. Bevis kan utgöras av förteckningar, rollbeskrivningar eller i konkreta krav på individ i form av CV.

Vid krav på referensuppdrag behöver beställaren överväga hur många års erfarenhet som är relevant att efterfråga och hur nära i tiden som anbudsgivaren ska ha arbetat med liknande uppdrag.

En anbudsgivare har ofta möjlighet att lämna in en så kallad egenförsäkran (ESPD) för att preliminärt intyga att det inte finns någon grund för uteslutning och att entreprenören uppfyller kvalificeringskraven. 

Vid upphandling under tröskelvärdena gäller i stället att den upphandlande myndigheten ska ange i upphandlingsdokumenten vilka krav som en anbudssökande eller anbudsgivare ska uppfylla för att få delta i upphandlingen.

Kvalificering och uteslutningsgrunder

Beroende på entreprenadens karaktär, komplexitet och innehåll, varierar behovet av högspecialiserade yrkesroller. Som beställare behöver dessa roller, som kan han en avgörande påverkan på resultatet, identifieras. Det finns olika sätt för beställaren att ställa krav på för att få entreprenören att i sitt anbud offerera önskad kompetens. Se till att noggrant utforma och särskilja kvalificeringskrav och tilldelningskriterier. 

Roller som bedöms ha en avgörande påverkan för uppdragets genomförande, nyckelpersoner, kan vara: 

• arbetsledare eller uppdragsansvarig
• energi- och miljöansvarig eller hållbarhetssamordnare
• inköpsansvarig
• områdesspecifika kompetenser
• platschef
• produktionschef
• projektchef
• projektingenjör.

En upphandlande myndighet ska vid upphandling över tröskelvärdena tilldela den anbudsgivare ett kontrakt vars anbud är det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Vilket anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet ska utvärderas på någon av följande tre grunder: 

• bästa förhållande mellan pris och kvalitet
• kostnad
• pris.

Vid upphandling under tröskelvärdena gäller att den upphandlande myndigheten i upphandlingsdokumenten ska ange vilka tilldelningskriterier som ska användas och deras viktning eller prioritetsordning.

Grund för utvärdering och tilldelningskriterier

Om någon av de två första väljs ska tilldelningskriterierna viktas inbördes mellan varandra.

I de administrativa föreskrifterna ska det anges vilken utvärderingsgrund och vilka tilldelningskriterier som kommer användas för att identifiera det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Det behöver vara tydligt för entreprenörerna redan när de läser förfrågningsunderlaget hur deras anbud kommer att utvärderas. 

Arbetet med att utforma tilldelningskriterier görs i samarbete inom projektgruppen, exempelvis upphandlare, projektledare, projekteringsledare och relevanta specialister. Specialistkunskap kommer senare väl till pass när det är dags att utvärdera anbuden. 

Exempel på tilldelningskriterier:

• arbetsprov
• erfarenhet nyckelpersoner 
• genomförandebeskrivningar
• referenser genom omdömen eller vitsord 
• resurs- och tidsplan
• riskanalys av komplexa moment.

Förslag på tilldelningskriterier baserat på klimatberäkning har tagits fram inom projektet Klimatkrav till rimlig kostnad

För ett mindre komplex entreprenad med ett gediget förfrågningsunderlag och tydliga krav kan utvärdering på pris vara fullt tillräckligt. 

För ett mer komplex entreprenad där entreprenörens kunskap och erfarenhet har stor betydelse, kan bästa förhållandet mellan pris och kvalitet vara lämpligt. Det är inte uppdragets ekonomiska storlek som avgör komplexiteten, ett mindre uppdrag kan vara nog så komplext.

Entreprenadföreskrifterna innehåller villkor som reglerar uppdragets omfattning och villkor för arbetenas genomförande. 

Även om många frågor omhändertas i och med att standardavtalen AB 04 eller ABT 06 tillämpas behöver varje kontrakt anpassas utifrån förutsättningarna i just ert projekt. I den del i AF som benämns entreprenadföreskrifter får beställaren möjlighet till projektanpassade villkor. 

Arbetet med framtagande av villkor behöver genomföras i nära samarbete mellan upphandlare och relevanta kravställarkompetenser. Samtliga AMA-koder i AF-delen behöver gås igenom och stämmas av. Det är också viktigt att involvera de personer som både ska tillämpa kontraktet under entreprenadtiden och de personer som sedan ska förvalta kontraktet.

Projektanpassade villkor kan exempelvis vara: 

• Vilka arbetstider gäller? 
• Vilka tider får högljudda arbeten såsom håltagning ske? 
• När ska kontraktsarbetena vara klara?
• Vem är ombud?
• Är det någon roll som behöver en särskild behörighet att fatta ekonomiska beslut?
• Var ska byggmöten hållas och med vilken frekvens?
• Ska ekonomimöten vara separata?
• Genomgång av arbetsplatsdisposition, APD, – hur ska logistiken fungera – var ska material förvaras?
• Behöver entreprenadområdet skyddas? 
• Hur ska vitesvillkor utformas? 
• Behöver förutsättningarna för hävning regleras? 
• Vem ansvarar för personalliggare?

Den som bedriver byggverksamhet ska enligt lag föra en elektronisk personalliggare och anmäla varje byggarbetsplats till Skatteverket. 

Personalliggare i byggbranschen - Skatteverkets webbplats

Det är dags att omvandla projekteringens mål och visioner till krav i förfrågningsunderlaget och i samband med det uppdatera säkerhetsanalysen. Kontrollera att analysen är uppdaterad om förutsättningar eller risker har förändrats. Säkerhetsskyddsarbetet behöver vara aktivt under hela inköps- och byggprocessen.

Analysen är ett viktigt verktyg för entreprenadens anpassade avtalsvillkor. 

Exempel på villkor som kan behöva regleras:

• Vilka individer kommer att komma i kontakt med säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter?
• Hur ska handlingar förvaras?
• Hur ska handlingar och uppgifter kommuniceras inom projektgruppen? 
• Vilka handlingar kan var för sig eller tillsammans med andra innehålla säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter?
• Får vanlig arbetsmejl användas?
• Vem är den interna kontaktpersonen som arbetar med säkerhetsskydd?
• Hur ska arbetet med säkerhet följas upp?

Genom att ställa krav på god arbetsmiljö har beställaren en stor möjlighet att minska arbetsskador och ohälsa. Kraven kan vara att anbudsgivaren ska bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete. Det är viktigt att beställaren har säkerställt att kravställarkompetens inom området finns att tillgå i projektet. 

Det är också viktigt att villkor om uppföljning kopplas till kraven. Beställaren bör ha en tydlig plan för hur uppföljningsarbetet ska genomföras. Som kontraktsvillkor kan beställaren exempelvis föreskriva att entreprenören under kontraktstiden ska medverka i möten för att följa upp arbetsmiljöarbetet.

Byggarbetsplatsen är levande och förändras ständigt. Många olika arbeten pågår samtidigt av olika aktörer. Det krävs en god planering där alla som är med i processen, det vill säga byggherrar, arkitekter, projektörer, och byggarbetsmiljösamordnare tar sitt ansvar för arbetsmiljön. 

Håll nollan är ett branschinitiativ för att uppnå en olycksfri arbetsplats. Initiativet har tagits av entreprenörer, byggherrar inom privat och offentlig sektor samt föreningen Byggherrarna. 

Noll olyckor i byggbranschen - webbplats Håll nollan

Det finns möjlighet att ställa krav i upphandling för att främja social hållbarhet eller nå politiska eller samfälliga mål som bidrar till en hållbar samhällsbyggnad. En del av Upphandlingsmyndighetens arbete kan kopplas till social hållbarhet i fysisk planering och stadsutveckling. 

Social hållbarhet

Genom krav i byggupphandling kan jämställdhetsarbetet stärkas. För att de varor, tjänster och byggentreprenader som upphandlas ska svara mot både kvinnors och mäns behov krävs ett systematiskt jämställdhetsarbete som omfattar hela inköpsprocessen. Offentliga beställare kan bidra till jämställdhet genom att i upphandling ställa jämställdhetskrav på leverantörer, varor, tjänster och byggentreprenader.

Upphandling för jämställdhet

Vid fysisk planering och stadsutveckling är det viktigt att ta hänsyn till människors olika förutsättningar så att samhället blir tillgängligt för alla. Alla ska i största möjliga utsträckning kunna använda miljöer och produkter utan behov av specialanpassning. 

Enligt upphandlingslagarna är beställaren i vissa fall skyldig att ställa krav på tillgänglighet. Det är viktigt att i ett tidigt skede av inköpsprocessen använda sig av principen om universell utformning, det vill säga att tänka strategiskt för att säkerställa att det som köps in kan användas av så många som möjligt och inte utesluter användare. 

Tillgänglighet och samtliga användares behov

Sysselsättningskrav i offentlig upphandling innebär att beställaren ställer krav på att den vinnande entreprenören under kontraktstiden ska erbjuda anställning, utbildning, praktik- eller traineeplatser till personer som har svårt att komma in på arbetsmarknaden.

Upphandling med mål att öka sysselsättningen

Om det vid upphandling över tröskelvärdena finns risk för oskäliga arbetsvillkor är upphandlande myndigheter skyldiga att ställa arbetsrättsliga villkor. Syftet är att säkerställa sunda arbetsvillkor för arbetare som utför offentliga kontrakt.

Om arbetet utförs i Sverige, där svensk rätt tillämpas, ska de arbetsrättsliga villkoren avse lön, semester och arbetstid enligt ett centralt kollektivavtal. I många fall kommer varor och tjänster från underleverantörer i länder där det finns betydande hållbarhetsrisker. Då ska villkoren fastställas enligt den internationella arbetsorganisationens, ILO, kärnkonventioner om grundläggande rättigheter i arbetslivet. 

Den som bedriver byggverksamhet ska enligt lag föra en elektronisk personalliggare och anmäla varje byggarbetsplats till Skatteverket. 

Personalliggare i byggbranschen - Skatteverkets webbplats

Arbetsrättsliga villkor enligt kollektivavtal

Arbetsrättsliga villkor enligt ILO:s kärnkonventioner och hållbara leveranskedjor

Beroende av uppdrag och entreprenadform består förfrågningsunderlaget av olika dokument. Beställare kan använda sig av olika benämningar på dokumenten. 

Vid upphandling av en utförandeentreprenad ingår färdiga projekteringshandlingar i förfrågningsunderlaget. Projekteringshandlingarna kan ha färdigställts med hjälp tidigare upphandlat konsultstöd.

Vid upphandling av en totalentreprenad kan utredningar, skisser med mera ingå i förfrågningsunderlaget. I den här entreprenadformen är tanken att entreprenörens projektörer ska färdigställa projekteringshandlingarna.

Exempel på beskrivningar, ritningar och övriga handlingar vid entreprenadupphandling är:

• arbetsmiljöplan 
• arkitektur policy
• beskrivningar
• CAD-anvisningar
• hållbarhetspolicy
• miljöplan
• ritningar
• systemhandlingar
• tillgänglighetsanalys
• utredningar inom olika områden.

Arbetsmiljöplanen ska inkluderas som en del av förfrågningsunderlaget vid annonsering av upphandlingen och tas fram under planeringsskedet. Detta gäller oavsett entreprenadform, utförande- eller totalentreprenad.

För att upprätthålla en säker arbetsmiljö och undvika att skapa risker måste en samordning ske mellan de olika aktörerna och deras arbeten. Enligt arbetsmiljölagen ska byggherren utse en lämplig byggarbetsmiljösamordnare för planering och projektering av projektet, BAS-P och för utförande, BAS-U. 

En arbetsmiljöplan identifierar om entreprenadarbetena kan innehålla riskabla moment, som exempelvis arbete med risk för fall, ras vid schaktning, arbete med tunga byggelement, rivning av bärande konstruktioner eller hälsofarliga material.

Arbetsmiljöplanen ger också information om risker som kan vara kostnadsdrivande och vilka krav som kommer att ställas på särskilda resurser. Det kan vara såväl maskiner som kompetens. 

Om beställaren inte har intern kompetens avseende BAS-P ska denna kompetens upphandlas. Det är av största vikt att arbetsmiljöplanen tas fram för det enskilda projektet och att beställaren inte kopierar från tidigare projekt.

Byggarbetsmiljösamordnare under planering och projektering, BAS-P, har i uppdrag att säkerställa en säker arbetsmiljö på byggarbetsplatsen. Denne granskar projektörernas ritningar och andra tekniska beskrivningar och utifrån byggprojektets arbetsmiljöplan och inkluderar hur verksamheten ska bedrivas så att olika arbeten inte skapar risker för varandra.

Arbetsmiljöplan - Arbetsgivarverkets webbplats

Upphandlingsmyndigheten utvecklar och förvaltar hållbarhetskriterier som beaktar miljö- och sociala hänsyn i offentliga upphandlingar. Kriterierna består av färdigformulerade krav med tillhörande information. Kriterierna kan användas som stöd för att formulera kontraktsvillkor eller kvalificeringskrav avseende exempelvis arbetsrättsliga villkor men också för framtagande av tekniska specifikationer. 

Det finns kriterier för olika typer av byggnader, anpassade till om det är nybyggnad eller ombyggnad som projektet handlar om: flerbostadshus, lokaler, förskolor, skolor samt för bad- och simanläggningar och utomhusanläggningar.

Det finns även krav på kompetens och resurser samt krav på handlingsplan för arbetet med att minska klimatpåverkan av byggnaderna. 

I kriteriedatabasen finns kriterier anpassade för när i byggprocessen som konsult eller byggentreprenör ska upphandlas men alla kriterier finns inte för samtliga skeden: 

• programskede
• projektering
• totalentreprenad
• utförandeentreprenad.

Kriterierna kan väljas utifrån ambitionsnivå:

• bas 
• avancerad
• spjutspets.

Använd upphandlingsmyndighetens kriterietjänst

Det är viktigt att projektörer tidigt informeras om den upphandlingsrättsliga aspekten av att föreskriva exempelvis produktnamn eller varumärken i tekniska specifikationer. Här är ett tydligt exempel på vikten av tidigt samarbete mellan upphandlare och projektledare samt eventuell projekteringsledare.

Huvudregeln vid upphandling över tröskelvärdena säger att, om det leder till att vissa leverantörer gynnas eller missgynnas, får de tekniska specifikationerna inte innehålla hänvisningar till

• ett fabrikat, ett ursprung eller framställningssätt som karakteriserar varor eller tjänster som tillhandahålls av en viss leverantör
• varumärke, patent eller typ
• ursprung
• tillverkning.

Som undantag gäller att hänvisning får förekomma om två förutsättningar är uppfyllda; det kan motiveras av det som ska upphandlas eller det annars inte är möjligt att beskriva det som ska upphandlas tillräckligt tydligt. En sådan hänvisning ska följas av orden ”eller likvärdigt”. 

Bestämmelsen grundar sig i de upphandlingsrättsliga principerna om likabehandling och icke-diskriminering. Avsaknaden av orden ”eller likvärdigt” efter ett produktnamn kan få konsekvensen att en anbudsgivare avstår från att lämna anbud. Vad som avses med ”eller likvärdigt” är inte helt självklart men undantagsbestämmelsen bör tillämpas restriktivt. Samma utgångspunkt bör tillämpas även vid upphandling under tröskelvärdena.

När upphandlingsdokumenten är färdiga är det dags att annonsera upphandlingen så att leverantörer får vetskap om upphandlingen och kan lämna anbud. Alla upphandlingar som inte är direkt-upphandlingar ska annonseras i en registrerad annonsdatabas. Om upphandlingens värde överstiger tröskelvärdet ska ni även annonsera i EU:s gemensamma annonsdatabas TED (Tenders Electronic Daily).

Annonsera upphandlingen

I upphandlingslagstiftningen finns olika tidsfrister för leverantörer att komma in med ansökningar och anbud. Dessa är så kallade minimifrister och anger de kortast tillåtna tidsfristerna som ni kan använda när ni annonserar en upphandling. Tidsfristerna skiljer sig åt mellan olika förfaranden och de olika upphandlingslagarna.

Vid upphandling under tröskelvärdena gäller i stället att tidsfristen för att ge in anbudsansökningar eller anbud i en upphandling ska vara skälig.

Annonseringstider

Det finns inte någon skyldighet att förhandsannonsera en upphandling annat än om beställaren vill använda möjligheten att förkorta anbudstiden. Då gäller särskilda bestämmelser för hur det ska gå till. 

Det finns även möjlighet att använda förhandsannonsering som ett frivilligt sätt att sprida information om planerade upphandlingar och skapa intresse hos potentiella leverantörer. 

Förhandsannonsering

Beställaren ska i förfrågningsunderlaget ha lämnat de uppgifter som behövs för att kunna göra en fackmannamässig bedömning av den byggnad kontraktsarbetena avser. 

För riktigheten av uppgifter, undersökningsmaterial och tekniska lösningar ansvarar den part som tagit fram dem enligt AB 04 och ABT 06. Motpartens godkännande tar inte bort ansvaret. Vem som ansvarar för korrekta uppgifter är en viktig regel i standardavtalen. Entreprenören har rätt att förutsätta att beställarens underlag är korrekt. 

Entreprenören ska göra ett besök på plats för att skaffa sig kunskap om arbetsområdet innan anbudet skickas in. Saknas det uppgifter om arbetsområdet när anbudet ska lämnas in, ska omständigheterna antas vara sådana som de kunnat vara vid en fackmannamässig bedömning AB 04 ABT 06.

I de administrativa föreskrifterna (AF-delen) under AMA-koden, AFA.122. Beställarens kontaktperson för visning av arbetsområdet, informerar beställaren om hur och när visningar av området ska gå till.

Vid visning av arbetsområde råder absolut anbudssekretess. Det är en viktig sekretessbestämmelse som innebär att inga uppgifter som rör anbud i offentliga upphandlingar får lämnas till någon annan än anbudsgivaren själv innan upphandlingen avslutats. Sekretessen omfattar både uppgifter om vilka leverantörer som har lämnat anbud eller anbudsansökningar och innehållet i själva anbuden eller anbudsansökningarna.

Entreprenörerna ska bokas in separat så att de vid visning inte får kännedom om övriga potentiella anbudsgivare. Det är bra att i tid meddela när och under hur lång tid en visning kommer ta.

Tänk på att inga frågor besvaras muntligt. Frågor och svar hanteras skriftligt i upphandlingssystemens frågor- och svarsfunktion. Anledningen är den upphandlingsrättsliga principen om transparens ska upprätthållas, samt att alla anbud ska baseras på samma information.

Absolut anbudssekretess

Lämna anbud och sekretess

AMA AF beskriver inte hur länge en anbudsgivare ska vara bunden till sitt anbud efter anbudstidens utgång. Det kan vara bra att reglera en väl tilltagen giltighetstid i AF-delen. Det ger utrymme för en eventuell överprövning för att kunna förlänga giltighetstiden.

I de flesta entreprenadupphandlingar ges inte ersättning för anbudsgivning. Att lämna anbud i en upphandling kan ställa stora krav på tid och resurser, vilket skapar stora kostnader för ett enskilt företag. I det fall entreprenaden är komplex kan beställaren lämna ersättning för anbudsgivning och beloppet anpassas efter upphandlingens omfattning och i förhållande till hur stor arbetsinsats som anbudsgivningen kräver.

Ska ersättning ges kan beställaren vilja begränsa antalet anbudsgivare. Beställaren kan välja ett tvåstegsförfarande för att på så sätt sålla fram de bäst lämpade anbudsgivarna. 

Nu är det dags att utvärdera de anbud som inkommit och det ekonomiskt bästa anbudet ska identifieras. Avsätt tillräckligt med tid för utvärdering. Beroende på tilldelningskriterierna kommer utvärderingen att vara mer eller mindre komplex och ta olika mycket tid.

De personer, specialister inom olika områden, som har varit med och ut utformat tilldelningskriterierna är de som vanligen behövs för att utvärdera anbuden. 

Upphandlaren ska säkerställa att utvärderingen sker enligt vad som skrivits i förfrågningsunderlaget. Upphandlaren dokumenterar prövningen av anbuden i en upphandlingsrapport där det tydligt ska framgå för anbudsgivarna hur deras anbud har utvärderats. 

Utvärdering

Genomföra en upphandling

Det är inte ovanligt att anbud, anbudsansökningar och andra handlingar från leverantörer är ofullständiga eller innehåller olika typer av felaktigheter. Beställarna får då tillåta eller begära att en leverantör rättar en felskrivning, felräkning eller något annat fel i en handling som leverantören lämnat in. Beställaren får också tillåta eller begära att en leverantör förtydligar eller kompletterar en sådan handling.

Tänk dock på att möjligheten att förtydliga och komplettera, som huvudregel, inte gäller om den nya uppgiften behövs för att anbudet ska uppfylla ett obligatoriskt krav.

Vid upphandling under tröskelvärdena får dialogen i upphandlingen omfatta rättelser av fel samt förtydliganden och kompletteringar av anbudet eller andra handlingar som leverantören har lämnat in. Om en leverantör tillåts att rätta, förtydliga eller komplettera ska övriga leverantörer ges motsvarande möjlighet.

Rättelse, förtydligande och komplettering

Efter att anbuden är utvärderade är det dags att besluta vilken eller vilka anbudsgivare som ska tilldelas avtalet.

Tilldelningsbeslutet ska meddelas skriftligen till anbudssökandena och anbudsgivarna snarast möjligt. Det gäller även vid beslut om att göra om eller att avbryta upphandlingen.

När samtliga anbudsgivare har underrättats om beslut om tilldelning hävs den absoluta sekretessen.

Tilldelningsbeslut

Ibland kan det finnas behov av att avbryta en upphandling. Det är tillåtet om beställaren har sakliga skäl och följer de upphandlingsrättsliga principerna. 

Sakliga skäl för att avbryta en upphandling kan till exempel vara

• bristande konkurrens
• oförutsedda händelser
• felaktigt utformad utvärderingsmodell
• ett alltför högt pris.

Det är upp till beställaren att styrka att det faktiskt föreligger sakliga skäl för att avbryta upphandlingen. 

Avbryta upphandling

Om potentiella leverantörer anser att beställaren har agerat felaktigt i samband med upphandlingen har de i vissa fall möjlighet att ansöka om överprövning och skadestånd i domstol. Utöver detta finns situationer där tillsynsmyndigheten Konkurrensverket måste eller kan besluta om att beställaren ska betala en så kallad upphandlingsskadeavgift.

Genom öppen och tydlig kommunikation kan beställaren förebygga missförstånd som exempelvis kan leda till onödiga överprövningar. 

Överprövning

Avbryta upphandling och skadestånd

Upphandlingsskadeavgift

Nu är det dags att avsluta upphandlingen, men innan avtal kan tecknas behöver avtalsspärren löpa ut. 

Efter att tilldelningsbeslutet skickats ut gäller en avtalsspärr på minst 10 dagar om tilldelningsbeslutet skickats elektroniskt. Under den tiden får ni inte ingå avtal. Först när avtalsspärren har gått ut kan ni teckna avtal med leverantören. 

Avtalsspärren gäller inte vid direktupphandling. Vad gäller avrop från vissa typer av ramavtal kan ni bestämma om ni vill tillämpa en avtalsspärr eller inte.

Avtalsspärr och att ingå avtal

Under upphandlingen tillkommer ett antal dokument och handlingar. När hela upphandlingen är genomförd och avslutad är ni skyldiga att dokumentera och arkivera vissa av handlingarna. Olika regler gäller beroende på om

• upphandlingen är över eller under tröskelvärdet
• ni omfattas av arkivlagen eller inte.

Exempel på handlingar som ska arkiveras är anbudsansökningar och anbud, anbudsförteckningar, individuell rapport och liknande handlingar.

Arkivera och bevara handlingar

Upphandlingar både över och under tröskelvärdena ska efterannonseras. Huvudsyftet med efterannonsering av upphandlingar är att skapa insyn och transparens. Genom efterannonsering samlas information om genomförda upphandlingar. Det ger också ett bättre underlag för statistik och vidareutveckling av de offentliga affärerna. 

Efterannonsera

Under entreprenadtiden följs kontraktsvillkoren upp på flera olika sätt. Entreprenaden börjar med ett startmöte och efterföljs av kontinuerliga byggmöten.

Efter att avtalsspärren löpt ut kan entreprenadkontraktet tecknas med entreprenören.

Startmöte mellan beställare och entreprenör hålls enligt AB 04 och ABT 06. Startmötet ska hållas innan entreprenaden får påbörjas. Syftet med startmötet är att få samsyn i viktiga frågor med entreprenören. Startmötet ska enligt AB 04 och ABT 06 protokollföras. 

Exempel på diskussionspunkter:

• entreprenadens övergripande mål och syfte
• genomgång av kontraktshandlingar 
• klargöra frågor om behörighet för andra än ombuden
• precisera formerna för kommunikation i projektet
• identifiera eventuellt viktiga delar som inte framgått i förfrågan
• identifiera särskilda risker eller annat som kan utgöra hot för projektet
• krav som avser energiprestanda, miljöprestanda och minskad klimatpåverkan
• klimatberäkningar
• andra krav som är specifika för projektet
• tidsplan
• ekonomi och betalningsplan
• ÄTA-reglering
• kontroll och uppföljning
• mötesstruktur- och frekvens av byggmöten, ekonomimöten med flera
• uppföljning – hur ofta, format, vad, till vem.

Beställare och entreprenör är under entreprenaden, AB 04 och ABT 06, skyldiga att delta vid dessa byggmöten och protokoll ska föras. Vid större entreprenader kan mötena delas upp i olika områden, till exempel kan särskilda möten för uppföljning av ekonomi hållas. Vid totalentreprenad hålls även projekteringsmöten. 

Vid ett byggmöte ska, enligt AMA AF 12 AFC./ AFD.333 , i tillämpliga delar följande frågor behandlas:

1. Handlingar – Ritningar, beskrivningar, undersökningsmaterial och leveransplan
2. Tekniska frågor – Tekniska och produktionstekniska förändringar av projektet
3. Tidsplan och resurser – Tidsplaner, förändringar av tider, arbetskraftssituation
4. Hinder
5. Kvalitet och miljö – Kvalitets- och miljöplan, kontrollplan och egenkontroll
6. Arbetsmiljö
7. Brandskydd och brandfarliga arbeten
8. Ekonomi – Ersättning för kontraktsarbeten, ÄTA-arbeten, betalningsplan, säkerhet
9. Allmänna arbeten och hjälpmedel – Etablering 
10. Myndigheter – Information, anvisningar och beslut från myndigheter
11. Besiktningar – Besiktningar och syneförrättningar
12. Administrativa frågor – Organisation, ordningsfrågor, samordning, rutiner, försäkringsfrågor
13. Övriga frågor.

Om det under entreprenaden har gjorts ändringar behöver entreprenören upprätta relationshandlingar. Om det i konsultavtalet finns reglerat en option för konsulten eller ingår i konsultens uppdrag behöver entreprenören bara lämna underlag för relationshandlingar.

Relationshandlingar består av bygghandlingar med information om alla förändringar som skett under entreprenadtiden och ska visa det verkliga utförandet av entreprenaden. 

Relationshandlingarna behöver överlämnas till beställaren före besiktning.

Om beställaren och entreprenören avtalat om att byggnaden ska uppfylla en viss energiprestanda ska energimätning genomföras enligt anvisning när byggnaden tas i bruk och pågå under 36 månader. 

En förutsättning för att uppnå energikraven är att byggnaden tas i drift på rätt sätt. För allt ska fungera enlig kraven i projekteringen krävs tid för injustering och driftoptimering av de tekniska systemen, både enskilt och samordnat.

Att tänka på:

• Processen bör starta i god tid före slutbesiktning för att identifiera och åtgärda brister.
• Samordnad funktionsprovning ger tillfälle att testa att alla system fungerar tillsammans.
• Det kan ta upp till ett år för att trimma in alla system så att de fungerar som tänkt.
• Entreprenören ska överlämna tydliga rutiner för driften.
• Säkerställ att den som ansvarar för driften, internt eller externt, har rätt kompetens.

Utbildning, antal timmar och antal personer på systemen, ska ingå och lämpligen dokumenteras. Underlaget blir då kalkylerbart.

Säkerställ övervakning av energidata och installationer som larmar när systemen inte fungerar.

I en entreprenadupphandling ska krav ställas på att entreprenör och underentreprenörer dokumenterar och beskriver rutinerna för förvaltning. Dokumentation och instruktioner ska överlämnas till förvaltningen vid slutbesiktningen, gärna med en genomgång för driftpersonalen.

Avtalsförvaltningen innebär förutom själva avtalsuppföljningen, intern administration och rutiner för era samtliga avtal.

Avtalsuppföljning är aktiviteter som syftar till att säkerställa att entreprenören uppfyller de krav som beställaren har ställt i förfrågningsunderlag och att beställaren som upphandlande myndighet får det som beställaren har efterfrågat. Det är viktigt att beställaren i förfrågningsunderlaget har reglerat vad som kan hända om entreprenören bryter mot villkor.

Avtalsförvaltning innefattar, förutom avtalsuppföljning, en intern administration av er organisations samtliga avtal. Detta innebär bland annat att registrera avtalet i en avtalsdatabas och att hantera eventuella förlängningar och prisjusteringar. Vidare innebär avtalsförvaltning att arbeta med avtalstrohet, det vill säga att styra era inköp till de entreprenörer som beställaren har avtal med.

Beställaren kan behöva konsultstöd för att kunna genomföra kontroll av vissa typer av villkor. Ett tydligt exempel är villkor som avser hållbara leverantörskedjor. För det fall beställaren inte har intern kompetens kan tjänsterna behöva upphandlas i form av ramavtal eller kontrakt.

Villkor som kan följas upp under entreprenadtiden:

• arbetsrättsliga och sociala villkor
• miljö
• avfall
• leveranser
• hållbara leverantörskedjor.

Förslag på insatser:

• fabriksrevision
• platsbesök
• egen rapportering
• granskning av dokumentation, till exempelvis rutiner, processer
• intervjuer avseende arbetsmiljö
• insatser mot mutor, jäv och korruption.

Arbetsrättsliga villkor

Antikorruption

Avtalsförvaltning och uppföljning

Beställarens hållbarhetssamordnare följer upp hållbarhetsplanerna. Det kan handla om att

• säkerställa att entreprenören gör kontroller och analyser
• beställaren gör miljöronder på plats och kontrollerar entreprenörens byggvaror mot uppställda kriterier
• följa upp att entreprenören tar fram dokumentation för miljöcertifiering och klimatdeklaration. 

Det är även viktigt att hållbarhetssamordnaren tittar på entreprenörens dokumentation för drift och förvaltning. Klimatkrav och mål ska följas upp under och efter projektet. Klimatberäkningar visar det slutgiltiga objektets avtryck och ger insikt i hur stor klimatbelastningen blev. 

Krav på att reducera klimatpåverkan under projektets gång räcker inte helt för att förstå vilken påverkan kraven har haft. För att utvärdera krävs uppgifter på hur objektet sannolikt hade byggts utan dessa krav. I Upphandlingsmyndighetens kriterietjänst finns förslag på en sådan beräkning.

Hållbarhetskriterier i kriterietjänsten

Här kan du beräkna klimatpåverkan vid krav i bygg- och anläggningsupphandling

Under entreprenadtiden kan det uppstå omständigheter som leder till att ett beställaren behöver häva entreprenadkontraktet med entreprenören. Hävningsgrunderna finns reglerade i AB 04 och ABT 06. Dessa grunder är inte kopplade till LOU.

Omständigheter som vid anbudsprövning kan ligga till grund för uteslutning regleras i LOU. Det avser exempelvis de fall en entreprenör inte tagit hänsyn till miljö-, social- eller arbetsrättsliga skyldigheter eller gjort sig skyldig till allvarligt fel i sin yrkesutövning. Dessa omständigheter kan, om de uppstår under entreprenadtiden, göra att beställaren vill häva kontraktet.

Det kan vara lämpligt att i AF-delen skriva ett tillägg till AB 04 och ABT 06 om att reglerna om uteslutning tillämpas och kan utgöra grund för hävning. 

Om det finns ramavtal för byggtjänster, arkitekter eller tekniska konsulter kan beställaren göra avrop från dessa. Beroende komplexitet och särart bör beställaren först göra en bedömning om det är lämpligt att göra ett avrop. Om beställaren kommer fram till att det exempelvis behöver ställas krav på specialistkompetens får en separat upphandling genomföras.

Vid upphandling av ramavtal för byggarbeten används även här AMA AF och standardavtalen AB 04 och ABT 06. För att skapa en flexibilitet i ramavtalet finns det möjlighet att skriva in dubbla AMA-koder, både AFC och AFD. Vid avrop bestäms om uppdraget ska avse en utförande- eller totalentreprenad.

AFC kan vara den huvudsakliga koden och AFD kan läggas till vid behov. Exempelvis behöver kod om fakturering inte regleras både i AFC och AFD, utan endast i AFC. 

• Samhällsplanering
• Byggidé
• Projektera
• Bygga
• Förvalta
• Riva och återvinna